Theo pháp luật Việt Nam, hầu hết các loại hồ sơ, hóa đơn, chứng từ,…đều phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu năm 5 cho đến vĩnh viễn. Với thời gian dài như thế, số lượng tài liệu cộng dồn đòi hỏi một không gian lưu trữ không hề nhỏ và quy trình quản lý hồ sơ thật khoa học.
Hồ sơ công trình cũng không ngoại lệ. Đối với các công ty xây dựng, hàng năm sẽ tiếp nhận vô số các công trình lớn nhỏ. Tùy quy mô và tầm quan trọng mà việc lưu trữ hồ sơ xây dựng của từng công trình sẽ có những quy định khác nhau. Nếu doanh nghiệp của bạn đang hoặc sẽ tiến hành lưu trữ loại hồ sơ đặc thù này, cần tham khảo hướng dẫn lưu trữ hồ sơ xây dựng sau đây:
Các nội dung chính của bài viết
Những quy định lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng
Những loại hồ sơ xây dựng phải lưu trữ
Một công trình xây dựng từ khi còn là dự án nằm trên giấy cho đến lúc hoàn thành đưa vào sử dụng sẽ có rất nhiều công đoạn. Tương ứng với đó là hàng loạt loại giấy tờ, chứng từ phải được ký duyệt thông qua. Và dưới đây là những loại hồ sơ xây dựng doanh nghiệp buộc phải lưu trữ và không được để thất lạc:
- Bộ giấy tờ, bản vẽ hoàn công công trình. Yêu cầu phải là bản chính, có đầy đủ chữ ký và con dấu của các bên liên quan. Điều 27, Nghị định 209/2004/NĐ-CP nêu rõ, bản vẽ hoàn công thể hiện kích thước các bộ phận cũng như toàn bộ công trình hoàn thành, với tỉ lệ tương ứng so với kích thước thực tế. Bản vẽ hoàn công phải dựa trên bản vẽ thiết kế thi công đã được phê duyệt, mọi sửa đổi cũng buộc phải thể hiện đầy đủ.
- Đối với hồ sơ thiết kế, nên có chữ ký của chủ nhiệm và người chủ trì thiết kế. Các bản vẽ thiết kế lưu khổ A4, nên được bảo quản trong hộp theo khổ A4, ngoài bìa ghi đầy đủ thông tin.
- Những văn bản liên quan trong quá trình thi công như bản ký duyệt dự án, bảng phê duyệt về báo cáo kinh tế – kỹ thuật, các giấy tờ liên quan thẩm định thiết kế, phê duyệt thiết kế, nghiệm thu công trình,…Nếu không có bản chính, bắt buộc phải có bản sao công chứng đầy đủ.
- Ngoài ra, có thể lưu trữ bản vẽ hoàn công, hồ sơ thiết kế dưới dạng đĩa từ, băng từ hoặc các hình thức khác miễn sao thể hiện đầy đủ thông tin. Tuy nhiên với phương thức này, phải đảm bảo quá trình bảo quản an toàn, chắc chắn rằng có thể kiểm tra bất cứ lúc nào mà không bị giới hạn bởi các lỗi phần mềm.
Lưu trữ hồ sơ xây dựng tại doanh nghiệp (Hình ảnh chỉ mang tính chất minh hoạ)
Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ công trình
Căn cứ vào Thông tư 09/2011/TT-BNV (Mục 6) của Bộ Nội Vụ đề cập tới thời hạn bảo quản hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan tổ chức, việc lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu công trình xây dựng sẽ được quy định thành các khung thời gian như sau:
- Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc): Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
- Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan: Vĩnh viễn
- Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản: Kế hoạch Dài hạn, hàng năm (Vĩnh viễn), Kế hoạch 6 tháng, 9 tháng (20 năm), kế hoạch Quý, tháng (5 năm)
- Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản: Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa: Vĩnh viễn
- Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn: Theo tuổi thọ công trình
- Hồ sơ sữa chữa nhỏ các công trình: 15 năm
- Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản: 10 năm
Lưu ý, theo quy định về lưu trữ hồ sơ xây dựng, dù nhà thầu nhận toàn bộ công trình hay thực hiện từng phần, thì mọi tài liệu liên quan trong quá trình thi công đều phải được lưu trữ cẩn thận với thời hạn tối thiểu 10 năm.
