Nhằm đảm bảo an toàn hàng hóa và hoạt động trong kho diễn ra theo khuôn khổ, bảng nội quy kho hàng là điều cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào có hệ thống kho bãi.
Tùy hình thức hoạt động và yêu cầu của ban lãnh đạo, mỗi đơn vị sẽ có các nội quy kho lưu trữ khác nhau, miễn sao phù hợp với tiêu chuẩn doanh nghiệp và quy định của pháp luật về tổ chức kho hàng.
Dưới đây là mẫu nội quy kho hàng hóa hiện đang được SEC Warehouse áp dụng và phát huy hiệu quả. Theo đó nhân viên làm việc khoa học và trách nhiệm hơn, các quy trình trong kho diễn ra nhanh chóng và an toàn. Nếu bạn đang tìm hiểu về chủ đề này, tham khảo ngay!
Các nội dung chính của bài viết
Tầm quan trọng của nội quy kho hàng
Nội quy kho hàng là các quy tắc được đưa ra buộc nhân viên kho và những người tham gia vào hoạt động của kho hàng phải tuân theo. Một nội quy kho hàng được xây dựng kỹ lưỡng và áp dụng triệt để sẽ mang lại những điều tuyệt vời cho doanh nghiệp:
- Giúp hoạt động kho lưu trữ đi vào quy củ và có hệ thống
- Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp.
- Tăng tinh thần trách nhiệm, tính kỷ luật của nhân viên
- Cán bộ công nhân viên kho có tác phong làm việc chuyên nghiệp hơn.
- Đảm bảo sự chính xác cho hoạt động quản lý kho và nhập xuất hàng hóa trong kho
- Quy định kho lưu trữ giúp bảo quản tài sản kho cũng như hàng hóa được an toàn
Mẫu nội quy kho hàng
Nếu bạn có một kho hàng và muốn tạo nội quy hoạt động trong kho, bạn không cần phải suy nghĩ soạn thảo văn bản mất thời gian. Chỉ cần tham khảo mẫu dưới đây và chỉnh sửa, bổ sung các nội dung phù hợp.
Đối với cán bộ công nhân viên làm việc tại kho
Về tác phong
- Nhân viên kho mặc đồng phục và mang giày, đồ bảo hộ lao động, thẻ kho đúng quy định. Trang phục gọn gàng, lịch sự.
- Tuân thủ đúng thời gian làm việc của công ty, phải lấy dấu vân tay đủ. Trường hợp xin nghỉ phép, vào trễ hoặc về sớm, tăng ca đều phải báo cáo với cấp trên và được chấp thuận.
- Cư xử với khách hàng nhã nhặn, lịch sự
- Không tổ chức tụ tập đánh bạc, nhậu nhẹt,… hoặc các công việc khác gây xao nhãng trong giờ làm việc tại kho.
Về quy trình xuất nhập hàng
- Áp dụng chính xác theo quy trình quản lý kho hàng đã được thống nhất
- Tiến hành kiểm đếm hàng hóa của khách hàng kỹ lưỡng trước khi cho xuất hoặc nhập kho. Nếu phát hiện hàng bị lỗi, trầy xước, bể vỡ, thiếu hoặc dư…cần lập biên bản ngay và báo cho bộ phận phụ trách hoặc ban quản lý.
- Mọi loại giấy giao nhận, phiếu xuất nhập hàng đều phải có đầy đủ thông tin và chữ ký xác nhận của các bên chịu trách nhiệm. Bộ phận kho giữ lại một liên.
Về an toàn kho và hàng hóa trong kho
- Mọi túi xách, đồ đạc tư trang của nhân viên kho phải để đúng nơi quy định, không được mang vào khu vực kho chứa hàng.
- Chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về vệ sinh an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy. Tuyệt đối không hút thuốc, nấu nướng, mang đồ vật dễ cháy nổ vào kho. Mọi hoạt động thi công, hàn xì hoặc liên quan tới lửa, nhiệt độ cần được thực hiện ở khu vực quy định, có người giám sát và dụng cụ chữa cháy tại chỗ.
- Không tự ý thay đổi vị trí, mang hàng hóa ra khỏi kho khi không có sự chỉ đạo của thủ kho, ban lãnh đạo.
- Trước khi về, thủ kho và kế toán (hoặc bảo vệ) tiến hành đóng niêm phong cửa chính. Khi mở cửa kho (vào bất kỳ thời điểm nào) cũng cần sự có mặt của những người này trước khi tháo niêm phong.
Về việc sử dụng, bảo quản tài sản kho
- Mỗi nhân viên phải có ý thức bảo vệ tài sản công ty. Khi phát hiện các nguy cơ có khả năng gây hại hàng hóa hoặc tài sản kho hàng cần báo lại ngay cho ban lãnh đạo.
- Đối với đèn chiếu sáng: Chỉ bật đèn ở khu vực nào cần chiếu sáng. Khi không còn sử dụng cần tắt ngay để tiết kiệm điện.
- Đối với xe nâng điện: Luôn sạc pin đầy đủ, tránh để xảy ra trường hợp hết pin khi đang sử dụng.
- Trước khi ra về, nhân viên kho có trách nhiệm kiểm tra tổng quan kho, tắt các thiết bị điện không cần thiết.
Về vệ sinh kho
- Phòng bảo vệ/văn phòng kho cần thường xuyên được quét dọn, luôn gọn gàng, sạch sẽ
- Giữ gìn vệ sinh khuôn viên kho sạch gọn, không vứt rác hay để đồ đạc lung tung.
- Quét dọn và lau nền kho 2 tuần/lần.
Đối với người ngoài công ty
- Người không có phận sự không được phép ra vào kho.
- Đối với khách hàng, không tự ý đi vào các khu vực của kho mà không có sự giám sát, hướng dẫn của nhân viên kho.
- Khách hàng khi muốn đến kho tham quan hoặc thực hiện giao dịch phải thông báo trước với bộ phận kinh doanh hoặc người quản lý trực tiếp và được Ban giám đốc chấp thuận.
- Trong quá trình tham quan kho, khách hàng phải tuân theo sự hướng dẫn của Thủ kho hoặc người được ủy quyền, không gây ồn ào trong kho, không tự ý chụp hình quay phim khi chưa có sự cho phép.
- Khi đến xuất nhập hàng, khách hàng vui lòng xuất trình chứng minh thư, hóa đơn, chứng từ,..và thực hiện các thủ tục theo hướng dẫn của thủ kho hoặc người chịu trách nhiệm tại kho.
- Khách hàng đến kho phải tuân thủ các quy định về phòng cháy chữa cháy, vệ sinh, an toàn lao động cũng như các nội quy quản lý kho hàng của công ty.
Với nội quy làm việc tại kho hàng nêu trên, chủ doanh nghiệp cần phổ biến rộng rãi và thường xuyên để nhân viên nắm rõ. Có thể phát cho từng cá nhân, nhắc nhở trong cuộc họp hoặc in thành bảng lớn dán trong kho hàng. Song song đó cần có các hình thức xử phạt đối với các cá nhân vi phạm nội quy kho để nhân viên nghiêm chỉnh chấp hành.
