Kho riêng & Kho chung: Thuê kho chứa hàng thế nào sẽ tối ưu hơn?

Hiện nay trong điều kiện hội nhập kinh tế mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp, cá nhân và tổ chức không ngừng mở rộng hoạt động sản xuất, kinh doanh. Kéo theo đó là nhu cầu lưu trữ hàng hóa để đáp ứng kịp thời sức tiêu thụ của thị trường. Việc tìm thuê kho chứa hàng lúc này trở nên tất yếu.

Tâm lý chung của doanh nghiệp là muốn sở hữu một kho hàng riêng để chủ động trong việc xuất nhập, phân phối hàng. Nhưng với thị trường bất động sản không ngừng biến động, chi phí để thuê hoặc đầu tư xây dựng kho hàng riêng là không hề nhỏ. Đó chính là lý do hiện nay có nhiều doanh nghiệp ra đời chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê kho chứa hàng hóa (hay còn gọi là dịch vụ kho chung, kho ghép, kho chia sẻ hay kho công cộng).

Trong bài viết này, SEC Warehouse sẽ giúp bạn tìm hiểu định nghĩa kho riêng, kho chung, phân tích các ưu nhược điểm của hai loại hình kho này. Từ đó giúp bạn dễ dàng cân nhắc lựa chọn hình thức thuê kho chứa hàng phù hợp nhất với nhu cầu thực tế của mình. 

1. Kho là gì?

Theo Wikipedia định nghĩa về kho là một tòa nhà được xây dựng bằng các vật liệu như gỗ, đá, kim loại (sắt, thép,tôn…) vững chắc. Kho được xây dựng trên một địa điểm và đạt các điều kiện tiêu chuẩn để sử dụng cho việc lưu trữ hàng hóa. Kho được sử dụng bởi các nhà sản xuất, xuất nhập khẩu, buôn bán, phân phối, các cá nhân, hộ gia đình, doanh nghiệp hay các cơ quan Nhà nước. Dùng để lưu trữ đa dạng tài sản như: Đồ cá nhân, nội thất, nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa bán buôn, máy móc, hồ sơ tài liệu,…

Ngoài ra có thể hiểu một cách đơn giản: Kho là nơi đảm nhận trách nhiệm lưu trữ và tích lũy hàng hóa.

Khi phân loại theo quyền sử dụng hàng hóa, kho được chia làm hai loại là kho chung và kho riêng. Đây là hai loại kho phổ biến hiện nay có thể đáp ứng được nhu cầu cho người sử dụng kho.

2. Định nghĩa kho riêng và kho chung

2.1. Kho riêng là gì?

Kho riêng là kho được xây dựng và thuộc quyền sở hữu quản lý của các cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức. Dùng để lưu trữ các sản phẩm hàng hóa thuộc quyền sở hữu của họ hoặc do họ tự sản xuất ra.

Ngoài ra còn một hình thức kho riêng khá phổ biến hiện nay đó là kho tự quản. Dạng kho này thì cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp sẽ thuê lại toàn bộ nhà kho của một đơn vị khác, trả tiền thuê kho chứa hàng mỗi tháng hoặc mỗi năm. Tuy không có quyền sở hữu nhưng họ có toàn quyền trong việc đầu tư, khai thác, sử dụng. 

Các đối tượng sử dụng kho riêng thường là các doanh nghiệp lớn, những thương gia có đủ khả năng về tài chính để đầu tư và duy trì hoạt động của một kho hàng.

Những mặt hàng thường lưu trữ ở kho riêng: 

• Các máy móc cơ khí lớn
• Hàng siêu trường, siêu trọng.
• Thiết bị y tế
• Hồ sơ, chứng từ
• Điện máy gia dụng
• Vật liệu xây dựng
• Trái cây
• Thực phẩm tươi sống
• …

2.2. Kho chung là gì?

Kho chung (kho ghép/kho chia sẻ/kho công cộng) là nhà kho do một cá nhân hay doanh nghiệp đầu tư xây dựng. Thông thường sẽ đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn an toàn cũng như các dịch vụ tiện ích đi kèm như bốc xếp, xe nâng, kiểm đếm,… Nhà kho lớn được chia ra nhiều khu vực hoặc ô kệ. Sau đó sẽ cho các cá nhân, công ty khác thuê kho chứa hàng hóa ngắn hạn hoặc dài hạn trong không gian chung nhằm thu về một khoản phí nhất định hàng tháng.

