Doanh nghiệp càng lớn thì lượng hồ sơ, chứng từ sẽ càng nhiều. Nếu không có cách xử lý đúng đắn và phù hợp dễ dẫn đến những khó khăn trong quá trình điều hành, hoạt động. Sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ chứng từ sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả hơn. Giải phóng không gian làm việc và mang đến nhiều lợi ích cho công ty của bạn!
Các nội dung chính của bài viết
RẮC RỐI KHI HỒ SƠ TÀI LIỆU QUÁ NHIỀU
Thời hạn lưu trữ hồ sơ chứng từ tối thiểu là 5 – 10 năm hoặc thậm chí là vĩnh viễn. Với thời gian kéo dài như thế sẽ gây ra nhiều rắc rối.
- Không gian văn phòng trở nên chật hẹp, bừa bộn và mất thẩm mỹ
- Chất lượng công việc giảm do môi trường hạn chế, không thoải mái
- Muốn an toàn phải vệ sinh thường xuyên, tốn thời gian và nhân lực
- Kiểm soát không tốt có khả năng làm tài liệu bị ướt, phát sinh mối, côn trùng
- Khi cần tìm kiếm hồ sơ cần phải lục lại ở nhiều nơi mất thời gian.
Những hạn chế đó khiến việc cân nhắc và tìm kiếm nơi lưu trữ hồ sơ trở nên cấp thiết. Sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu là lựa chọn được rất nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng, mang lại hiệu quả cao.
LỢI ÍCH KHI SỬ DỤNG DỊCH VỤ LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU
Đối với các loại hồ sơ cực kỳ quan trọng cần bảo quản đặc biệt hoặc giấy tờ, chứng từ trong năm thường xuyên sử dụng, bạn có thể tìm các khoảng không ở văn phòng và lưu trữ tại đấy.
Tuy nhiên đối với các loại hồ sơ của nhiều năm trước ít khi dùng đến, hãy liên hệ với dịch vụ lưu trữ hồ sơ để được hỗ trợ. Đây là một quyết định thông minh của nhà quản lý, bởi bạn sẽ giải quyết được các rắc rối trên và nhận được rất nhiều lợi ích.
1.Giải phóng không gian làm việc
Tất cả giấy tờ được đóng thành thùng và chuyển đến nơi thích hợp. Không gian văn phòng trở nên thoáng đãng, gọn gàng, năng động hơn. Góp phần giúp nhân viên tăng cường sự tập trung, làm việc hiệu quả.
2.Tiết kiệm ngân sách, thời gian và nhân lực
Bạn không cần tốn một khoản ngân sách khổng lồ để đầu tư xây dựng kho riêng chứa tài liệu. Hay mua trang thiết bị kho, thuê người vệ sinh, quản lý riêng,…bởi chi phí kho lưu đã được tính trọn gói.
Bên cạnh đó, khi sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ, bạn sẽ cắt giảm được gánh nặng trong vấn đề vận chuyển, kiểm kê, bảo quản, trông chừng và trích xuất hồ sơ từng chút một. Nhờ tiết kiệm được lượng thời gian khổng lồ, doanh nghiệp có thể tập trung vào chiến lược kinh doanh, phục vụ khách hàng tốt hơn.
3.Quản lý hiệu quả hơn
Các đơn vị lưu trữ sẽ có cách lưu trữ hồ sơ cho bạn một cách khoa học nhất. Bạn sẽ dễ dàng kiểm soát và quản lý. Biết được chính xác giấy tờ ở đâu và có thể lấy được hồ sơ cần thiết ngay. Bạn cũng sẽ được hỗ trợ báo cáo xuất nhập tồn về số lượng hồ sơ đang lưu trữ. Nắm được tình hình tốt hơn.
4.Hồ sơ được bảo vệ an toàn
Với đặc thù lưu trữ hồ sơ nên các kho thường sẽ được xịt khử mối và côn trùng định kỳ. Đáp ứng được các tiêu chuẩn về độ ẩm, phòng cháy chữa cháy, camera và bảo vệ. Các tài liệu quan trọng của bạn được bảo vệ an toàn khỏi các yếu tố ngoại vi.
Thêm vào đó, nhờ có ký kết hợp đồng nên bạn sẽ được đảm bảo quyền lợi bằng các ràng buộc trách nhiệm khi không may xảy ra sự cố.
Thời đại công nghệ giúp việc lưu trữ tài liệu được tối ưu trên hệ thống máy tính, tuy nhiên giấy tờ chứng từ vẫn là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của bất kỳ cơ quan nào. Và để bắt kịp thời đại, chấm dứt cách làm thủ công. Hãy tìm kiếm cho mình dịch vụ lưu kho uy tín.
