Đảm bảo hàng hóa vẫn giữ nguyên được chất lượng, hình dáng và số lượng khi lưu trữ trong kho cho tới khi đến tay khách hàng một cách trọn vẹn là điều mà rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Ngoài yếu tố nội tại của sản phẩm, thì quá trình bảo quản lưu trữ trong kho đóng vai trò vô cùng quan trọng.
Vậy bảo quản hàng hóa là gì? Quá trình bảo quản có những yêu cầu và các công việc nào để đạt được hiệu quả cao nhất? Mời bạn cùng SEC Warehouse tìm hiểu những bí quyết bảo quản hàng hóa trong kho tối ưu qua bài viết sau nhé.
Các nội dung chính của bài viết
1. KHÁI NIỆM BẢO QUẢN HÀNG HÓA TRONG KHO
Bảo quản hàng hóa trong kho là một công việc nhằm giữ gìn toàn vẹn hàng hóa từ chất lượng và số lượng cho tới khi đến tay người tiêu dùng. Việc này được thực hiện ở các kho hàng, cửa hàng, bến bãi,…Trong đó, quan trọng nhất là việc bảo quản hàng hóa tại các kho chứa hàng trong các khâu sản xuất và lưu thông hàng hóa.
2. YÊU CẦU ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG BẢO QUẢN HÀNG HÓA TRONG KHO HÀNG
Bảo quản hàng hóa trong kho là một công việc không phải đơn giản mà cần đáp ứng được những yêu cầu nhất định. Hoạt động bảo quản hàng hóa trong kho được gọi là thành công nếu đạt được những tiêu chí sau:
– Giữ gìn nguyên vẹn hàng hóa cả về chất lượng và số lượng:
Hàng hóa khi được lưu trữ trong kho cần được bảo quản tốt nhất. Sao cho chất lượng hàng hóa luôn được duy trì, không bị thay đổi, biến chất. Về số lượng, đảm bảo khi kiểm kê hoặc xuất kho phải bảo toàn số lượng, không mất mát và hư hỏng.
– Sử dụng hợp lý diện tích, dung tích nhà kho:
Kho lưu trữ hàng hóa cần có diện tích thật rộng rãi và thoáng, cách sắp xếp hợp lý. Tránh việc hàng hóa bố trí không khoa học làm diện tích kho trở nên chật hẹp. Nếu hàng hóa được sắp xếp gọn gàng thì không gian kho sẽ chứa được nhiều hàng hóa hơn.
– Đảm bảo thuận tiện để tiến hành nghiệp vụ kho:
Hoạt động bảo quản hàng hóa phải đảm bảo không làm ảnh hưởng đến các công việc khác của kho. Ví dụ chất xếp hàng ngay hàng thẳng lối, không cản trở xe nâng di chuyển. Hay hoạt động xịt khử côn trùng cần tránh những ngày có tần suất nhập xuất hàng cao.
– Chi phí bảo quản hợp lý, tiết kiệm: Khi bảo quản hàng hóa cần phải tính toán thật chi tiết để tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp. Công tác bảo quản hàng hóa rất đa dạng như mức hao phí, chi phí xuất nhập hàng hóa, chi phí vệ sinh kho hàng, xịt khử côn trùng, điều hòa nhiệt độ độ ẩm, nhân công bốc xếp, vận hành xe nâng,.. Vì vậy cần phải lên phương án và ước lượng được chi phí sao cho thật tiết kiệm mà vẫn đảm bảo hiệu quả bảo quản hàng hóa.
Hàng hóa nên được đặt trên pallet và quấn màng PE để kéo dài thời gian bảo quản và tăng độ an toàn
3. CÁC CÔNG VIỆC CẦN LÀM TRONG QUÁ TRÌNH BẢO QUẢN HÀNG HÓA
Quá trình bảo quản hàng hóa trong kho bao gồm nhiều công việc. Mỗi công việc đòi hỏi phải được thực hiện một cách nhanh chóng và đảm bảo thời gian. Vậy những công việc của quá trình bảo quản hàng hóa là gì? Cùng tìm hiểu các thông tin dưới đây.
