Quản lý doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong hiệu quả kinh doanh. Chính vì thế các chủ doanh nghiệp luôn cố gắng tìm kiếm cho mình một hệ thống quản lý tối ưu nhất. Và một cái tên không thể không nhắc tới trong lĩnh vực này đó là hệ thống quản lý ERP.
Vậy hệ thống quản lý ERP là gì? ERP mang lại lợi ích nào cho doanh nghiệp và các phần mềm ERP phổ biến nhất hiện nay? Cùng SEC Warehouse giải đáp các thắc mắc này trong bài viết sau đây!
Các nội dung chính của bài viết
Hệ thống quản lý ERP là gì?
Để hiểu rõ về hệ thống ERP là gì, trước mắt cần biết được Erp là viết tắt của từ gì? Theo wikipedia, thì Erp là viết tắt của từ Enterprise Resource Planning .
Dịch sát nghĩa tiếng Việt có nghĩa là Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, nhưng vẫn được dùng phổ biến hơn cả với ý nghĩa “hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”.
Theo đó, hệ thống quản lý ERP được xem như một hệ thống tổng hợp dùng để quản lý doanh nghiệp. Thay vì trước đây, cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp bị chia nhỏ ra nhiều phòng ban, nhiều phần mềm như kế toán, nhân sự, hành chính, quản trị sản xuất,…. thì ERP sẽ tích hợp tất cả trong một hệ thống duy nhất.
Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP
Sử dụng mô hình ERP trong doanh nghiệp vượt trội bởi khả năng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý mọi hoạt động chủ chốt từ A đến Z như kế toán, nhân sự, lương bổng, quản lý tồn kho, xuất nhập hàng, phân tích tài chính, danh sách khách hàng, quản lý sản xuất, quản lý đơn hàng, hậu cần, chăm sóc khách hàng,… Đảm bảo giữa các bộ phận vẫn có sự liên kết chặt chẽ với nhau.
Nhờ ERP mà chủ doanh nghiệp có thể nhanh chóng nắm bắt được, tình hình hoạt động của doanh nghiệp ở từng bộ phận. Bằng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.
Chủ doanh nghiệp có thể sử dụng đội ngũ nhân lực, máy móc vật tư, tài chính ngân sách sao cho mang lại hiệu quả tối ưu nhất. Các phần mềm ERP hiện nay giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh, giảm chi phí, đạt lợi nhuận tối đa.
Có thể nói, ERP đang là hệ thống quản trị phổ biến hàng đầu trên thế giới hiện nay bởi tính ứng dụng và hiệu quả mang lại. Được áp dụng cho mọi doanh nghiệp lớn nhỏ, thuộc mọi ngành nghề đa dạng.
Lịch sử hình thành và phát triển ERP
Tiền thân của hệ thống quản lý ERP là ứng dụng lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP) kết hợp với sản xuất tích hợp máy tính (CIM). Theo thời gian, hệ thống dần được mở rộng và hoàn thiện để hình thành ERP.
Khái niệm ERP xuất hiện lần đầu tiên vào năm 1990 bởi tập đoàn Gartner. Công ty nghiên cứu và tư vấn công nghệ thông tin hàng đầu thế giới này tiến hành mở rộng MRP, và sử dụng ERP để triển khai thực hiện.
Với hiệu quả mà hệ thống quản lý ERP mang lại, hệ thống này ngày càng được ưa chuộng.
Đến khoảng những năm 1990, không còn đơn thuần phục vụ cho lĩnh vực sản xuất, hệ thống phần mềm ERP đã phổ biến rộng rãi cho hầu hết các mảng của doanh nghiệp. ERP cũng dần “len lỏi” vào các cơ quan chính phủ lẫn tổ chức phi chính phủ.
Chức năng của ERP
Từ khoảng năm 2000, hệ thống quản lý ERP được cải tiến hơn khi dần thoát ra khỏi chế độ quản lý nội bộ. Thuật ngữ “ERP II” ra đời dùng để chỉ hệ thống ERP có thể truy cập và sử dụng trên giao diện web.
Lúc này, bên cạnh nhân viên của công ty, thì khách hàng, đối tác cũng có thể truy cập vào ERP (một số phần nhất định) để giám sát các phần liên quan tới quyền lợi của họ (ví dụ theo dõi đơn hàng, theo dõi hàng lưu kho,…).
