Hàng tồn kho bao gồm các sản phẩm lưu trữ đang chờ bán, hàng dự trữ của doanh nghiệp, sản phẩm lỗi chờ sửa, thành phần đang lắp ráp chưa hoàn thiện, hoặc các nguyên vật liệu, dụng cụ công cụ phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh,… Với hầu hết doanh nghiệp, hàng tồn kho chiếm tỷ lệ rất lớn trong tài sản kinh doanh nên được đặc biệt quan tâm.
Do đó, khâu kiểm kê hàng hóa tồn kho đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nhưng với số lượng hàng hóa khổng lồ lên đến hàng trăm ngàn mã hàng, đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng phương pháp kiểm kê hàng tồn sao cho thật logic, để tiết kiệm thời gian, công sức, đồng thời vẫn đảm bảo tính chính xác.
Nếu bạn đang có kho lưu trữ, thì đừng bỏ qua quy trình kiểm kê hàng tồn kho mẫu dưới đây. Các bước hướng dẫn cụ thể sẽ giúp đơn giản hóa quy trình quản lý kho hàng hóa của bạn.
Các nội dung chính của bài viết
1. Tầm quan trọng của việc kiểm kê hàng tồn kho
- Nhờ kiểm hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ phát hiện kịp thời hàng hết hạn hoặc gần hết hạn, hàng có vấn đề, hàng có lượng tồn vượt định mức… để có cách xử lý, xả hàng phù hợp.
- Giúp giải phóng hàng tồn kho đúng lúc, góp phần hạn chế sự lãng phí không đáng có (hàng hết hạn, hư hại), giảm chi phí thuê kho (thuê nhân công, sử dụng dịch vụ lưu trữ,…), từ đó tiết kiệm cho doanh nghiệp một khoảng không hề nhỏ.
- Dòng vốn lưu động được sử dụng hiệu quả hơn cho các hoạt động khác của doanh nghiệp thay vì dồn quá nhiều vào hàng tồn kho ứ đọng.
- Nếu có sự sai lệch giữa số lượng kiểm kho thực tế với báo cáo tồn kho, sẽ nói lên nhiều vấn đề: sự yếu kém trong năng lực quản lý kho hoặc có sự gian lận lấy cắp hay tuồn hàng ra ngoài,…Nhờ vậy chủ doanh nghiệp sẽ có căn cứ để điều tra, ngăn chặn sự thiệt hại kịp thời.
2. Hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho
2.1 Kiểm kê hàng tồn thường xuyên
Mức độ kiểm kho thường xuyên có thể là hàng ngày, vài ngày, hàng tuần hoặc sau mỗi đợt xuất nhập hàng. Áp dụng cho doanh nghiệp lưu trữ các sản phẩm thiết bị, máy móc, hàng hóa đặc trưng có giá trị cao, đơn vị xây dựng lắp đặt,…
Ưu điểm là có thể xác định được chính xác, liên tục lượng hàng tồn kho vào bất kỳ thời điểm nào, hạn chế tối đa các vấn đề thất thoát, sai lệch. Chủ doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình hàng hóa sớm để có kế hoạch kinh doanh, xả hàng. Tuy nhiên kiểm kho thường xuyên sẽ khá tốn nhân sự lẫn thời gian, khối lượng công việc của kế toán cũng nhiều hơn.
2.2 Kiểm kê hàng tồn định kỳ
Thời gian kiểm hàng tồn kho được lên kế hoạch cụ thể, ví dụ như hàng tháng, hàng quý, nửa năm hay theo cuối kỳ quy ước của doanh nghiệp.
Hình thức này được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng đối với loại hình kinh doanh hàng số lượng lớn, giá trị thấp hoặc trung bình, sản phẩm đa dạng chủng loại mẫu mã, hàng thương mại điện tử thường xuyên xuất lẻ,…
Ưu điểm là công việc tập trung vào một thời điểm, không mất nhiều thời gian như hình thức kiểm kê thường xuyên. Có thể áp lực trong vài ngày nhưng xét về lâu ngày thì kế toán sẽ “dễ thở” hơn.
Khuyết điểm là thời gian giãn cách giữa các lần kiểm kho khá xa, nên chủ doanh nghiệp khó nắm bắt chính xác tình hình, nếu có vấn đề sơ sót sẽ khó điều tra phát hiện hơn.
Như vậy, tùy nhu cầu của doanh nghiệp cũng như quy mô kho, loại hàng, nguồn nhân lực và chính sách kho hàng để chọn ra phương pháp kiểm kê hàng tồn kho phù hợp. Sau đó, áp dụng quy trình kiểm kê hàng tồn kho như bên dưới để kiểm soát tình hình kho hàng hiệu quả nhất.