3.1 Định vị, định lượng hàng hóa trong kho hàng
– Định vị hàng hóa trong kho là phương pháp phân biệt hàng hóa bằng các ký hiệu hay đánh số cho các gian kho, kệ kho, ô kệ theo một sơ đồ nhất định. Việc định vị giúp cho việc tìm kiếm hàng hóa nhanh chóng. Để khi nhìn vào sơ đồ là có thể xác định được chính xác vị trí mà loại hàng đang được bố trí .
– Định lượng hàng hóa trong kho là việc quy định số lượng hàng hóa có thể lưu trữ được trong một ô kệ, trên một giá. Mỗi vị trí sẽ chứa được một lượng hàng nhất định không được vượt quá số lượng cho phép.
3.2. Kê lót hàng hóa trong kho tránh ảnh hưởng của môi trường
– Kê lót là một giải pháp để đảm bảo chất lượng hàng hóa không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố từ môi trường.
– Vai trò của kê lót là phương tiện thông hơi, thông gió. Giúp điều hòa nhiệt độ, độ ẩm tạo nên sự thông thoáng, giảm tải sức ép giữa các lớp hàng hóa khi chất chồng lên nhau.
– Kỹ thuật kê lót hàng hóa dựa vào các yếu tố:
- Dựa vào tính chất, đặc tính lý hóa học và trạng thái của hàng hóa.
- Tình trạng của bao bì để bảo quản hàng hóa
- Thời gian lưu trữ và bảo quản hàng hóa
- Vị trí nền kho, loại nền kho và độ cao nền kho
- Thời tiết, độ ẩm nơi bố trí các kho hàng hóa
- Vật liệu sử dụng để kê lót kho phù hợp
– Yêu cầu của vật liệu dùng để kê lót hàng hóa phải đảm bảo các yếu tố:
- Phải thật bền vững để chịu được trọng tải của hàng hóa
- Không có phản ứng xấu gây ảnh hưởng đến hàng hóa như ẩm mốc, côn trùng.
- Cần đảm bảo yếu tố thẩm mỹ, dễ tìm kiếm và đặc biệt chi phí phải thấp.
- Dễ lắp ráp, tháo dỡ và thay thế khi sử dụng.
Với những yêu cầu trên bạn có thể sử dụng một số loại kệ lót như pallet gỗ, pallet nhựa. Đây là hai loại kệ lót được sử dụng phổ biến hiện nay. Nhờ thiết kế vững chắc và độ bền cao, pallet gỗ và pallet nhựa có thể để chịu được sức ép lớn của hàng hóa trong thời gian dài. Ngoài ra, kết cấu của các pallet còn tạo nhiều thuận lợi cho càng xe nâng bốc dỡ hàng hóa.
3.3 Chất xếp hàng hóa an toàn và tiết kiệm không gian kho
– Chất xếp hàng hóa là đưa hàng hóa vào vị trí đã có sẵn theo sơ đồ của kho đã định vị, định lượng trước đó.
– Chất xếp hàng hóa tưởng như đơn giản nhưng phải đảm bảo các yêu cầu về kỹ thuật chất xếp nhất định:
- Phải biết sử dụng hợp lý và tiết kiệm diện tích nhà kho và trang bị bảo quản.
- Đảm bảo an toàn cho hàng hóa khi xếp chồng lên nhau.
- Việc chất xếp hàng hóa phải khoa học để dễ dàng cho công tác tìm kiếm, kiểm tra và nắm bắt được số liệu hàng hóa đang lưu trữ trong kho.
- Chất xếp hàng hóa sao cho tiết kiệm được vật liệu kê lót nhưng vẫn đảm bảo độ an toàn lao động trong kho.
THAM KHẢO NGAY: 20 kinh nghiệm hay để sắp xếp hàng hóa trong kho khoa học, tiện lợi.