Phí dịch vụ kho chung có thể là sự kết hợp giữa phí lưu giữ hàng hóa và phí sử dụng các tiện ích đi kèm. Về cách tính phí lưu kho chứa hàng, mỗi kho chung sẽ có chính sách tính khác nhau. Có thể tính phí cho mỗi pallet, mỗi mét vuông, mỗi mét khối hoặc dựa vào số lượng thùng hàng. 

Các khách hàng thuê kho chứa hàng chung thường là những công ty quy mô vừa và nhỏ, các hộ kinh doanh nhỏ không có khả năng thuê/xây kho riêng do hạn chế về vấn đề tài chính.

Những mặt hàng có thể lưu trữ trong kho chung: Hầu như mọi loại hàng lưu trữ trong kho riêng đều có thể lưu trữ trong kho chung được. Điều này tùy thuộc vào sự thỏa thuận giữa bên thuê và bên cho thuê. Một số mặt hàng thông dụng như: 

• Hàng thương mại điện tử
• Hàng bán lẻ
• Đồ đạc gia dụng
• Hàng may mặc
• Thực phẩm gói
• Bao bì 
• Mỹ phẩm
• ….

3. Ưu nhược điểm của kho riêng và kho chung

Mỗi doanh nghiệp sẽ có mô hình kinh doanh, hình thức phân phối lưu trữ cũng như loại mặt hàng khác nhau. Vì thế yêu cầu thuê kho chứa hàng cũng không giống nhau. 

Dưới đây là các tính chất đặc thù cũng như ưu nhược điểm cụ thể của dịch vụ kho chung và kho riêng. Bạn có thể căn cứ vào đó để chọn cho mình một không gian kho lưu trữ hàng hóa phù hợp. 

3.1.  Ưu và nhược điểm của kho riêng 

3.1.1.  Ưu điểm của kho riêng

• Tiết kiệm được thời gian

Không gian của kho riêng thường mang tính tự quản nên sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi xuất nhập hàng. Tức bạn có thể xuất nhập hàng bất cứ lúc nào mà không cần phải thông báo hay phải có kế hoạch trước. Bởi thông thường với dịch vụ cho thuê kho chứa hàng chung, bạn cần gửi kế hoạch xuất nhập hàng trước để hệ thống sắp xếp. Như vậy bạn sẽ mất thời gian hơn. 

• Mức độ kiểm soát cao

Doanh nghiệp được kiểm soát hoàn toàn các yếu tố liên quan đến việc lưu trữ. Doanh nghiệp có thể quan sát và theo dõi hàng hóa của mình một cách trực tiếp cho đến khi hàng hóa được giao tận tay cho khách hàng.

• Tính linh hoạt

Kho riêng có tính linh hoạt cao nên khi vận chuyển xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ dễ dàng hơn. Khi bạn cần thay đổi việc sắp xếp, vận chuyển, thời gian xuất nhập khẩu ra vào kho thì sẽ dễ dàng linh hoạt mà không bị rập khuôn theo một quy trình của đơn vị nào khác. Đây là một ưu điểm nổi bật nhất của kho riêng.

• Độ tin cậy của khách hàng cao

Khi chọn kho riêng để lưu trữ hàng hóa thì quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ diễn ra theo đúng với thời gian yêu cầu. Hơn nữa, khách hàng sẽ cảm thấy tin cậy hơn khi làm đối tác với một công ty quy mô có nhà kho riêng, với quy trình chuyên nghiệp và hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra hằng ngày.

• Tận dụng tốt nguồn nhân lực

Công ty có thể tận dụng nguồn nhân lực trong kho riêng một cách phù hợp với từng công việc phân bố trong kho. Họ thường là những người có chuyên môn hoặc kinh nghiệm, giúp hoạt động trong kho diễn ra chuyên nghiệp và ít rủi ro. 

