Các nội dung chính của bài viết
Quy định về lưu trữ hồ sơ dự thầu
Khác với các giao dịch bình thường, nhỏ lẻ, đối với các công trình hoặc dự án lớn, các chủ đầu tư buộc phải tổ chức đấu thầu để chọn ra nhà thầu có khả năng đáp ứng được yêu cầu kỹ thuật, tài chính với giá cả phù hợp nhất. Có nhiều dạng đấu thầu khác nhau nhưng thông dụng vẫn là kiểu đấu thầu rộng rãi. Dự án càng hấp dẫn, số lượng nhà thầu tham gia càng cao. Theo đó lượng hồ sơ dự thầu cần giải quyết và lưu trữ cũng rất lớn.
Vậy những hồ sơ đấu thầu nào cần lưu trữ? Thời gian lưu trữ hồ sơ đấu thầu là bao nhiêu năm và có những quy định lưu trữ hồ sơ thầu cụ thể nào? SEC-Warehouse xin được giải đáp cụ thể căn cứ vào các quy định pháp luật.
Có những phương thức đấu thầu nào? Hồ sơ đấu thầu cần những gì?
Không có quy định chung về các mẫu hồ sơ đấu thầu. Nội dung các loại giấy tờ hồ sơ sẽ phụ thuộc vào phương thức đấu thầu cũng như yêu cầu của từng gói thầu cụ thể – thuộc từng ngành nghề cụ thể. Trước khi tìm hiểu quy định về lưu trữ hồ sơ thầu, bạn cần nắm được một số phương thức đấu thầu phổ biến:
- Đấu thầu một túi hồ sơ: Các gói thầu về xây lắp, EPC, mua sắm hàng hóa thuộc hình thức đấu thầu hạn chế hoặc đấu thầu công khai sẽ thường áp dụng phương thức một túi hồ sơ này. Theo đó hồ sơ dự thầu sẽ bao gồm các đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về tài chính. Quá trình mở thầu sẽ chỉ được thực hiện một lần.
- Đấu thầu hai túi hồ sơ: Loại này thường chỉ áp dụng cho hình thức đấu thầu tư vấn. Bên tham gia thầu sẽ chuẩn bị hai túi hồ sơ khác nhau, nộp cùng một lúc nhưng quá trình xem xét lại có hai bước. Đầu tiên, bộ hồ sơ đề xuất kỹ thuật sẽ được chủ thầu xem xét đánh giá trước. Theo quy định chung, nếu tổng quan đề xuất kỹ thuật đạt điểm từ 70%, và các tiêu chí còn lại không bị dưới 50% thì mới bắt đầu xem xét túi hồ sơ về đề xuất tài chính.
- Đấu thầu hai giai đoạn: Sẽ có quy mô lớn hơn và yêu cầu nhiều loại hồ sơ, tài liệu chứng tỏ năng lực của nhà thầu. Thường áp dụng với gói thầu xây lắp/mua sắm hàng hóa có giá trị trên 500 tỷ hoặc phức tạp về kỹ thuật, đòi hỏi cao. Giai đoạn 1 là sơ tuyển nhà thầu dựa vào năng lực kỹ thuật, năng lực tài chính và kinh nghiệm của nhà thầu. Với các nhà thầu đạt yêu cầu sẽ bước vào giai đoạn đấu thầu chính thức. Họ phải chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu, trong đó phải thể hiện được các ưu điểm vượt trội của mình, các đề xuất tốt nhất để tạo sự tối ưu cho dự án. Cuối cùng, chủ thầu sẽ căn cứ các tiêu chí giá cả, cam kết tiến độ, khả năng đáp ứng, đề xuất,…để lựa chọn nhà thầu tốt nhất.
Quy định về lưu trữ hồ sơ dự thầu
Lưu trữ hồ sơ dự thầu (hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa)
Hồ sơ đấu thầu phải được lưu trữ đầy đủ và cẩn thận, đảm bảo đơn vị chủ thầu có đề giám sát quá trình thực hiện gói thầu cũng như cung cấp cho các đơn vị chức năng khi có yêu cầu. Riêng đối với việc hồ sơ đấu thầu lưu trữ bao nhiêu năm, Nghị định 63/2014/NĐ-CP của Chính phủ ngày 26/6/2014 nêu rõ về thời gian lưu hồ sơ dự thầu như sau:
Thứ nhất: Đối với tất cả các hồ sơ liên quan đến việc quyết định chọn nhà thầu, thời gian lưu trữ hồ sơ đấu thầu tối thiểu là 3 năm. Tùy nhu cầu của đơn vị chủ thầu, có thể lưu lâu dài hơn để làm tư liệu. Thời gian 3 năm được xác định kể từ lúc quyết toán hợp đồng. Trừ một số ngoại lệ nên ở điều thứ 2, 3, 4…
Thứ hai: Đối với các nhà thầu không đạt yêu cầu về hồ sơ kỹ thuật, thì hồ sơ tài chính sẽ được trả lại nguyên trạng với các khung thời gian như sau:
- Gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn: Chủ thầu phải hoàn trả lại hồ sơ cho các nhà thầu chưa đạt trong thời gian 10 ngày kể từ lúc ký Hợp đồng chính thức với nhà thầu được lựa chọn sau cùng.
- Gói thầu áp dụng phương thức hai túi hồ sơ (ví dụ như cung cấp dịch vụ phi tư vấn, xây lắp, mua sắm hàng hóa, hỗn hợp, v.v…): Hoàn trả hồ sơ đề xuất tài chính cùng lúc với hoàn trả hoặc giải tỏa bảo đảm dự thầu.
Quy định về lưu trữ hồ sơ dự thầu nêu rõ, nếu việc hoàn trả vì lý do nào đó không thể thực hiện hoặc quá thời hạn mà nhà thầu không nhận lại, thì đơn vị mời thầu có thể linh hoạt tiêu hủy, nhưng cần đảm bảo về tính bảo mật.
Thứ 3: Với trường hợp hủy thầu, thì từ khi ban hành quyết định hủy thầu, các hồ sơ liên quan đến gói thầu phải được lưu trữ trong vòng 12 tháng.
Thứ 4: Thời hạn lưu hồ sơ quyết toán và hồ sơ hoàn công cùng các tài liệu liên quan đến đơn vị trúng thầu phải tuân theo các quy định của pháp luật về lưu trữ.
Ngoài ra, nếu gói thầu liên quan đến các công trình xây dựng, bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn tại Quy định về lưu trữ hồ sơ công trình!
Bên cạnh đó nếu doanh nghiệp của bạn cần tư vấn về dịch vụ lưu trữ hồ sơ an toàn và chuyên nghiệp thì có thể liên hệ với SEC Warehouse qua hotline 0901868786 để được hỗ trợ tư vấn.