– Việc chất xếp chồng hàng hóa có thể thực hiện qua 3 phương pháp:
- Phương pháp xếp đống là hàng hóa được sắp xếp theo dạng hình lập phương hoặc hình kim tự tháp. Áp dụng cho các loại hàng hóa ở dạng đóng gói hay là chiếc.
- Phương pháp đổ đống là hàng hóa khi vào kho đổ đống tại một vị trí nhất định như than, đá sỏi, cát,… Đây là những loại hàng hóa không cần điều kiện bảo quản cao.
- Phương pháp xếp hàng hóa trên giá kệ được áp dụng cho các mặt hàng hóa có giá trị cao, đòi hỏi các điều kiện bảo quản cao. Hàng hóa nhẹ được chất xếp trên cao, hàng có trọng tải nặng thì chất xếp bên dưới. Bạn có thể tham khảo các loại kệ kho chứa hàng phổ biến hiện nay để chọn cho doanh nghiệp mình loại kệ để chất xếp hàng hóa tốt nhất.
3.4 Điều hòa nhiệt độ và độ ẩm kho
Nhiệt độ là tính chất vật lý của vật chất hay được hiểu là thang đo độ nóng hay lạnh của một vật chất. Độ ẩm là một đại lượng vật lý để xác định lượng hơi nước có trong không khí. Điều hòa là sự điều chỉnh nhiệt độ và độ ẩm về một mức sao cho an toàn nhất.
Điều hòa nhiệt độ và độ ẩm trong kho là điều chỉnh độ nóng và lượng nước sao cho phù hợp nhất đối với hàng hóa để không bị hư hỏng. Vì mỗi loại hàng hóa sẽ phù hợp với nhiệt độ và độ ẩm nhất định. Ví như hàng thực phẩm rau, củ quả, mỹ phẩm thì phải bảo quản trong kho lạnh nhiệt độ và độ ẩm thấp để giữ được chất lượng tốt nhất. Kho hàng lưu thiết bị y tế và thuốc cần đạt chuẩn GSP – Thực hành tốt bảo quản thuốc. Hàng hóa là bàn ghế, vật dụng gia đình thì lưu ở kho bình thường không yêu cầu nhiệt độ và độ ẩm quá gay gắt, tuy nhiên cần giữ kho luôn khô ráo để tránh mối mọt.
3.5 Kiểm tra chăm sóc hàng hóa, vệ sinh kho
Kho hàng nên được vệ sinh định kỳ 2 tuần 1 lần
– Kiểm tra chăm sóc hàng hóa là một công việc nên được thực hiện liên tục trong kho. Việc kiểm tra và chăm sóc hàng hóa giúp doanh nghiệp nắm được số lượng và tình trạng hàng hóa thực tế đang lưu trữ trong kho. Hạn chế hàng hóa bị tồn kho, đảm bảo hàng hóa không bị hư hỏng hay mất mát.
– Vệ sinh kho bao gồm các công việc như quét dọn, lau chùi các khu vực trong kho, nơi bảo quản, xuất nhập hàng hóa, các dụng cụ, thiết bị và hàng hóa bảo quản. Vệ sinh kho phải được thực hiện thường xuyên để không gian kho hàng sạch sẽ đảm bảo hàng hóa được lưu trữ mà không sợ hư hỏng.
– Bạn nên kiểm tra hàng hóa mỗi ngày để phát hiện kịp thời những hư hại như: mối mọt, ẩm mốc, biến chất, đổ vỡ… và sớm đưa ra biện pháp xử lý phù hợp.
– Vệ sinh kho 2 tuần 1 lần để đảm bảo không gian chứa hàng hóa luôn sạch sẽ. Tùy diện tích kho hàng và tính chất hàng hóa, doanh nghiệp cũng có thể tiến hành vệ sinh kho với tần suất dày hơn: hàng ngày, hàng tuần. Tuy nhiên đòi hỏi mất rất nhiều thời gian, công sức và chi phí.