3.1.2. Nhược điểm của kho riêng

• Chi phí đầu tư cao

Kho riêng cần chi phí rất lớn trong việc xây dựng và duy trì hoạt động. Ngân sách tiêu tốn cho việc mua hoặc xây kho riêng cần thời gian rất lâu mới có thể thu hồi. Bên cạnh chi phí về vật liệu xây dựng, thiết kế, kho riêng sẽ buộc doanh nghiệp tiêu tốn một khoản lớn về đầu tư máy móc thiết bị, bảo trì nhà kho, tuyển dụng đào tạo nhân viên và các chi phí vận hành khác mỗi tháng. Vì thế nếu bạn đang có ý định xây/thuê kho riêng cần cân nhắc thật kỹ về năng lực tài chính dài hạn của mình. 

• Chi phí cơ hội lớn

Chi phí cơ hội được hiểu là những cơ hội bị bỏ lỡ khi bạn quyết định chọn lựa một vấn đề nào đó. Trong trường hợp này, chi phí cơ hội chính là những cơ hội đầu tư tốt hơn mà bạn bỏ qua khi phải dồn ngân sách lớn cho việc đầu tư xây dựng kho hàng riêng. Trong khi đó, nếu bạn thuê dịch vụ kho chung với số tiền vừa phải, thì ngân sách còn lại bạn có thể phục vụ cho nhiều hoạt động khác để phát triển hoạt động kinh doanh, phát triển sản phẩm và các chiến lược khác.

• Diện tích kho riêng cố định

Khi chọn kho riêng thì việc lưu hàng hóa chỉ theo một diện tích không gian cố định. Trường hợp khách hàng muốn lưu hàng hóa nhiều hơn so với dự định ban đầu thì không thể mở rộng diện tích kho ngay. Và ngược lại, thời điểm hàng hóa ít thì cũng không thể thay đổi diện tích kho riêng nhỏ lại. Từ đó làm lãng phí diện tích kho hàng.  Vì diện tích kho riêng đã cố định khi xây dựng không thể thay đổi theo ý muốn của khách hàng.

• Rủi ro cao

Trường hợp quá trình vận hành kho riêng không tốt dẫn đến thất thoát, hư hỏng hàng hóa thì mọi chi phí tổn thất do doanh nghiệp gánh chịu. Không chỉ thế còn ảnh hưởng dây chuyền đến hoạt động kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp. Một lưu ý nữa là, sau thời gian vận hành kho, nếu muốn bán lại sẽ gặp nhiều khó khăn và lỗ phí đầu tư. Vì thiết kế của kho trước đó đã được chuyên môn hóa theo nhu cầu của bạn. Người mua /hoặc thuê sau đó thì lại không thích điều này.

3.2.  Ưu và nhược điểm của kho chung

3.2.1.  Ưu điểm của kho chung

• Linh hoạt thay đổi địa điểm

Doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ kho chung không quá phụ thuộc vào đơn vị cho thuê kho. Điều duy nhất ràng buộc là một hợp đồng thuê kho có thời hạn. Vì thế, nếu trong trường hợp doanh nghiệp tìm được nơi khác cho thuê kho chứa hàng có giá tốt hơn, hoặc muốn thay đổi địa điểm kinh doanh chiến lược, thì hoàn toàn có thể chuyển địa điểm thuê kho chỉ trong vòng 1-2 tháng. 

•  Thuê kho chứa hàng có lợi thế về thuế

Vì là kho chung nên doanh nghiệp thuê kho để chứa hàng không phải chịu thuế. Doanh nghiệp xây dựng để kinh doanh mới phải chịu các mức đóng thuế mà pháp luật quy định.

• Tối giản được các thủ tục hành chính

Đối với hàng hóa riêng, bạn buộc phải đăng ký thêm địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh. Điều này sẽ kèm theo các thủ tục khai báo phức tạp. Còn với danh nghĩa là sử dụng “dịch vụ” lưu kho chung, bạn tối giản được bước này. Chỉ cần thanh toán hóa đơn sử dụng dịch vụ hàng tháng mà không phải thủ tục rườm rà.

• Chi phí lưu kho được kiểm soát

Các công ty cho thuê kho chung thường sẽ công khai mức giá. Doanh nghiệp thuê kho căn cứ vào đó chỉ phải trả một khoản chi phí cố định tương đương với diện tích đã sử dụng. Không phải trả những chi phí phát sinh như chi phí điện nước, nâng cấp kho, bảo trì máy móc… Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát được chi phí bỏ ra cho việc thuê kho chứa hàng. Từ đó cân đối ngân sách tốt hơn cho hoạt động kinh doanh.