Trong đó, “ERP II” là thế hệ giúp tăng cường sự tương tác, nâng cao cấp độ hợp tác giữa doanh nghiệp với khách hàng của họ. .
Các chức năng của hệ thống quản lý ERP
Hệ thống quản lý ERP vô cùng đa dụng, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Xây dựng hệ thống ERP bạn có thể dễ dàng hình dung, khái quát các chức năng cơ bản của ERP như sau:
- Quản lý sản xuất
- Quản lý hàng tồn kho, nguồn nguyên vật liệu và tài sản của doanh nghiệp
- Quản lý bán hàng
- Kiểm soát chất lượng sản phẩm
- Quản lý danh sách khách hàng
- Quản lý nhân sự của doanh nghiệp
- Nghiên cứu thị trường và phát triển
- Hoạch định kế hoạch kinh doanh
- Quản lý kế toán tài chính
- Quản lý chuỗi cung ứng
Đặc biệt, không phải doanh nghiệp nào cũng sử dụng hết mọi chức năng của ERP với một hệ thống khổng lồ. Tùy vào đặc thù kinh doanh, cũng như nhu cầu mà doanh nghiệp, có thể yêu cầu đơn vị cung cấp phần mềm ERP tích hợp các tính năng phù hợp.
Sự khác nhau giữa SAP và ERP?
Bạn nghe nhiều người đề cập tới SAP và ERP để chỉ hệ thống quản lý doanh nghiệp. Nhiều người còn nhầm lẫn hai khái niệm này với nhau. Vậy SAP là gì, ERP là gì và mối quan hệ giữa chúng là như thế nào?
Như đã phân tích, mô hình ERP dùng để chỉ hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Trong khi đó, SAP là một công ty Đức chuyên cung các phần mềm và các ứng dụng công nghiệp hàng đầu thế giới. Và hệ thống quản lý ERP là một cái tên điển hình trong số các phần mềm đó.
Như vậy, nếu gọi đầy đủ SAP ERP là để chỉ phần mềm ERP được cung cấp bởi công ty SAP. Hiện nay có nhiều số người dùng cụm từ “phần mềm SAP” để chỉ các phần mềm do công ty SAP cung cấp, chứ bản thân SAP không phải là một phần mềm.
Lợi ích của hệ thống quản lý ERP đến doanh nghiệp
Áp dụng quy trình nghiệp vụ ERP sẽ mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp? Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn chưa sử dụng ERP, thì hãy cân nhắc càng sớm càng tốt để chuẩn hóa hoạt động của doanh nghiệp, vừa để chuyên nghiệp hơn, vừa để tăng cao hiệu quả kinh doanh nhờ ERP.
Dưới đây là những lợi ích mà ERP mang đến cho doanh nghiệp.
- Hỗ trợ kiểm soát thông tin khách hàng hiệu quả: Thông tin khách hàng là một “nguồn tài nguyên” quan trọng. Kể cả những người đã và đang giao dịch mua bán với doanh nghiệp. Vì thế cần liên tục được cập nhật một cách đầy đủ và chính xác.
Thông qua sự đồng bộ hóa của hệ thống quản lý ERP, mọi thông tin của khách hàng sẽ được tập hợp lại rõ ràng, cụ thể để mọi phòng ban đều có thể cập nhật bổ sung hoặc kiểm tra.
Chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng biết được khách hàng nào, mua hàng gì, số tiền bao nhiêu, và tình trạng giao dịch đang như thế nào,…
- Đẩy mạnh quá trình sản xuất, cung cấp dịch vụ, hàng hóa: Mục đích phần mềm ERP đã góp phần tự động hóa một phần hoặc toàn bộ quy trình sản xuất, cung cấp dịch vụ hay hàng hóa của doanh nghiệp.
Thông qua việc lên kế hoạch sản xuất mua bán. Từ khâu đánh giá, chuẩn bị nguyên vật liệu cho tới sản xuất ra thành phẩm, bảo quản, dự trữ, đóng gói, vận chuyển, giao hàng, quản lý đầu ra và nhiều phần khác.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí: Chỉ với việc vận hành hệ thống ERP đúng cách đã có thể đảm trách nhiều nhiệm vụ khác nhau, và mang tới hiệu quả cao vượt bậc.
Trong khi đó, trước đây doanh nghiệp phải phân tán lực lượng và chi phí cho nhiều phần mềm riêng lẻ, quản lý không đồng bộ. Với hệ thống quản trị thống nhất, mọi thứ trở nên nhanh hơn.
