Lưu trữ Hồ sơ đào tạo giáo dục là một công việc quan trọng. Các hồ sơ tài liệu trong lĩnh vực này thường chứa các nội dung mang tính định hướng, hoặc thể hiện quy trình cũng như kết quả đào tạo. Chính vì thế cách lưu trữ buộc phải tuân theo một số tiêu chuẩn và quy định nhằm đảm bảo tính thống nhất, an toàn cũng như bảo mật.
Tại nước ta, hồ sơ đào tạo rất đa dạng bởi có nhiều cấp bậc cũng như loại hình. Trong bài viết này, căn cứ vào Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT của Bộ Giáo dục – Đào tạo và các kinh nghiệm lưu trữ hồ sơ nhiều năm qua, SEC Warehouse sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về quy trình lưu trữ các loại hồ sơ đào tạo và các bí quyết lưu trữ hiệu quả, chuyên nghiệp nhất!
Các nội dung chính của bài viết
Quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ giáo dục đào tạo
Ghi chú: Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa
Trong chương trình đào tạo – giáo dục của Việt Nam, mỗi cấp bậc – loại hình đào tạo sẽ có các loại hồ sơ khác nhau. Số lượng lưu trữ hàng năm là vô cùng lớn. Quy định về lưu trữ hồ sơ bao nhiêu năm cũng không giống nhau giữa các cấp.
Vậy loại hồ sơ này phải lưu trữ bao nhiêu năm và lưu như thế nào?
Theo luật, có các thời hạn cơ bản như sau:
- Lưu vĩnh viễn: Cho tới khi hồ sơ tài liệu tư bị hủy hoại một cách tự nhiên
- Lưu có thời hạn: Có thể 1 năm, 2 năm, 10 năm hay vài chục năm. Tùy quy định của của pháp luật và mong muốn của từng đơn vị cụ thể.
- Ngoài ra còn các thời hạn như: Lưu theo hiệu lực pháp lý của văn bản, trả về cho học sinh, sinh viên, lưu theo khóa học,…
Có thể bạn quan tâm: Quy định về thời gian lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu
Dưới đây là thời gian lưu trữ tài liệu đào tạo đối với một số loại tài liệu hồ sơ phổ biến bạn có thể tham khảo:
- Tập văn bản (hồ sơ nguyên tắc) quy định, hướng dẫn gửi chung đến các đơn vị cơ quan về công tác giáo dục và đào tạo: Đến khi văn bản hết hiệu lực
- Số liệu thống kê về tình hình – kết quả giáo dục hàng năm: Vĩnh viễn
- Hồ sơ thành lập hoặc cho phép thành lập, cho phép hoặc đình chỉ hoạt động giáo dục, sáp nhập – chia – tách – giải thể – đổi tên trường mầm non, trường mẫu giáo, nhà trẻ, cơ sở giáo dục phổ thông, trung tâm giáo dục thường xuyên, trung cấp sư phạm, cao đẳng sư phạm, cơ sở giáo dục đại học,…: Vĩnh viễn
- Hồ sơ công nhận đạt chuẩn quốc gia đối với trường mầm non, trường phổ thông, cao đẳng sư phạm, đại học: thời hạn lưu trữ 20 năm
- Hồ sơ biên soạn, thẩm định, phê duyệt các tài liệu bồi dưỡng, hướng dẫn giảng dạy thuộc giáo dục mầm non: 20 năm
- Hồ sơ xây dựng, thẩm định, ban hành chương trình giáo dục phổ thông: vĩnh viễn
- Sổ đăng bộ các cấp tiểu học, THCS, THPT, trung tâm giáo dục thường xuyên: Vĩnh viễn
- Quy định về lưu trữ hồ sơ học sinh tiểu học, THCS đối với Hồ sơ tuyển sinh phải lưu đến khi: Hết khóa
- Hồ sơ tuyển sinh THPT: Hồ sơ chỉ tiêu (Vĩnh viễn), danh sách trúng tuyển (vĩnh viễn), Bài thi (2 năm),…
- Danh sách thí sinh đoạt giải học sinh giỏi: Vĩnh viễn
