Dù là đóng gói hàng hóa để vận chuyển, kinh doanh hay lưu trữ tại kho, bạn đều cần tuân theo một số quy cách đóng gói nhất định. Bởi mỗi loại hàng hóa sẽ có tính chất khác nhau. Tuân thủ quy cách đóng gói sẽ góp phần giúp tăng sự an toàn của hàng hóa trong mọi tình huống lưu trữ hay vận chuyển. Cùng SEC Warehouse tìm hiểu các lưu ý quan trọng trong quy cách đóng gói hàng hóa ngay sau đây!
Các nội dung chính của bài viết
1. Quy cách đóng gói hàng hóa là gì?
Quy cách đóng gói hàng hóa (tiếng Anh là Packaging) có thể định nghĩa đơn giản là việc đóng gói hàng hóa đáp ứng các yêu cầu, tiêu chuẩn đối với từng loại hàng hóa khác nhau dựa trên đặc tính của chúng. Sao cho hàng hóa có thể tránh được các tác động bên ngoài do va đập, giúp hàng hóa luôn được an toàn trong suốt quá trình vận chuyển hàng hóa hoặc lưu trữ.
2. Một số quy định cơ bản về việc đóng gói hàng hóa
Dưới đây là một số quy định cơ bản đối với việc đóng gói hàng hóa áp dụng cho mọi trường hợp đóng gói:
- Việc đóng gói hàng hóa cần được làm cẩn thận. Nên có chèn lót thêm giấy báo, mút xốp, hạt xốp hoặc giấy bọt khí để tăng độ an toàn cho hàng hóa khi vận chuyển, tránh va đập do ngoại lực cũng như ảnh hưởng từ những tác động bên ngoài.
- Hàng đóng gói cần được niêm phong hoặc dán băng keo kín. Để không bị rơi rớt, thất lạc khi vận chuyển, lưu trữ
- Sẽ có một số mặt hàng đặc biệt: hàng dễ vỡ, hàng ướt, hàng chất lỏng, hàng cần vận chuyển đứng,…Vì thế cần đóng gói đúng chiều, chèn lót cẩn thận phù hợp tiêu chuẩn. Và đặc biệt cần có nhãn dán cảnh báo bên ngoài.
- Đối với các mặt hàng có hình dạng đặc biệt, hàng có góc cạnh sắt nhọn, hàng có kích thước lớn cồng kềnh, nếu không thể xếp gọn vào thùng, cần bao gói bằng vật liệu phù hợp. Cần lưu ý bao gói kỹ các góc cạnh sắc nhọn, các phần nhô ra bên ngoài để tránh tình trạng hư hỏng do va quẹt.
- Đối với hàng vận chuyển, cần ghi chú đầy đủ thông tin của người nhận hàng như tên, địa chỉ, số điện thoại. Đối với hàng hóa lưu tại kho, cần có thông tin ghi chú bên ngoài thùng, số thứ tự, hoặc mã vạch để quản lý hàng hóa dễ dàng
3. Phân loại quy cách đóng gói hàng hóa
Quy cách đóng gói sẽ không giống nhau đối với từng loại hàng hóa. Cũng như tùy vào mục đích đóng gói, phương thức đóng gói. Dưới đây là một số phân loại phổ biến đối với bao bì đóng gói:
- Theo công dụng: Loại bao bì trong và bao bì ngoài.
- Theo số lần dùng: Bao bì dùng một lần hoặc bao bì có thể tái sử dụng
- Theo khả năng chịu nén: Bao bì mềm, bao bì nửa cứng, bao bì cứng
- Theo loại vật liệu: Bao bì giấy, bao bì carton, thùng gỗ, kim loại, nhựa, tre nứa, vật liệu tổng hợp,…
4. Những yêu cầu đối với bao bì đóng gói
Các loại bao bì cần đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Cần đáp ứng tiêu chuẩn phù hợp với từng loại hình vận chuyển như xe tải, tàu biển, máy bay, xe lửa, hàng nguyên cont, hàng lẻ,…
- Kích thước bao bì phù hợp với từng loại hàng hóa, không quá nhỏ và cũng không quá to. Vì như thế sẽ làm lãng phí không gian chất xếp, dễ đổ bể.
- Kích thước các thùng cần cần cân đối phù hợp để vận chuyển trên phương tiện tương ứng là xe tải hoặc container, hoặc chất xếp lên pallet.
- Phải đáp ứng được yêu cầu tiêu chuẩn về độ dẻo dai, độ bền, chịu đựng được sự kéo đẩy, va chạm, thấm ướt nhất định trong khi vận chuyển bằng các phương thứ đường bộ, đường sắt, đường biển hay đường hàng không.
- Đối với hoạt động vận chuyển giữa các châu lục, khả năng cao sẽ có sự thay đổi về khí hậu, thời tiết, nhiệt độ,…Vì thế bao bì đóng gói hàng hóa phải có khả năng chịu đựng và không bị biến chất.
