Một nhà kho sạch sẽ, gọn gàng sẽ giúp việc vận hành trở nên hiệu quả và an toàn. Bản thân hàng hóa cũng sẽ được bảo quản trong điều kiện tốt hơn. Chính vì thế mà yếu tố vệ sinh được rất nhiều nhà quản lý quan tâm.
Nhà kho càng lớn càng đòi hỏi vệ sinh nghiêm ngặt để đảm bảo chất lượng hàng hóa cũng như hiệu quả sử dụng. Vậy làm cách nào để giữ nhà kho luôn sạch sẽ và gọn gàng? Dưới đây là một số mẹo mà bạn có thể áp dụng đối với nhà kho của gia đình hoặc doanh nghiệp!
Các nội dung chính của bài viết
1. Những lợi ích khi vệ sinh nhà kho sạch sẽ, tổ chức gọn gàng
1.1. Hàng hóa đồ đạc sạch sẽ
Với một nhà kho được tổ chức khoa học, gọn gàng sạch sẽ, hàng hóa sẽ được bảo quản tốt hơn. Luôn trong tình trạng mới mẻ, không hư cũ, chất lượng cũng không bị ảnh hưởng bởi bụi bẩn. Bản thân chủ hàng hóa, đồ đạc sẽ cảm thấy an tâm, vui vẻ hơn mỗi lần ghé thăm tài sản của mình!
1.2 Đảm bảo vấn đề sức khỏe và an toàn
Là chủ kho, bạn cần phải luôn duy trì môi trường làm việc sạch sẽ và gọn gàng. Trước hết là để đảm bảo các vấn đề an toàn lao động theo quy định pháp luật. Sau đó là để giúp những nhân viên làm việc trong kho có điều kiện lao động tốt nhất.
1.3. Tăng năng suất làm việc
Đối với các nhà xưởng có hàng trăm, hàng ngàn nhân công. Một nhà xưởng gọn gàng, sạch sẽ giúp tạo nên một không gian làm việc tràn đầy năng lượng, hạn chế tối đa tình trạng uể oải, mệt mỏi, ngột ngạt. Từ đó góp phần tăng năng suất làm việc của nhân viên.
1.4. Thu hút khách hàng thuê kho
Đối với các đơn vị cho thuê kho hoặc kinh doanh dịch vụ kho bãi. Một nhà kho gọn gàng, sáng sủa, đảm bảo vệ sinh sẽ mang tới cảm giác chất lượng-an toàn, từ đó thu hút khách hàng hơn. Người thuê kho luôn đánh giá cao các kho hàng “bắt mắt” với hàng hóa ngay ngắn, ô kệ chắc chắn, không ẩm mốc, bụi bẩn,… Họ sẽ dễ dàng đưa ra quyết định thuê kho vì tin rằng hàng hóa của mình sẽ được bảo quản tốt trong điều kiện nhà kho như thế!
Một nhà kho gọn gàng, sáng sủa sẽ thu hút khách hàng hơn
2. Các mẹo vệ sinh nhà kho sạch sẽ
Vậy làm sao để nhà kho luôn sạch sẽ gọn gàng? Dưới đây là một vài gợi ý cho bạn!
2.1. Lập kế hoạch vệ sinh nhà kho, nhà xưởng định kỳ
Việc vệ sinh nhà xưởng, kho bãi cần được thực hiện thường xuyên và định kỳ theo kế hoạch có trước. Tránh để đến khi mọi thứ trở nên bừa bộn, dơ bẩn mới tiến hành xử lý. Vì như thế sẽ mất nhiều thời gian, công sức hơn.
Thời gian giãn cách giữa các lần vệ sinh có thể là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng tùy theo quy mô nhà kho, nhà xưởng cũng như tính chất vận hành. Với các nhà xưởng có nhiều nhân sự và môi trường làm việc có nhiều bụi bẩn, thì việc vệ sinh cần được triển khai thường xuyên hơn.
2.2. Lựa chọn thời điểm vệ sinh nhà kho, nhà xưởng
Nên lựa chọn thời điểm nhà kho ít người nhất hoặc khi nhân viên đang ít việc nhất. Nếu nhà xưởng, nhà kho nhỏ cần ít thời gian, thì có thể tranh thủ thời điểm nghỉ trưa. Còn nếu bạn thuê dịch vụ vệ sinh nhà xưởng, thì có thể ưu tiên sắp xếp họ đến vào một buổi tối hoặc cuối tuần. Như vậy sẽ giúp bạn tận dụng tối đa thời gian, không ảnh hưởng tới công việc kinh doanh, sản xuất.
2.3. Nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên
Nhà kho sẽ trở nên gọn gàng, sạch sẽ hơn nên mỗi nhân viên ý thức về vai trò, trách nhiệm của mình. Vì thế bạn cần cố gắng đưa mọi nhân viên vào kế hoạch duy trì nơi làm việc sạch sẽ và gọn gàng thông qua việc truyền đạt những lợi ích mà chúng mang lại. Hãy thường xuyên nhắc tới trong các cuộc họp, email,…
Không xả rác bừa bãi, giữ gìn vệ sinh chung, tự sắp xếp dọn dẹp khu vực làm việc cá nhân gọn gàng. Chính những việc làm này sẽ góp phần không nhỏ vào việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tạo nên môi trường làm việc gọn gàng.