Hệ thống quản lý ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân sự mà vẫn đảm cao năng suất, thậm chí còn tăng hiệu quả làm việc so với thời gian trước.
- Quản lý dự án và kiểm soát chất lượng: Ứng dụng ERP giúp bạn kiểm soát chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Đối với từng dự án cụ thể, ERP sẽ giúp hoạch định, phân bố nhân lực và nguồn vốn phù hợp nhất.
Với “sự thông minh” của mình, hệ thống quản lý ERP có khả năng tự đánh giá năng lực của nhân viên trong hệ thống dữ liệu. Từ đó, phân tích và gợi ý cho chủ doanh nghiệp phương án phân bổ nhân sự tối ưu.
- Quản lý thông tin về tài chính: Các vấn đề liên quan tới tài chính doanh nghiệp sẽ được ERP tổng hợp, thu về một mối.
Từ đó, giúp chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát và đưa ra các đánh giá đúng đắn nhất về hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Ngoài ra, ERP cũng có khả năng thực hiện báo cáo tài chính khi được yêu cầu, theo chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, và cả kế toán Việt Nam.
- Quản lý tồn kho tốt hơn: Hàng tồn kho nhiều hay ít, nằm ở khu vực nào, trạng thái ra sao, hàng nào sắp hết hạn hoặc cần xuất đi sớm, hàng nào đang được ưa chuộng…
Khi mọi thông tin được ERP nắm bắt chính xác và báo cáo cho chủ doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định xuất nhập hàng phù hợp. Góp phần tăng hiệu quả kinh doanh.
- Chuyên nghiệp hóa tác phong làm việc: ERP bắt buộc mọi nhân viên phải làm việc chuyên nghiệp và cống hiến hơn, do sự giám sát chặt chẽ và khoa học.
Mục đích phần mềm ERP đòi hỏi mọi bộ phận phải có sự hợp tác và tuân thủ nghiêm ngặt. Các thông tin về giờ làm, KPI, chất lượng công việc của nhân viên đều được ERP thu thập và đánh giá.
- Liên lạc nhanh chóng, đồng bộ: Việc tương tác, trao đổi và hỗ trợ giữa các phòng ban, các nhân viên trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn hẳn nhờ ERP.
Bởi mọi vấn đề đã được đồng bộ hóa trong hệ thống. Không phải chờ đợi phản hồi mất thời gian như trước đây, ERP giúp việc liên lạc trao đổi diễn ra nhanh chóng và thuận lợi Từ đó đẩy nhanh hiệu quả của công việc.
Các phần mềm ERP hiện nay
Trên thị trường Việt Nam hiện nay có 3 phương thức cung cấp ERP cơ bản:
- Phần mềm ERP đóng gói: Là các gói có sẵn và thường có các tính năng cơ bản, phổ biến nhất. Mọi doanh nghiệp đều có thể sử dụng. Đây cũng là phương thức rẻ nhất.
- Phần mềm ERP viết theo yêu cầu: ERP đa dạng và có thể linh động áp dụng đối với nhiều quy mô và lĩnh vực kinh doanh. Bạn có thể đưa ra yêu cầu, và đặt hàng đơn vị cung cấp để xây dựng phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp của mình. Chi phí thường cao và mất thời gian. Thường được các tập đoàn lớn áp dụng.
- Phần mềm ERP nước ngoài: Là những công nghệ hiện đại bậc nhất, quy trình chuẩn, chất lượng cao. Và đương nhiên giá thành cũng rất cao. Một số tính năng có thể chưa thực sự phù hợp với tình hình thực tế ở Việt Nam.
Các thành phần cơ bản của ERP
Một số thương hiệu cung cấp ERP nổi tiếng thế giới: SAP, Oracle, Sage,… Hiện nay cũng có khá nhiều đơn vị tại Việt Nam cung cấp phần mềm ERP bạn có thể tham khảo như Misa, Bravo, ITG, Sinnova, Amis,…
=> Xem thêm: Hàng tồn kho là gì? 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho phổ biến nhất
Với rất nhiều tính năng vượt trội, hệ thống quản lý ERP dần khẳng định được vị thế và sức ảnh hưởng của mình đối với hoạt động của doanh nghiệp. Đây là một lựa chọn đắt giá nếu doanh nghiệp của bạn đang có ý định đồng bộ hóa và phát triển vượt bậc trong tương lai.
