Nhiều người cứ nhầm lẫn rằng hàng tồn kho là hàng hết hạn sử dụng, hàng không còn giá trị, không thể bán và chỉ có thể chờ thanh lý?
Tuy nhiên đó là một suy nghĩ khá sai lầm khi đánh giá về hàng tồn kho. Bởi vì loại hàng này đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Trong bài viết dưới đây, SEC Warehouse sẽ giúp bạn hiểu rõ về khái niệm hàng tồn kho là gì?. Hạch toán hàng tồn kho và các thông tin liên quan.
Thông qua đó, bạn sẽ có cái nhìn khái quát về đặc điểm hàng tồn kho. Và biết được các phương pháp để quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp.
Các nội dung chính của bài viết
1. KHÁI NIỆM HÀNG TỒN KHO LÀ GÌ?
Theo wikipedia, Hàng tồn kho (hàng tồn) hay còn gọi hàng lưu kho, là những sản phẩm thành phẩm hoặc nguyên liệu dùng để sản xuất được doanh nghiệp dự trữ trong kho, giúp cho việc bán hàng được hiệu quả nhất.
Bởi thị trường có rất nhiều biến động. Thành phẩm tồn kho là tài sản hay nguồn vốn dữ trữ của doanh nghiệp. Và trong trường hợp nhu cầu của thị trường tăng đột biến.
Vậy tại sao phải dự trữ hàng hoá? Nếu quản lý hàng tồn hiệu quả, doanh nghiệp sẽ luôn có sẵn sản phẩm. Hoặc có thể sản xuất ra sản phẩm ngay khi cần thiết để đáp ứng.
Đặc điểm hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm. Có thể nói đây là một bộ phận tài sản ngắn hạn nhưng chiếm tỷ trọng lớn, có vai trò đặc biệt quan trọng trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2. HÀNG TỒN KHO BAO GỒM NHỮNG GÌ?
Khi nhắc đến đặc điểm nhiều người hiểu là hàng hết hạn sử dụng, đây là cách hiểu sai lầm. Hàng tồn không phải là hàng hóa hết sử dụng mà chỉ là hàng hóa mà doanh nghiệp để dành bán sau cùng.
Tùy vào mỗi công ty hay doanh nghiệp mà có tỷ lệ hợp lý. Hàng tồn bao gồm các các loại hàng hóa như:
- Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai. Được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường về.
- Nguồn vật tư: là các đồ dùng văn phòng, nhiên liệu, bóng đèn, vật liệu làm sạch,… Các mặt hàng này sử dụng cho quá trình sản xuất.
- Thành phẩm: là những hàng hóa được hoàn chỉnh sau quá trình sản xuất và được lưu trữ trong kho đến ngày xuất đi.
- Bán thành phẩm: là các sản phẩm còn đang sản xuất chưa được hoàn chỉnh, được lưu trữ để tiếp tục hoàn thành trước khi xuất bán ra thị trường.
3. HÀNG TỒN KHO ĐƯỢC PHÂN LOẠI NHƯ THẾ NÀO?
Tuỳ vào mục đích kinh doanh mà hàng tồn kho trong các doanh nghiệp được phân loại với vai trò, công dụng khác nhau.
Việc xác định và ghi nhận hàng tồn đòi hỏi quản lý kho phải am hiểu về phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng như thế nào trong tổng số các tài sản lưu động của doanh nghiệp.
Tồn kho an toàn là khi bạn biết cách phân loại, sắp xếp theo những nhóm và theo tiêu thức nhất định.
Tiêu thức phân loại thông dụng nhất là phân loại theo công dụng của hàng tồn kho. Cụ thể:
3.1 Theo nguồn hình thành
Phân loại dựa theo nguồn hình thành thì được chia thành ba loại như sau:
- Tự gia công: là toàn bộ hàng hóa doanh nghiệp tự sản xuất và gia công. Sản phẩm riêng biệt tạo nên thương hiệu của doanh nghiệp.