• Diện tích thuê có thể thay đổi cho mùa vụ

Nếu hoạt động của doanh nghiệp có tính thời vụ, sẽ có những thời điểm lượng hàng tăng cao trong năm. Kho chung với tính chất linh hoạt của mình có thể mở rộng diện tích lưu trữ kịp thời cho doanh nghiệp – điều mà kho riêng cố định không thể đáp ứng. Khi hết mùa cao điểm, lượng hàng giảm xuống thì phí thuê kho chứa hàng cũng được giảm tương ứng. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí. 

• Vốn đầu tư ban đầu gần như bằng 0

Doanh nghiệp thuê kho chung không phải đóng chi phí xây dựng kho. Chỉ doanh nghiệp cho thuê kho chung mới phải tốn chi phí cho việc xây dựng, sửa chữa kho. Vì vậy doanh nghiệp thuê kho chỉ có việc sử dụng mà không cần bỏ vốn đầu tư xây dựng kho.

3.2.2.  Nhược điểm của kho chung

• Không gian có thể không có sẵn

Kho chung có rất nhiều khách hàng lưu hàng hóa. Vì vậy các doanh nghiệp muốn tăng số lượng hàng hóa lưu trữ ở kho lên thì cần phải có một kế hoạch đặt trước, đặc biệt  trong mùa cao điểm. Có như vậy mới đủ không gian đáp ứng nhu cầu lưu kho của khách hàng được.

• Khó đáp ứng cho những sản phẩm đặc thù 

Dịch vụ Kho chung phục vụ lưu trữ nhiều loại mặt hàng đa dạng nên chỉ thường đáp ứng ở mức cơ bản, phù hợp với số đông. Với các sản phẩm đặc thù đòi hỏi tính chuyên môn và điều kiện lưu trữ đặc biệt (độ ẩm, nhiệt độ, không gian, giám sát,…) thì không phải lúc nào cũng có sẵn dịch vụ cho bạn, hoặc là chi phí sẽ khá cao. 

4. BẢNG SO SÁNH KHO RIÊNG VÀ KHO CHUNG

5. KẾT LUẬN

Như vậy, xét theo tính chất của hai dạng kho chung và kho riêng, thì SEC Warehouse có những lời khuyên sau dành cho bạn:

Khi nào nên xây kho riêng?

Nếu doanh nghiệp có năng lực tài chính tốt, muốn mở rộng quy mô, tạo mô hình kinh doanh khép kín thì có thể cân nhắc xây dựng kho riêng. Bên cạnh đó, kho riêng cũng phù hợp với các doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn ổn định. Hay hàng hóa có tính chất đặc thù, đòi hỏi điều kiện lưu trữ phải được thiết kế riêng. Tuy nhiên bạn cần nắm vững Các phương pháp quản lý kho hàng khoa học để khai thác kho tốt nhất!

Khi nào nên thuê kho chứa hàng chung?

Với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, có lượng hàng cần lưu trữ biến động, kinh doanh theo thời vụ thì thuê dịch vụ kho chung sẽ phù hợp hơn cả. Ngoài ra, khi công ty chỉ có đội ngũ nhân sự mỏng, thì thuê kho chứa hàng chung sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí thuê người để quản lý, vận hành kho. Bởi các kho chung đều có sẵn lực lượng bảo vệ, thủ kho, bốc xếp, kế toán,… Giúp bạn an tâm hàng hóa luôn được bảo quản an toàn, được báo cáo tình trạng định kỳ mà không mất quá nhiều thời gian hay nhân sự để quản lý. Đừng quên tham khảo kinh nghiệm tìm thuê kho chứa hàng để chọn được loại hình kho phù hợp nhất với doanh nghiệp.     

Nhìn chung, kho riêng và kho chung đều có những ưu điểm và nhược điểm nhất định, phù hợp với quy mô khác nhau của công ty. Các doanh nghiệp lớn đủ điều kiện tài chính thường sẽ xây dựng kho riêng để lưu trữ hàng hóa và quản lý một cách tiện lợi nhất. Trong khi đó các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể tận dụng thuê kho chứa hàng chung để cắt giảm chi phí phù hợp với ngân sách của mình. 

Nếu bạn muốn tìm hiểu kỹ hơn về mô hình kho chung hoặc thuê kho riêng của SEC Warehouse, vui lòng tham khảo thêm TẠI ĐÂY.