Riêng đối với hồ sơ hoàn thành công trình (Hồ sơ hoàn công) và các hồ sơ khác liên quan hoạt động quản lý, vận hành và bảo quản công trình thì tại điều 12, Thông tư 26/2016/TT-BXD của Bộ xây dựng lại có một số khác biệt. Cụ thể, quy định kể từ lúc đưa công trình vào sử dụng thì:
- Thời gian lưu hồ sơ công trình nhóm A: tối thiểu 10 năm
- Thời gian lưu hồ sơ công trình nhóm B: tối thiểu 7 năm
- Thời gian lưu hồ sơ công trình nhóm C: tối thiểu 5 năm
Vậy nếu bạn đang có nhu cầu lưu trữ hồ sơ công trình, hãy tùy vào loại hình công trình và loại hồ sơ mà có thời gian lưu trữ phù hợp theo pháp luật.
Hướng dẫn quy trình lưu trữ hồ sơ xây dựng
Bước 1: Xác định chính sách quản lý hồ sơ
Căn cứ vào loại hồ sơ công trình cần lưu trữ, lượng hồ sơ, tầm quan trọng của hồ sơ, thời gian yêu cầu lưu trữ để chọn cách lưu trữ hồ sơ xây dựng phù hợp (Tự lưu trữ, thuê dịch vụ lưu trữ ngoài, lưu hồ sơ bảo mật,…)
Phân công nhiệm vụ, xác định người sẽ chịu trách nhiệm thực hiện lưu trữ, những người có quyền hạn truy cập hồ sơ công trình xây dựng trong thời gian lưu trữ.
Bước 2: Xây dựng quy trình
Bước này tùy thuộc vào quy định của từng doanh nghiệp. Nhưng cần lưu ý các vấn đề sau:
- Thống nhất lựa chọn phương pháp lưu trữ hồ sơ dự án xây dựng
- Xác định cách lập và cập nhật tài liệu hồ sơ
- Xác định cách phân loại tài liệu hồ sơ
- Xác định cách sắp xếp, bản quản tài liệu hồ sơ
- Chọn phương pháp hủy hồ sơ xây dựng
Bước 3: Huấn luyện
- Sau khi đã thống nhất tất cả, phổ biến đến toàn thể nhân viên, đặc biệt là những người có trách nhiệm trực tiếp
- Người quản lý có thể trực tiếp hướng dẫn và thị phạm bằng cách tổ chức một buổi tập huấn cách lưu hồ sơ dự án xây dựng.
Bước 4: Tổ chức sắp xếp
- Chuẩn bị các phương tiện, dụng cụ cho việc lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng như: Tủ, kệ, các bìa còng, bìa lá, thùng đựng, kim bấm, thùng carton ticker, bao bì chuyên dụng đựng bản vẽ hoàn công, đầu ghi-đĩa CD,…
- Lên lịch đóng gói, sắp xếp hồ sơ tập trung (thông thường mất khoảng nửa ngày đến 1 ngày tùy lượng hồ sơ)
- Ngoài ra có thể sắp xếp dần, lần lượt từng phòng ban, từng hồ sơ công trình.
- Thông báo đến toàn thể nhân viên để có kế hoạch sắp xếp công việc phù hợp.
- Trong ngày triển khai, thực hiện theo các bước: Tập trung – phổ biến – làm mẫu – Phân loại – Ghi danh sách hồ sơ – Dán ticker – Sắp xếp vào các bìa/hộp/thùng – Đưa vào khu vực lưu trữ.
Bước 5: Lập danh mục
- Danh mục hồ sơ lập thành danh sách thành từ công trình xây dựng cụ thể, các loại chứng từ tài liệu chứa trong bộ hồ sơ.
- Sắp xếp theo thời gian thi công.
Bước 6: Theo dõi, cập nhật
- Liên tục cập nhật các bộ hồ sơ xây dựng mới vào kho lưu trữ, danh mục lưu trữ
- Bổ sung các chứng từ, giấy tờ còn thiếu trong những bộ hồ sơ xây dựng hiện có
- Kiểm tra hồ sơ định kỳ. Nếu thuê kho lưu trữ bên ngoài, cần có kế hoạch và thống báo trước 1-2 ngày.
Hy vọng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng nêu trên sẽ giúp ích cho bạn. Tuy nhiên nếu bạn quá bận rộn cũng như không có đủ không gian để chứa toàn bộ hồ sơ xây dựng trong thời hạn 5 năm – 10 năm hoặc hơn thế nữa, hãy nghĩ đến dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hồ sơ. Việc lưu hồ sơ công trình bên ngoài tại các dịch vụ sẽ giúp khách hàng quản lý hồ sơ tốt hơn, an toàn hơn, đồng thời giúp khách hàng tiết kiệm hơn nhờ giảm thiểu diện tích mặt bằng văn phòng rất đắt tại trung tâm thành phố. Ngoài ra, khách hàng sẽ an tâm vì đã giảm thiểu được những rủi ro về côn trùng, ẩm mốc, hoả hoạn, trộm dữ liệu,…