- Danh sách tham gia đội tuyển Olympic khu vực và quốc tế: Vĩnh viễn
- Bảng ghi tên và kết quả thi nghề phổ thông: 10 năm
- Hồ sơ biên soạn hoặc lựa chọn, thẩm định, phê duyệt giáo trình dùng làm tài liệu giảng dạy, học tập trong các cơ sở giáo dục đại học: Vĩnh viễn
- Hồ sơ cho phép đào tạo liên thông lên trình độ đại học, đào tạo từ xa, văn bằng 2: Vĩnh viễn
- Quyết định trúng tuyển, danh sách trúng tuyển ; Điểm chuẩn tuyển sinh Đại học: Vĩnh viễn
- Bảng điểm tổng hợp kết quả học tập theo học kỳ, năm học, khóa học đại học: Vĩnh viễn
- Quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng đại học; Danh sách tốt nghiệp: Vĩnh viễn
- Quyết định công nhận tốt nghiệp và cấp bằng thạc sĩ, tiến sĩ; Danh sách tốt nghiệp: Vĩnh viễn
- Hồ sơ đánh giá luận văn thạc sĩ: 30 năm
- Hồ sơ đánh giá luận án tiến sĩ: Vĩnh viễn
Thực tế, trong thông tư của bộ Giáo dục và đào tạo, có đến hơn 270 mục cơ bản nêu cụ thể từng loại hồ sơ với thời hạn cụ thể. Bạn có thể tham khảo chi tiết thời hạn bảo quản hồ sơ đào tạo giáo dục tại thông thư 27/2016/TT-BGDĐT
Quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu giáo dục đào tạo
Ghi chú: Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa
Như bạn có thể thấy, số lượng hồ sơ đào tạo là khổng lồ, và thời hạn lưu trữ thường kéo dài từ vài chục năm cho đến vĩnh viễn. Vậy nên đòi hỏi phải có quy trình lưu trữ hồ sơ thật chặt chẽ. Tùy cơ sở phân cấp trách nhiệm cũng như quy trình lưu trữ hồ sơ giáo dục sẽ có sự khác nhau. Bạn có thể tham khảo các lời khuyên dưới đây của SEC Warehouse:
- Bộ phận chịu trách nhiệm lưu trữ giấy tờ hồ sơ đào tạo sẽ tiến hành thu nhận các loại hồ sơ. Cần phân loại rõ ràng và sắp xếp ngay ngắn vào các khu vực đã định trước.
- Các tài liệu hồ sơ này phải đảm bảo đã giải quyết xong trước khi đưa vào kho lưu trữ. Đánh số và ghi chú, mục lục rõ ràng.
- Một số kinh nghiệm bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học cho thấy, Quy trình lưu trữ hồ sơ nên lưu theo từng năm, từng khóa học để thuận tiện cho việc trích lục hồ sơ về sau.
- Để đảm bảo công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học an toàn, kho lưu trữ hồ sơ giáo dục đào tạo cần cao ráo, thoáng khí, có biện pháp phòng tránh mối mọt, côn trùng và hỏa hoạn.
- Biên bản về quyết định nộp hoặc tiêu hủy hồ sơ phải làm thành 2 bản. Một bản lưu tạo đơn vị nộp, 1 bản đưa cho nơi lưu trữ.
- Việc tiêu hủy hồ sơgiáo dục sau khi hết thời hạn lưu trữ sẽ do người đứng đầu cơ quan giáo dục quyết định về hình thức và thời gian.
- Nếu trường có kho lưu trữ riêng, thì việc hủy hồ sơ đào tạo phải được lập thành biên bản. Quá trình hủy phải có người chứng kiến đại diện cho Hội đồng trường và đại diện kho. Nếu trường thuê dịch vụ lưu trữ và tiêu hủy bên ngoài, cần có tối thiểu 1 người của trường chứng kiến việc tiêu hủy.
Quý khách hàng đang có nhu cầu thuê kho lưu trữ các loại hồ sơ, có thể tham khảo về dịch vụ cho thuê kho và lưu trữ hồ sơ tài liệu của SEC Warehouse. Chi tiết vui lòng liên hệ 0901868786 để được tư vấn và báo giá.