3. Quy trình kiểm kê kho hàng
3.1 Trước khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho
Đối với kiểm kê hàng định kỳ, không thường xuyên thì có các việc bạn cần làm như sau:
– Thông báo cho các bộ phận liên quan để có sự chuẩn bị tốt hơn. Trong những ngày tiến hành kiểm kê kho hàng, nếu cảm thấy cần thiết có thể thông báo với nhà cung cấp hoặc đối tác, khách hàng (nếu có) để tránh sự phiền hà, hoặc hạn chế tần suất nhập xuất hàng.
– Phân công người chịu trách nhiệm tham gia kiểm kê kho hàng (thường là thủ kho kết hợp với kế toán, hoặc người quản lý, chủ doanh nghiệp,…)
– Lên kế hoạch kiểm kê cụ thể: khu vực nào kiểm hàng trước, khu vực nào kiểm hàng sau, từ ngày nào đến ngày nào,…
Trước ngày tiến hành kiểm kho, cần rà soát lại báo cáo danh sách tồn kho gần nhất để tiến hành thanh lý, xả hàng hoặc xử lý hàng cận date, hàng hư lỗi,… Việc này nhằm để giảm bớt khối lượng công việc trong giai đoạn kiểm kê hàng hóa.
3.2 Các bước kiểm kê kho hàng hóa
Bước 1: Căn cứ vào phần mềm quản lý, báo cáo tồn kho hoặc thẻ kho để lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách đầy đủ nhất (Lưu ý sắp xếp thứ tự theo từng khu vực như kế hoạch đã dự định). Trong mẫu kiểm kê hàng tồn kho có các cột chi tiết như Tên hàng; Mã hàng; Số lượng hàng trong báo cáo; Số lượng kiểm kê thực tế; Ghi chú,…Bạn có thể tham khảo mẫu biên bản kiểm kê kho hàng hóa bên dưới.
TẢI MẪU BIÊN BẢN KIỂM KÊ KHO HÀNG
Bước 2: Tiến hành kiểm điểm số lượng hàng thực tế tại kho, ghi chú vào mẫu kiểm kê kho hàng có sẵn. Nguyên tắc nên có 2 người cùng thực hiện song song, ghi số liệu độc lập vào hai biên bản khác nhau để tăng tính chính xác.
Bước 3: So sánh 2 biên bản kiểm kê (cột số lượng thực tế) xem có sự chênh lệch hay không. Nếu có, cần kiểm đếm lại một lần nữa để có được số liệu hàng tồn kho thực tế chính xác nhất.
Bước 4: Sau khi đã chốt lại lượng tồn kho thực tế cuối cùng, thực hiện đối chiếu giữa con số này với số lượng trong báo cáo. Trường hợp có sự chênh lệch thì người chịu trách nhiệm trực tiếp (như thủ kho, nhân viên kho khu vực,…) phải giải trình cụ thể.
Bước 5: Nếu có chênh lệch, điều chỉnh lại số liệu tồn kho đúng theo thực tế
Bước 6: Lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho sau khi hoàn tất, các bên liên quan ký xác nhận đầy đủ.
Bước 7: Với các trường hợp sai lệch, ban quản lý hoặc chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu để làm rõ nguyên nhân. Có các trường hợp sau:
- Chênh lệch thừa (số lượng thực tế nhiều hơn trong báo cáo) có thể do nhầm lẫn trong khâu ghi số liệu báo cáo, làm báo cáo sai, quên nhập số liệu vào hệ thống khi nhập hàng,…
- Chênh lệch thiếu (hàng ít hơn trong báo cáo) là vấn đề cần đặc biệt quan tâm. Có thể do nhân viên quên quét mã vạch hay ghi sổ khi xuất hàng, hao hụt do chuyển vị trí, cũng không loại trừ khả năng thất thoát hàng do mất cấp, gian lận,…
4. Cách để kiểm kê kho hàng dễ dàng và chính xác
- Tiến hành kiểm hàng hóa tồn kho định kỳ thường xuyên, không để quá lâu sẽ dễ nhầm lẫn hoặc khó rà soát khi có sai sót
- Cách sắp xếp kho hàng khoa học đóng vai trò rất quan trọng giúp hỗ trợ quy trình kiểm kê tài sản được diễn ra để thuận lợi, nhanh chóng và chính xác hơn.
- Bản thân người thủ kho và các nhân viên kho phải làm việc khoa học theo đúng quy trình quản lý kho hàng được hoạch định trước
- Để không phải mất thời gian công sức cho việc tự kiểm kê, báo cáo quản lý kho hàng, doanh nghiệp của bạn có thể thuê bên dịch vụ thứ 3 chuyên lưu trữ hàng hóa và chịu trách nhiệm bảo quản, báo cáo hàng tháng. Đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng nhằm tiết kiệm ngân sách, nhân sự nhưng vẫn mang lại hiệu quả rõ rệt. Bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ lưu trữ hàng hóa và báo cáo tồn kho chuyên nghiệp Tại Đây.