- Hàng tồn kho được mua vào là loại hàng hóa mà các doanh nghiệp mua từ các doanh nghiệp khác như:
- Hàng hóa mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng được các doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hàng hóa mua từ nội bộ: là toàn bộ hàng hóa được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng cùng tổng công ty, đơn vị trực thuộc công ty,…
- Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: là sản phẩm hàng hóa được biếu tặng, liên doanh hoặc liên kết được nhập vào kho của doanh nghiệp.
3.2 Phân loại theo kế hoạch dự trữ
Hàng tồn được phân loại theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ bao gồm 2 loại:
- Hàng tồn kho thực tế: là hàng hóa đang có trong kho của doanh nghiệp với một số lượng cụ thể. Trong trường hợp nếu cần lượng hàng quá nhiều để bán ra so với lượng hàng hóa đang có thì doanh nghiệp sẽ không thể đáp ứng được.
- Hàng tồn kho an toàn: dùng để chỉ lượng hàng luôn có sẵn, liên tục để kinh doanh mà không bị thiếu hụt.
3.3 Phân loại theo yêu cầu sử dụng
Theo yêu cầu sử dụng được chia thành 3 loại:
- Hàng tồn chưa cần sử dụng: hàng hóa dự trữ trong kho hàng của doanh nghiệp luôn cao hơn mức dự trữ hàng hóa hợp lý.
- Hàng tồn sử dụng cho sản xuất kinh doanh: là phản ánh giá trị hàng hóa luôn đáp ứng được cho việc sản xuất kinh doanh liên tục, không bị chậm trễ.
- Hàng tồn không cần sử dụng: là hàng hóa chất lượng thấp hoặc kém chất lượng mà doanh nghiệp không sử dụng cho mục đích sản xuất.
3.4 Phân loại theo phẩm chất hàng hoá
Phân loại theo phẩm chất của hàng hóa chia thành 3 loại:
- Chất lượng tốt: là hàng tồn kho được sản xuất có chất lượng đảm bảo an toàn và được chú trọng trong việc sản xuất cũng như lưu trữ.
- Kém chất lượng: là loại hàng hóa không được đầu tư nhiều vào sản xuất, các doanh nghiệp đều không đưa ra thị trường để tiêu thụ.
- Mất chất lượng: là hàng mà có thời gian lưu trữ lâu, làm mất đi chất lượng của hàng hóa.
4. CÁC LÝ DO DOANH NGHIỆP NÊN LƯU TRỮ HÀNG TỒN KHO
Mỗi công ty hay doanh nghiệp đều có những mục đích riêng khi lưu trữ. Tuy nhiên dựa trên sự khảo sát chung thì doanh nghiệp lưu trữ hàng hóa dựa trên ba lí do chính sau đây:
- Thứ nhất, để giao dịch: trong quá trình sản xuất và bán hàng, các công ty hay doanh nghiệp sẽ duy trì lưu trữ, để tránh tắc nghẽn trong giao dịch.
Nhằm đảm bảo hàng hóa luôn đủ để việc sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô.
Ngoài ra, việc lưu trữ hàng tồn sẽ đáp ứng được việc bán hàng không bị ảnh hưởng do không có sẵn hàng hóa để cung cấp cho thị trường đến tay người tiêu dùng.
- Thứ hai, là dự phòng: trong buôn bán và kinh doanh thì không thể lường trước mọi việc.
Vì vậy, các công ty hay doanh nghiệp sẽ lưu trữ với mục đích dự phòng trước các tình huống xấu xảy ra.
Ví dụ hàng tồn kho như nhu cầu thành phẩm của thị trường bất ngờ bứt phá vào một thời điểm nào đó. Hay là sự sụt giảm không lường trong việc cung ứng nguyên liệu.
Với hai trường hợp này, doanh nghiệp sẽ lưu trữ dự phòng sẵn để không ảnh hưởng việc kinh doanh.
- Thứ ba, là đầu cơ: đây được xem là lý do tiêu cực và không được khuyến khích sử dụng.
Hiện vẫn còn nhiều doanh nghiệp áp dụng để thu lợi nhuận khi có cơ hội. Với trường hợp này, doanh nghiệp lợi dụng thời điểm nhu cầu tiêu dùng tăng, hàng khan hiếm để sản xuất thêm hoặc bán ra các ra với giá cả cao hơn mức bình thường, mang lại lợi nhuận cao hơn.
5. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN HÀNG TỒN KHO
Hạch toán hàng tồn kho là một trong các nghiệp vụ quan trọng của kế toán để quản lý và thống kê hàng hóa tồn kho. Để quản trị hàng tồn tốt, cần phải sử dụng các phương pháp hạch toán hàng tồn kho nhất định để các công việc diễn ra thuận lợi.
Hiện nay có 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà kế toán hàng tồn kho sử dụng phổ biến là phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ.
Tuy nhiên trong mỗi doanh nghiệp khi hạch toán kế toán chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp.
5.1 Phương pháp kê khai thường xuyên
Kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống. Nhằm phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của hàng hóa.
Phương pháp này giúp kế toán của doanh nghiệp chủ động việc báo cáo trong mọi thời điểm. Giảm thiểu tình trạng sai sót khi quản trị để biết được hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa trong kho.
Phương pháp kê khai thường xuyên sử dụng các chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và biên bản kiểm kê vật tư và hàng hóa. Phương pháp này được áp dụng cho các đơn vị sản xuất, thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn.
- Ưu điểm
- Giúp kế toán tính toán định khoản hàng tồn kho nhanh chóng.
- Đánh giá về số lượng và giá trị hàng tồn kho vào từng thời điểm khác nhau nếu doanh nghiệp có nhu cầu kiểm tra. Để nắm bắt các thông tin cho việc quản lý tốt hơn.
- Giảm tình trạng sai sót trong việc ghi chép và quản lý hàng hóa có trong kho.
- Nhược điểm
- Tăng khối lượng ghi chép hằng ngày, gây áp lực cho người kế toán hàng tồn kho.
- Tốn rất nhiều công sức của người ghi chép với số lượng thống kê mỗi ngày. Tuy nhiên nhược điểm này có thể khắc phục khi doanh nghiệp tin học hóa công tác kế toán.
5.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ
Kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh hàng tồn kho thường xuyên và liên tục mà chỉ thống kê hàng hóa tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh xuất nhập trong kỳ.
Phương pháp này sử dụng nhiều đối với các đơn vị doanh nghiệp có nhiều loại hàng hóa, vật tư với quy cách, mẫu mã đa dạng, giá trị hàng hóa thấp.
Cũng như phương pháp kê khai thường xuyên thì phương pháp này sử dụng các chứng từ như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa. Giúp kế toán giảm đi thời gian kiểm kê hàng hóa, giảm đi số lượng ghi chép từng ngày.
Nhược điểm của kiểm kê định kỳ
Khối lượng công việc sẽ bị đổ vào cuối kỳ, tạo áp lực cho kế toán hơi nhiều.
Thêm vào đó, vì không kiểm tra thường xuyên hàng hóa xuất nhập nên sẽ khó phát hiện sai sót. Nếu lượng hàng thực tế không đúng với sổ sách ghi chép sẽ gây ảnh hưởng lớn
Kiểm kê thường xuyên và kiểm kê định kỳ sẽ có những hạn chế cũng như ưu điểm khác nhau. Do đó doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn phương thức phù hợp. Chấp nhận và cải thiện các mặt hạn chế để quản lý một cách hiệu quả nhất.
Hạch toán hàng tồn kho giúp cho doanh nghiệp có một lượng vật tư, hàng hóa dự trữ đúng mức và phù hợp. Giúp quá trình sản xuất kinh doanh luôn ổn định, không bị gián đoạn.
Ngoài ra bạn có thể tham khảo các bài viết khác của SEC Warhouse như:
* Tìm hiểu hệ thống quản lý kho và các phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay
* Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng
* Bí quyết bảo quản hàng hóa trong kho cho doanh nghiệp
SEC Warehouse hy vọng đã cũng cấp cho bạn những thông tin cần thiết về hàng tồn kho và các phương pháp hạch toán hàng tồn kho. Từ đó bạn có thể ứng dụng hiệu quả vào kho hàng thực tế của mình nhé!