Bên cạnh việc tuyên truyền, bạn cũng cần đưa ra các quy định cụ thể về khen, thưởng đối với các nhân viên làm tốt nhiệm vụ. Và hình phạt tương xứng với những cá nhân không tuân thủ quy định.
2.4. Phân công nhiệm vụ rõ ràng
Nếu chỉ hô khẩu hiệu và yêu cầu mọi nhân viên đều phải tuân thủ thì hiệu quả đạt được sẽ không cao. Bạn nên phân công nhiệm vụ rõ ràng trong từng khu vực. Theo đó mỗi khu vực sẽ có một người quản lý và giám sát hoạt động vệ sinh, người này thường cũng sẽ là tổ trưởng. Họ sẽ có trách nhiệm phân công phân nhiệm vệ sinh của từng người. Họ cũng sẽ đứng ra chịu trách nhiệm nếu khu vực họ quản lý bị vấy bẩn, không được vệ sinh theo tiêu chuẩn.
2.5. Đào tạo nhân viên vệ sinh chuyên nghiệp
Nếu bạn sử dụng nhân viên kho bãi, nhà xưởng của mình để tự thực hiện dọn dẹp, thì cần cung cấp cho họ các thiết bị và vật tư cần thiết. Song song đó cần có hướng dẫn cụ thể để nhân viên của bạn có thể hoàn thành tốt nhất có thể. Tốt nhất nên chỉ định mỗi nhân viên một khu vực cụ thể, như vậy việc vệ sinh nhà kho sẽ khoa học và được tiến hành nhanh chóng hơn.
2.6. Đầu tư thiết bị vệ sinh nhà kho, nhà xưởng phù hợp
Đối với các nhà xưởng lớn, thì sử dụng máy vệ sinh công nghiệp là điều cần thiết. Bởi việc vệ sinh cần thực hiện thường xuyên, nên thuê dịch vụ bên ngoài trong thời gian dài sẽ khiến doanh nghiệp khá tốn kém. Doanh nghiệp của bạn không cần phải mua quá nhiều thiết bị cồng kềnh, chỉ cần một máy vệ sinh công nghiệp để vệ sinh nền. Kết hợp với các đồ vệ sinh cho nhân viên như chổi, giẻ lau dành cho các khu vực nhỏ thuộc quản lý cá nhân.
Đặc biệt lưu ý các khu vực của bóng đèn, tường, hệ thống kệ kho hàng, hệ thống PCCC phải luôn được kiểm tra và làm sạch định kỳ.
SEC Warehouse đầu tư thiết bị vệ sinh công nghiệp, đảm bảo nhà kho luôn sạch sẽ
2.7. Tổ chức khu vực riêng cho việc ăn uống
Việc ăn uống của nhân viên nên được diễn ra ở một khu vực riêng biệt. Vừa giúp nhân viên của bạn có không gian thoải mái. Vừa giúp hạn chế nguy cơ nhà kho bị ám mùi, thức ăn vương vãi làm thu hút chuột, các loại côn trùng, ruồi nhặng,… Góp phần giúp không gian kho bãi luôn thông thoáng, sạch sẽ.
2.8. Thực hiện 5s
Bạn là chủ doanh nghiệp và muốn duy trì một nhà máy hoặc nhà kho sạch sẽ, gọn gàng? Thì mọi việc cần có kế hoạch rõ ràng, xây dựng quy trình chuẩn ngay từ đầu. Theo đó, tiêu chuẩn 5S chính là một phương pháp quản lý bạn không nên bỏ qua.
Theo đó, 5S là từ được viết tắt của 5 từ trong tiếng Nhật là: Seiri ( 整理). Seiton( 整頓). Seiso (清掃). Seiketsu (清潔). Shitsuke (躾 ). Và được hiểu theo tiếng việt và tiếng anh lần lượt là: Sàng lọc( sort). Sắp xếp (set in order). Sạch sẽ (standardize). Săn sóc (sanitize). Sẵn sàng (self-discipline).
Nhà kho được vận hành theo tiêu chuẩn 5S sẽ mang tới một không gian làm việc khoa học, gọn gàng. Kéo theo đó, bạn cũng sẽ không mất quá nhiều thời gian hay nhân sự cho việc dọn dẹp.
Xem chi tiết: Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng
2.9. Hãy trang bị đầy đủ thùng rác, đồ vệ sinh
Đừng xem nhẹ vai trò của sọt rác, thùng rác và các vật dụng vệ sinh trong kho xưởng của bạn. Vì chúng sẽ góp phần giúp nâng cao ý thức của nhân viên, đồng thời giúp cho nhà kho của bạn luôn sạch sẽ.
Hãy chắc chắn rằng mỗi khu vực sẽ có một sọt rác, các vật dụng vệ sinh cơ bản như: khăn lau, khăn giấy, chổi, đồ hốt rác, xịt khuẩn, xà phòng, … Để nhân viên của bạn luôn có thể xử lý nhanh chóng khi có sự cố.
