Tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho hàng

Tiêu chuẩn 5S là một khái niệm quen thuộc được áp dụng trong nhiều môi trường làm việc khác nhau. Từ văn phòng, công ty, công trường cho đến nhà xưởng, nhà kho,…

Áp dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho giúp công việc hiệu quả hơn, năng suất cao hơn, hạn chế các sai sót, tiết kiệm thời gian và công sức cho việc quản lý cũng như kiểm soát hoạt động của từng nhân viên.

Vậy tiêu chuẩn 5S là gì? Quy định thực hiện 5S ra sau? Thực hiện 5S tại nơi làm việc như thế nào? Tất tần tật các thông tin về phương pháp thực hiện 5S trong quản lý kho, sẽ được đề cập trong bài viết dưới đây.

Nếu doanh nghiệp của bạn chưa áp dụng, hãy cân nhắc lên kế hoạch thực hiện 5S tại công ty để nâng cao tính chuyên nghiệp cho nơi làm việc, sản xuất!

Tiêu chuẩn 5S là gì? Nguồn gốc thuyết 5S?

5S có một xuất xứ thú vị. Không phải ra đời từ một tổ chức Âu Mỹ nào đó, tiêu chuẩn 5S có nguồn gốc từ Nhật Bản, một quốc gia Châu Á đề cao tính kỷ luật.

Nơi áp dụng đầu tiên chính là hãng Toyota, sau đó phát triển nhanh chóng tại các tổ chức công ty ở Nhật Bản, từ đó xuất hiện bảng tiêu chuẩn 5S của Honda, 5S trong y tế, rồi nhân rộng ra toàn thế giới.

Ban đầu, tiêu chuẩn 5S có thiên hướng về lĩnh vực kỹ thuật – máy móc, biểu trưng cho một hệ thống công nghiệp chính xác, chặt chẽ.

Nhưng càng về sau, khi mà phương pháp 5S trong quản lý chất lượng càng được chứng thực rõ rệt, những lợi ích của 5S trong bệnh viện tránh những sai sót đáng tiết thì những quy định thực hiện 5S càng trở nên phổ biến, những tiêu chí chấm điểm 5S văn phòng, tiêu chí đánh giá tiêu chuẩn 5S, hướng dẫn đánh giá 5S hay form báo cáo 5S đều được chú trọng rất cao.

Vậy tiêu chuẩn 5s là gì? Hay Kaizen 5S là gì mà có thể mang lại nhiều điều kỳ diệu như vậy?

Giải thích ngắn gọn, tiêu chuẩn 5S hay Kaizen 5S là những nguyên tắc được đặt ra trong việc tổ chức nơi làm việc, nhằm mục đích cải tiến năng suất, chất lượng công việc. Trong đó, 5S là 5 từ viết tắt của Nhật Bản, cụ thể:

1. Seiri (整理) – Sàng lọc

2. Seiton (整頓) –  Sắp xếp

3. Seiso (清掃) –  Sạch sẽ

4. Seiketsu (清潔) – Săn sóc

5. Shitsuke (躾) – Sẵn sàng

Nếu dịch ra tiếng Anh thì 5S này sẽ là “SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”, “SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE”

Về sau, tiêu chuẩn 5S được nhiều nơi phát triển lên thành 6S, bổ sung thêm Safety (nghĩa là An toàn). Nhưng nếu 5S được thực hiện triệt để thì cũng đã bao gồm luôn sự An Toàn, nên hiện nay tiêu chuẩn 5S vẫn được áp dụng hơn cả.

Ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng & Ý nghĩa của 5S

1.SERI (Sàng lọc)

Đây là yêu cầu đầu tiên của Quy tắc 5s trong vận hành kho hàng. Bất kỳ hàng hóa nào đưa vào kho hàng đều phải được xem xét kỹ lưỡng và phân loại rõ ràng, đưa vào các khu vực hợp lý.

Đồng thời, loại bỏ các thiết bị, máy móc, hàng hóa, vật dụng,… không thực sự cần thiết ra khỏi kho. Áp dụng tiêu chuẩn 5s trong quản lý kho yêu cầu phải kiểm tra cẩn thận, thực hiện dứt khoát, nên có thể loại bỏ hoàn toàn hoặc chuyển sang các bộ phận phù hợp.

Bạn có thể tổ chức cuộc họp, kêu gọi mọi người đóng góp những khẩu hiệu 5S hay trong công ty. Đề cao mục đích của 5S, nguyên tắc 5S trong văn phòng và kể cả tiêu chuẩn 5S trong văn phòng, để tất cả mọi người cùng thống nhất, hiểu rõ các bước thực hiện 5S.

Bạn có nghe tới “Lối sống tối giản” của người Nhật? Cách thực hiện 5S trong sản xuất cũng là biểu hiện rõ về việc tinh giản không gian làm việc, loại bỏ những thao tác thừa của công nhân, cũng như chỉ giữ lại những thứ thực sự cần thiết trong sản xuất.

Sàng lọc tốt ngay từ đầu sẽ giúp cho các “S” còn lại được tiến hành dễ dàng hơn. Giải quyết được những khó khăn khi áp dụng 5S từ bước đầu tiên.

Việc sàng lọc kho hàng nên được thực hiện định kỳ. Tần suất gợi ý nên là 1-3 tháng/lần tùy kích thước cũng như tính chất hoạt động của kho hàng.

2. SEITON (Sắp xếp)

Hướng dẫn thực hiện 5 S trong “S” thứ 2 chỉ rõ các tiêu chí: Dễ Tìm – Dễ Thấy – Dễ Lấy – Dễ Kiểm Tra – Dễ Trả Lại. Điều này áp dụng cho mọi thứ xuất hiện trong kho, từ sản phẩm hàng hóa cho tới dụng cụ hoạt động.