- Đối với hoạt động cho thuê kho, bao bì đóng gói cần có tuổi thọ bề bỉ để đáp ứng thời hạn lưu trữ lâu dài từ vài tháng cho tới vài năm. Và có kích thước vừa vặn với pallet chất xếp
- Trong quá trình vận chuyển lưu trữ không được xảy ra tình trạng ấm mốc, biến dạng, biến mùi, biến chất là ảnh hưởng tới hàng hóa bên trong.
- Thùng đóng gói hàng hóa cần có ký hiệu, ghi chú rõ ràng bên ngoài. Giúp quản lý dễ dàng và để người vận chuyển, bốc xếp lưu ý khi thực hiện nhiệm vụ.
5. Chi tiết các quy cách đóng gói hàng hóa
Có thể nói hiện nay trên thị trường, hàng hóa là muôn hình vạn trạng, với phong phú chủng loại, đa dạng kích cỡ, cân nặng, hình thái. Kèm theo đói quy cách đóng gói cho mỗi loại hàng hóa cũng sẽ có đôi chút khác biệt. Cùng SEC Warehouse tìm hiểu quy cách đóng gói hàng hóa đối với một số mặt hàng thông dụng:
5.1. Quy cách đóng gói hàng điện tử, công nghệ
Đồ điện tử, công nghệ có đặc điểm chung là giá trị cao, và nhạy cảm với những va chạm mạnh. Nhiệt độ và độ ẩm cao cũng là những yếu tố cần tránh khi vận chuyển hay lưu trữ. Vì sẽ làm ảnh hưởng tới các vi mạch, dẫn tới chất lượng sản phẩm bị suy giảm. Có thể kể tới một số mặt hàng điện tử công nghệ phổ biến như điện thoại di động, máy tính bảng, máy tính xách tay, máy ảnh, máy quay phim, tivi,…
Do đó, đối với mặt hàng đặt biệt này, cần bao bọc kỹ bằng các loại vật liệu có khả năng hạn chế va đập tốt như mút xốp, mút mềm, bọt khí, các loại đệm màng PE, PP, PU.
Tiếp tục cố định bằng băng keo chắc chắn. Sau cùng mới cho vào thùng carton 3 hoặc 5 lớp kích cỡ phù hợp, và dán kéo kín bên ngoài. Lưu ý cần đảm bảo các loại bao bì đóng gói cần không ráo sạch sẽ, không bị ẩm ướt.
5.2. Quy cách đóng gói đồ thủy tinh, gốm sứ
Gốm sứ, thủy tinh là các mặt hàng có yêu cầu cao về sự cẩn thận khi vận chuyển. Bởi chúng rất dễ vỡ, thậm chí chỉ cần một vết nứt nhỏ cũng làm mất tính thẩm mỹ, giảm giá trị của sản phẩm. Vì thế quy cách đóng gói cần được tuân thủ nghiêm ngặt.
Theo đó, nên dùng túi xốp khí bọc kín xung quanh từ 3 đến 5 lớp. Đặc biệt là ở các góc cạnh của sản phẩm. Sau cùng cho vào thùng carton 5 lớp, chèn kỹ bằng xốp hoặc mút cho chắc chắn nhằm đảm bảo sản phẩm không bị xê dịch, và dán băng keo kín bên ngoài.
Và thêm một điểm cần lưu ý, đó là thùng chứa cần ghi chú chữ hoặc icon thể hiện “hàng dễ vỡ” hoặc “fragile”
5.3. Quy cách đóng gói hàng hóa mỹ phẩm
Hàng mỹ phẩm khá nhạy cảm với nhiệt độ. Không chỉ thế, các va đập mạnh cũng có khả năng làm giảm chất lượng sản phẩm, móp méo bao bì – điều mà chị em phụ nữ rất không thích. Do đó, hàng mỹ phẩm khi đóng gói cần đặc biệt được “nâng niu” bằng cách bao gói chắc chắn bằng xốp nổ. Cùng với đó cần được chèn thêm các vật liệu chống va đập và chống thấm nước để làm đầy hộp đựng, tránh va đập. Ví dụ như mút, xốp, hạt nở,… để lấp đầy khoảng không trong hộp. Đóng gói hàng mỹ phẩm cần loại trừ các nguy cơ làm tăng độ ẩm nóng, tức vật liệu đóng gói cần luôn khô thoáng, sạch sẽ.
5.4. Quy cách đóng gói sách báo, văn phòng phẩm
Đối với sách báo, các loại sổ sách, thì khi đóng gói chỉ cần sắp xếp gọn gàng vào hộp đựng. Bạn cũng có thể cuộn nilon theo từng nhóm. Giấy tờ hồ sơ nên xếp theo phân loại thời gian và chủng loại, kèm với đó là có ghi chú rõ ràng. Ví dụ như Hồ sơ thuế năm 2019/2020/2021, Hồ sơ nhân sự năm 2019/2020/2021,… Văn phòng phẩm có nhiều loại, chỉ cần quấn màng PE xung quanh để cố định là có thể cho vào thùng đóng gói.