Bạn cần xây dựng quy trình xử lý rác hợp lý, phân loại rác khoa học. Song song đó, cần phân công nhân sự đổ rác hàng ngày, tránh ùn ứ sẽ làm phản tác dụng.
2.10. Vệ sinh hàng hóa trước khi lưu trữ
Để nhà kho sạch sẽ, thì các bộ phận trong đó cũng cần sạch sẽ. Và yếu tố quan trọng hàng đầu có lẽ là hàng hóa, đồ đạc lưu kho. Vì thế, bạn cần vệ sinh mọi thứ cẩn thận trước khi đưa vào nhà kho như loại bỏ bụi bẩn, làm khô đồ đạc, xử lý mối mọt,… Không đưa các vật dụng bẩn, có mùi hoặc ẩm ướt vào nhà kho của bạn. Vì chúng sẽ khiến không gian kho ô nhiễm, xuất hiện nấm mốc, côn trùng, đồ gỗ bị hư mục,…
2.11. Lưu ý khi lưu trữ đồ dễ hỏng
Các sản phẩm thực phẩm đóng hộp, nước đóng chai có hạn sử dụng, hay trái cây, nông sản, thực phẩm tươi sống… là những loại hàng hóa cần điều kiện lưu trữ đặc biệt về nhiệt độ. Nếu lưu trữ ở nhiệt độ thường, thì thời gian thường không được kéo dài. Vì thế bạn cần sắp thời gian và loại hình nhà kho lưu trữ phù hợp. Tránh để xảy ra tình trạng hư hỏng, hết hạn, gây mùi. Thậm chí, các mặt hàng này cũng có khả năng thu hút các loài côn trùng gây hại tạo nên nguy cơ đối với các hàng hóa khác của bạn.
Hãy cân nhắc về việc thuê kho mát, kho lạnh để chứa các mặt hàng nêu trên.
2.12. Che phủ đồ đạc của bạn
Bụi có thể xuất hiện ở bất cứ đâu. Đặc biệt là những nơi ít lui tới như nhà kho. Vì thế, để giúp nhà kho được sạch sẽ, đồ đạc hàng hóa được an toàn và thuận tiện hơn cho việc lau chùi, thì bạn cần bao bọc lại mọi đồ đạc hàng hóa. Tại SEC Warehouse, chúng tôi sẽ sử dụng màng PE chuyên dụng để bao bọc lại mọi đồ đạc, hàng hóa của khách hàng trước khi nhập kho. Điều này vừa đảm bảo an toàn cho tài sản của khách hàng khỏi bụi bẩn. Vừa giúp hàng hóa được cố định chắn chắn trên pallet cũng như thuận tiện hơn cho việc quản lý.
Đồ đạc cần được che phủ để tránh bụi bẩn
2.13. Xử lý những hàng hóa dư thừa trong kho
Một nhà kho sạch sẽ là một nhà kho gọn gàng. Nhà kho càng gọn gàng thì sẽ càng dễ vệ sinh cũng như tạo cho bạn cảm giác sạch sẽ, thông thoáng hơn.
Vì thế, bạn cần theo dõi hàng hóa trong kho và thường xuyên cập nhật, loại bỏ, xử lý những mặt hàng không cần thiết, quá date hoặc không quan trọng. Chỉ giữ lại những thứ cần thiết. Giảm bớt hàng hóa trong nhà kho cũng sẽ giúp giảm áp lực tải trên hệ thống kệ hàng. Giúp bạn sắp xếp hàng hóa gọn gàng, hợp lý hơn.
2.14. Ghé thăm kho hàng thường xuyên
Mức độ thường xuyên phụ thuộc vào điều kiện công việc của bạn cũng như loại hình kho bãi bạn thuê. Đối với kho xưởng sản xuất hoặc những người thuê kho chứa hàng hóa, thì việc ghé thăm kho hàng sẽ thường xuyên hơn để đáp ứng nhu cầu sản xuất, xuất nhập hàng. Từ đó vấn đề vệ sinh cũng được thực hiện thường xuyên hơn.
Trong khi đó, đối với những khách hàng thuê kho mini để chứa đồ đạc gia đình, đồ văn phòng thì nhu cầu ghé thăm sẽ ít hơn. Tuy nhiên, bạn vẫn nên duy trì ở mức 1 lần/tháng để đảm bảo rằng mọi thứ vẫn đang được an toàn, sạch sẽ. Và trong trường hợp có vấn đề gì xảy ra cũng có thể được giải quyết nhanh chóng.
“Nhà sạch thì mát, bát sạch ngon cơm” – một câu tục ngữ đề cao sự tác động của môi trường sạch đối với chất lượng cuộc sống. Và trong sản xuất kinh doanh cũng không ngoại lệ. SEC Warehouse hy vọng những bí quyết vệ sinh nhà kho, nhà xưởng nêu trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình cải tạo không gian kho bãi, nhà xưởng. Từ đó có thể khai thác chức năng của hệ thống nhà xưởng, kho bãi một cách tối ưu.