Tức mọi thứ cần được đặt để tại chính xác vị trí của nó, hàng hóa sắp xếp ngay ngắn theo đúng nguyên tắc để khi cần có thể tiếp cận một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất.

Ví dụ như: Hàng nặng đặt phía dưới, hàng nhẹ đặt phía trên. Hàng nhập trước, hàng có hạn dùng ngắn hơn sẽ ưu tiên để phía ngoài để xuất trước

Trong kho hàng, nên bố trí thêm các bảng tiêu chuẩn 5S chỉ dẫn, mẫu kế hoạch thực hiện 5S đánh dấu khu vực, dán nhãn sản phẩm để Quy tắc 5s trong vận hành kho hàng được thực hiện triệt để.

Để có thể sắp xếp kho hàng tối ưu, tốt nhất bạn nên tham khảo thêm 20 kinh nghiệm hay về cách sắp xếp kho hàng khoa học

3. SEISO (Sạch sẽ)

Tiêu chí Sạch Sẽ trong tiêu chuẩn 5S, đề cao tầm quan trọng của vấn đề vệ sinh không gian làm việc. Một nơi làm việc bừa bộn, đầy bụi bẩn, mọi vật đặt để lung tung không chỉ làm mất nhiều thời gian tìm kiếm, mà còn khiến nhân viên cảm thấy khó chịu, mệt mỏi, giảm năng suất hoạt động.

Đặc biệt, đối với môi trường đặc thù như kho hàng (có rất nhiều hàng hóa), càng bắt buộc phải sạch sẽ gọn gàng, đảm bảo điều kiện bảo quản hàng hóa an toàn.

Do đó, áp dụng hệ thống 5S trong quản lý nhà xưởng, thủ kho cần lên kế hoạch tổng quét dọn kho hàng định kỳ (bao gồm vệ sinh trong và xung quanh kho), đưa ra các quy định giữ vệ sinh chung để nhân viên kho tuân thủ.

Đồng thời, khi triển khai 5S trong sản xuất, cần lưu ý vệ sinh và bảo dưỡng các máy móc, dụng cụ, thiết bị,…để tăng tuổi thọ của chúng và năng suất làm việc.

Kho hàng sạch sẽ cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn tăng thêm một điểm cộng trong mắt đối tác và khách hàng. Điều này thật tuyệt vời!

4. SEIKETSU (Săn sóc)

SEIKETSU – Săn Sóc đóng vai trò rất quan trọng trong kế hoạch đánh giá 5S, đấy là việc đảm bảo duy trì mức độ hiệu quả của 3S vừa nêu trên. Nói cách khác, đây là bước chuẩn hóa và giám sát 3S còn lại.

Tại tiêu chuẩn này, chủ kho hàng cần lập ra các quy định thực hiện 5S cụ thể, để mỗi nhân viên kho nắm rõ trách nhiệm của mình và trách nhiệm chung đối với kho hàng.

Đồng thời, cũng có thể tổ chức các cuộc thi, dành tặng các phần thưởng cho những cá nhân thực hành tốt. Mục đích áp dụng tiêu chuẩn 5S nhằm hướng đến xây dựng một kho hàng sạch sẽ, ngăn nắp, ý thức của mỗi cá nhân được rèn giũa mang đến tác phong làm việc chuyên nghiệp, đúng quy trình.

Không chỉ nhân viên, mà từ các cấp quản lý, lãnh đạo đều phải tuân thủ nghiêm túc để làm gương và tạo nên một hệ thống thống nhất, cùng phát triển.

5. SHITSUKE (Sẵn sàng)

Nếu các quy định được đưa ra mà bản thân nhân viên làm theo một cách đối phó, không có tinh thần hưởng ứng nghiêm túc, sẽ chỉ mang đến hiệu quả nhất thời, không có tính bền vững, ổn định.

Yếu tố cuối cùng của hệ thống 5s trong quản lý nhà xưởng – SHITSUKE – đặt ra yêu cầu với mỗi cá nhân. Đó là tinh thần tuân thủ các quy định, sẵn sàng thực hiện các nhiệm vụ một cách tự giác, có trách nhiệm.

Chức năng, nhiệm vụ của Ban 5S hãy khơi dậy ý thức trong mỗi nhân viên kho rằng “đây là công việc của mình”, “đây là nơi mình gắn bó”, “máy móc phục mình”, “những sản phẩm mình tạo ra”, “vai trò quan trọng của mình đối với công việc trong kho hàng”,….để họ làm việc với sự cống hiến cao nhất.  

Tiêu chuẩn 5S có triết lý đơn giản, có thể ứng dụng vào mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực. Áp dụng thành công tiêu chuẩn 5S sẽ mang đến những thay đổi kỳ diệu cho doanh nghiệp của bạn.

=> Xem thêm: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác và đơn giản

Nhược điểm của mô hình 5S là tốn thời gian ngay từ bước đầu tiên. Vì cơ sở để thực hiện 5S tại nơi làm việc buộc nhân viên phải thay đổi thói quen thao tác trong công việc của mình. 

Nhưng khi đã hiểu rõ lợi ích của việc áp dụng 5s, sẽ tạo nên một dây chuyền, mà ở đó các yếu tố “S” tác động lẫn nhau tạo thành một chu trình tròn vẹn.

Tiêu chuẩn 5S hình thành một môi trường làm việc ngăn nắp sạch sẽ, an toàn, tập thể thân thiện cởi mở; tổ chức tốt; năng suất tốt; có những người đồng nghiệp tuyệt vời,… Điều này sẽ giúp nhân viên có tinh thần làm việc thoải mái, thêm tự hào về công việc của mình, công ty của mình, từ đó cống hiến nhiều hơn và gắn bó lâu dài hơn.