Hàng hóa sách báo có đặc điểm là khá nặng. Vì thế bạn nên phân chia vào các thùng chuyên dụng, hoặc thùng có kích cỡ vừa phải, chắc chắn. Tránh dồn nhiều sách vào một thùng to, vì sẽ rất nặng. Không chỉ gây mệt mỏi cho người khiêng vác mà còn tăng nguy cơ bị rách thùng khi vận chuyển.
Đóng gói để lưu trữ hồ sơ tài liệu, hàng sách báo cần đặc biệt lưu tâm tới vấn đề mối mọt. Cần kiểm tra thường xuyên và kho hàng phải được xịt khử mối mọt định kỳ để đảm bảo an toàn.
5.5. Quy cách đóng gói hàng hóa thực phẩm khô, thực phẩm đóng gói
Loại sản phẩm này có giá trị không quá cao và đòi hỏi về việc đóng gói cũng không quá phức tạp. Bạn chỉ cần đóng gói bằng cách quấn vài lớp màng PE để cố định. Điều cần lưu ý là phải có gói hút ẩm hoặc hút chân không để đảm bảo chất lượng thực phẩm.
Một số hàng thực phẩm dạng này sẽ có mùi. Vì vậy, cần đóng gói kỹ để tránh thu hút côn trùng, đặc biệt khi lưu trữ trong kho.
Thời hạn sử dụng của thực phẩm khô, thực phẩm đóng gói cũng là vấn đề mà bạn cần lưu ý để tính toán thời gian lưu trữ, vận chuyển sao cho phù hợp.
5.6. Quy cách đóng gói đồ gia dụng
Quy cách đóng gói đồ gia dụng khá đơn giản. Bạn chỉ cần cho vào thùng đựng phù hợp rồi chèn thêm mút xốp hoặc giấy bóng khí để hàng hóa không bị xê dịch khi di chuyển. Thùng đựng cần có độ dày phù hợp, thường là thùng carton 3 lớp. Sau cùng dùng băng keo niêm phong thùng lại chắc chắn là có thể an tâm vận chuyển hoặc lưu trữ.
5.7. Cách đóng gói chai nhựa, chất lỏng
Nỗi lo ngại lớn nhất khi lưu trữ mặt hàng này là chất lỏng chảy ra ngoài làm ảnh hưởng tới các sản phẩm còn lại. Ví dụ như sữa, nước ngọt, bia,…
Điều trước tiên là bạn cần đảm bảo mọi sản phẩm trước đi đóng gói đều đã được vặn chặt và không bị xì, không bị rò rỉ chất lỏng ra bên ngoài. Cho vào thùng đựng chuyên dụng, thùng gỗ kín hoặc thùng thiếc, và chèn lót cẩn thận.
Nếu chất nhiều chai lọ vào cùng một thùng cần có thêm vách ngăn. Hoặc chèn thêm tấm bọt khí, mút, xốp, hạt nở để chống sốc.
Bên ngoài thùng cần có ghi chú “hàng dễ vỡ” (nếu cần thiết), và cần có icon hướng dẫn chiều đứng của sản phẩm (để không bị trút ngược khi vận chuyển, lưu trữ)
5.8. Quy cách đóng gói hàng hóa thời trang (giày dép, quần áo, túi xách,…)
Thông thường hàng thời trang sẽ có sẵn bao bì của nhà sản xuất nên việc đóng gói cũng khá đơn giản. Bạn chỉ cần xếp gọn gàng các sản phẩm vào trong thùng carton lớn có kích thước phù hợp. Các sản phẩm này cũng không phải quá lo lắng về vấn đề va đập hay móp méo. Chỉ cần chèn sản phẩm vừa đủ thùng đựng là có thẻ đóng lại và dán băng keo cố định. Nếu không có sẵn bao bì, bạn nên bọc thêm 1 lớp bọt khí hoặc túi nilon trước rồi mới đóng gói.
Đóng gói hàng hóa đúng cách sẽ giúp bảo quản hàng hóa tốt hơn trong khi vận chuyển hoặc lưu trữ thời gian dài. Trên đây là quy cách đóng gói của một số mặt hàng phổ biến. Tùy tính chất hàng hóa mà bạn đang kinh doanh để chọn lựa cách đóng gói cho phù hợp nhất. Và lưu ý hàng đầu đó là cố định hàng chắc chắn không bị xê dịch trong thùng. Cố gắng để đúng chiều sản phẩm, và có ghi chú ngoài thùng khi đóng gói hàng hóa.