4. MỘT SỐ LƯU Ý KHI BẢO QUẢN HÀNG HÓA TRONG KHO
Kho phải trang bị đầy đủ hệ thống PCCC đạt tiêu chuẩn
- Khi hàng hóa được nhập vào kho, bạn nên quấn màng PE quanh pallet để giữ hàng hóa sạch sẽ, không bụi bặm khi lưu trữ lâu ngày, giảm nguy cơ bị hư hại. Ngoài ra việc quấn màng PE còn giúp hàng hóa cố định không bị rơi ngã khi nâng lên cao, thuận tiện và an toàn hơn khi sắp xếp vào ô kệ.
- Không nên sắp xếp hàng hóa gần cửa sổ, nơi nước mưa dễ hắt vào. Bởi nước mưa hoặc ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp chính là các tác nhân dễ khiến hàng hóa bị biến chất và hư hỏng.
- Phải trang bị đầy đủ các thiết bị PCCC để phòng trừ cháy nổ xảy ra trong kho hàng. Bên cạnh đó cần phải cần có lệnh cấm không được hút thuốc hay sử dụng vật dụng dễ cháy. Tốt nhất doanh nghiệp của bạn nên mua bảo hiểm hàng hóa trong kho để tăng cường sự đảm bảo khi không may xảy ra các sự cố.
- Thủ kho chịu trách nhiệm lập sơ đồ kho, sơ đồ phải thể hiện các lối đi, vị trí đặt các kệ hàng hóa. Mỗi kệ phải được đánh dấu, ghi số kệ để dễ dàng lấy hàng hóa.
- Cần phải bố trí các mặt hàng hóa dễ cháy nổ, hàng hóa có mùi,…ở một khu vực tách biệt để tránh ảnh hưởng đến các loại hàng hóa khác.
- Mọi nhân viên trong kho đều có trách nhiệm giám sát hàng hóa, vệ sinh không gian kho. Lập tức báo với ban lãnh đạo khi phát hiện những cá nhân không có phận sự vào kho, hoặc các nguy cơ có khả năng ảnh hưởng tới kho hàng.
- Luôn cẩn thận khi vận hành các máy móc trong kho, tránh va chạm làm đổ vỡ hoặc ảnh hưởng hàng hóa.
- Nếu phát hiện ra các hàng hóa hư hỏng cần phải có biện pháp xử lý kịp thời tránh ảnh hưởng đến hàng hóa khác. Đầu tiên bạn nên báo cáo với người quản lý kho, cần đưa hàng hư hỏng tránh xa ra các hàng hóa khác. Thứ hai cần tìm hiểu nguyên nhân chính gây ra hư hỏng để có biện pháp khắc phục. Thứ ba đưa ra biện pháp giải quyết để chấm dứt việc hàng hóa bị hư hại.
- Để việc bảo quản hàng hóa tốt, trước hết hệ thống kho phải được xây dựng an toàn và đầy đủ các trang thiết bị. Bạn có thể tham khảo tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng để việc quản lý kho hàng diễn khoa học và đem lại kết quả tốt.
- Hàng hóa phải được đặt trên các ô kệ, pallet nhất định để tránh bị ướt, ẩm mốc. Bên cạnh đó sẽ giúp việc sắp xếp và lấy hàng hóa dễ dàng, tránh mất nhiều thời gian tìm kiếm.
- Hàng hóa sau khi xuất xong phải được sắp xếp gọn gàng, tạo không gian cho các loại hàng hóa khác. Các loại hàng hóa dư phải để vào khu vực riêng.
- Bảo quản hàng hóa trong quá trình xếp dỡ, di chuyển phải nhẹ nhàng tránh va chạm, đổ vỡ méo thùng cartons.
Hy vọng những thông tin trên của SEC Warehouse về việc bảo quản hàng trong kho sẽ giúp ích cho bạn. Hàng hóa khi lưu trữ trong kho hàng có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến các hư hỏng. Việc thực hàng tốt các lưu ý trên sẽ giúp tăng cường độ an toàn, giảm thiểu tối đa các thiệt hại khi lưu trữ hàng hóa trong kho.
