Mặc dù hiện tại, quá trình lưu trữ thông tin đang dần được điện tử hóa. Bạn có thể tìm thấy các file word, các foder lưu trữ hàng hoạt thông tin chỉ nhờ một click chuột. Tuy nhiên giấy tờ, hồ sơ vẫn giữ một vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Nhờ máy tính, chúng chỉ được gia giảm chứ không thể bị thay thế hoàn toàn. Và khi đến lúc tài liệu bắt đầu chiếm quá nhiều diện tích, bạn cần nghĩ tới việc thuê dịch vụ lưu kho hồ sơ – tài liệu để giải phóng không gian làm việc của mình.
Một vài mẹo dưới đây sẽ giúp bạn an tâm hơn khi giao hồ sơ, tài liệu quan trọng của mình cho đơn vị khác lưu trữ. Việc lưu kho hồ sơ đúng cách không chỉ giúp chúng được bảo vệ an toàn mà còn giúp bạn dễ dàng quản lý, truy xuất khi cần thiết!
Các nội dung chính của bài viết
1. Xem xét độ an toàn của kho
- Chọn đơn vị cho thuê kho uy tín. Đó nên là một kho có đăng ký kinh doanh rõ ràng. Bạn cũng nên ghé thăm kho trước khi quyết định thuê.
- Kiểm tra độ an toàn, kho có khô thoáng không?. Có bị ngập nước không? Có được trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy và camera không?. Bảo vệ có thường trực 24/24 không?… hãy quan sát kho bạn định lưu trữ và tìm câu trả lời. Nếu mọi thứ đều ổn thì bạn có thể chọn lựa để lưu hồ sơ của mình.
- Sử dụng thùng đựng an toàn. Thùng nên dày, cứng cáp, tốt nhất nên có cấu tạo từ nhựa hoặc sắt không gỉ. Thùng hồ sơ nên có kích thước chuẩn vừa phải. Không nên chọn quá lớn vì giấy tờ thường rất nặng sẽ gây khó khăn khi vận chuyển, sắp xếp. Bạn có thể liên hệ với công ty lưu kho để được tư vấn hỗ trợ.
- Chống côn trùng, mối mọt. Hãy đảm bảo kho lưu trữ thường xuyên được xịt khử côn trùng thường xuyên. Bạn cũng có thể xử lý xịt thuốc các thùng trước khi lưu trữ để đảm bảo hơn.
- Đảm bảo khô ráo, giấy tờ bị ướt hoặc lưu trong không gian ẩm ướt chính là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến trình trạng nấm mốc. Do đó hãy đảm bảo hồ sơ của bạn khô ráo trước khi đóng gói.
- Doanh nghiệp cho thuê kho sẽ có bảo hiểm cháy nổ và chế độ đền bù cho khách hàng khi xảy ra sơ xuất. Tuy nhiên, để bảo đảm hơn, bạn cần mua riêng bảo hiểm tài sản cho cơ quan của mình.
2. Sắp xếp hồ sơ – tài liệu
- Sắp xếp hồ sơ khoa học: Tùy vào tính chất của tài liệu và nhu cầu của công ty mà bạn cần có cách sắp xếp hợp lý để dễ tìm kiếm. Ví dụ: Phân loại theo từng phòng ban, theo loại hồ sơ, theo mức độ quan trọng, theo thời gian từng năm,…
- Gắn nhãn bên ngoài hộp. Hãy đánh số thứ tự cho từng thùng hồ sơ, cùng một mảnh giấy đính kèm ghi chú thông tin sơ bộ của những hồ sơ, giấy tờ bên trong. Nhớ ghi chú vào một góc thống nhất, cùng quy cách để dễ theo dõi.
- Bố trí thùng hồ sơ ở vị trí thấp, vừa tầm với, có ánh sáng tốt và dễ quan sát
- Lập sơ đồ mô tả vị trí: Đây là việc làm cần thiết khi số lượng thùng đựng hồ sơ của công ty bạn nhiều và để ở nhiều ngăn kệ khác nhau.
- Tạo một foder kiểm soát trên máy tính: Hãy lưu trữ tất cả thông tin này trên máy tính. Thông thường các công ty cho thuê kho sẽ cung cấp cho bạn bảng báo cáo mỗi tháng. Tuy nhiên bạn cũng nên lập một file dữ liệu riêng cho mình.
- Tìm hiểu thủ tục trích lục hồ sơ. Bạn cần hỏi kỹ về các dịch vụ hỗ trợ và chi phí lưu kho hồ sơ, quy trình giao nhận hồ sơ, bạn phải đến kho truy xuất hồ sơ hay sẽ có dịch vụ giao hồ sơ đến tận chỗ làm.
3. Xử lý tài liệu hồ sơ
- Cần loại bỏ thun cao su, kẹp giấy hoặc kẹp kim loại. Thời gian lưu kho hồ sơ – tài liệu lâu sẽ khiến chúng bị biến chất, gỉ sét . Làm giấy tờ bị ố bẩn hoặc mục nát.
- Sắp xếp cẩn thận, ngay ngắn, không bị gấp, nhăn nhún
- Mỗi thùng cần xếp vừa đủ tài liệu, chừa khoảng trống để có thể trích lục dễ dàng. Không nên nhồi nhét quá nhiều dễ gây rối và nhầm lẫn.
- Đối với các tài liệu mờ hoặc đặc biệt quan trọng, hãy tạo thêm bản sao. Nhằm tránh trường hợp lưu kho lâu bị phai màu, thiếu sót.
- Mồ hôi tay cũng có thể là tác nhân khiến tài liệu bị ẩm ướt. Hãy mang bao tay hoặc đảm bảo tay sạch sẽ khô ráo khi sắp xếp tài liệu.
Bạn cần lưu kho hồ sơ thật cẩn thận bởi chúng là những giấy tờ, chứng từ có giá trị đặc biệt quan trọng. Do đó hãy cẩn thận trong mọi khâu để bảo quản chúng an toàn nhất có thể.
