Các yếu tố quyết định giá dịch vụ lưu hồ sơ

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp một trong những vấn đề sau:

• Hạn chế không gian: Không đủ diện tích để lưu trữ hồ sơ.
• Ngân sách: Chi phí để tự thuê một kho riêng là khá lớn và lãng phí
• Thời gian và nhân lực: Bạn không thể thuê thêm nhân sự để quản lý kho riêng. Bạn không có nhiều thời gian để làm công việc vận chuyển, sắp xếp và bảo quản các loại hồ sơ tại kho.

Vậy nên, sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ chính là giải pháp bạn nên cân nhắc để tiết kiệm ngân sách cũng như thời gian, nhân sự. Tuy nhiên tùy một số yếu tố mà giá lưu trữ hồ sơ sẽ có chút khác biệt. Tham khảo ngay nội dung bên dưới để biết về giá dịch vụ lưu hồ sơ nhé!

1. TẠI SAO NÊN SỬ DỤNG DỊCH VỤ LƯU KHO HỒ SƠ, TÀI LIỆU

Các đơn vị cung cấp dịch vụ lưu trữ sẽ được đầu tư, trang bị các thiết bị và điều kiện tiêu chuẩn nhằm đảm bảo an toàn, bí mật cho tài sản của khách hàng. Trong đó, dịch vụ lưu trữ hồ sơ tài liệu sẽ có những ưu điểm  sau:

• Kệ chứa hồ sơ đạt tiêu chuẩn, dễ dàng cho công tác lưu trữ, kiểm tra, trích lục
• Không gian kho thông thoáng và hồ sơ được sắp xếp khoa học gọn gàng
• Camera an ninh và bảo vệ 24/24
• Được trang bị hệ thống báo cháy và dụng cụ chữa cháy khi có sự cố
• Thực hành các phương pháp chống mối mọt, sâu bọ, ẩm mốc
• Có sẵn nhân sự chuyên nghiệp báo cáo xuất nhập tồn. Đáp ừng các yêu cầu trích lục hồ sơ, tài liệu nhanh chóng.
• Tiêu hủy hồ sơ một cách an toàn khi có yêu cầu

2. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN GIÁ DỊCH VỤ LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU

Với những ưu điểm nêu trên, thuê lưu hồ sơ trở thành giải pháp được nhiều công ty chọn lựa. Tuy nhiên giá dịch vụ lưu trữ của các công ty lưu trữ sẽ tùy thuộc vào nhiều yếu tố.

2.1 Vị trí kho cho thuê quyết định giá dịch vụ lưu hồ sơ

Giá dịch vụ lưu hồ sơ ở gần khu vực trung tâm sẽ có giá cao, giảm dần đối với các khu vực lân cận. Ví dụ giá lưu hồ sơ ở kho quận 10 là 150.000 VNĐ/m3/tháng, ở các khu xung quanh như quận 7, quận 4 sẽ là 120.000 VNĐ/m3/tháng. Trong khi ở các huyện Bình Chánh, Nhà Bè thì chỉ khoảng trên dưới 100.000 VNĐ/m3/tháng.

2.2 Giá dịch vụ lưu hồ sơ tùy thuộc hình thức lưu trữ

• Báo giá lưu hồ sơ dựa theo không gian thực đo: Sẽ dựa vào tổng không gian/diện tích mà các thùng hồ sơ chiếm trong kho (đơn vị m3 hoặc m2)
• Chi phí lưu trữ hồ sơ tính theo kích cỡ/khối lượng từng thùng hồ sơ (ví dụ giá lưu mỗi thùng là 15.000 VNĐ/tháng, nếu khách hàng lưu 50 thùng thì tổng giá lưu trữ là 7.500.000 VNĐ)

Tham khảo giá dịch vụ lưu trữ hồ sơ chi tiết tại đây!

2.3 Số lượng hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ

Bạn lưu càng nhiều, thì giá dịch vụ sẽ càng cao. Tuy nhiên với số lượng hồ sơ lớn, hãy thỏa thuận với nhà cung cấp dịch vụ để được giảm giá ưu đãi.

2.4 Tần suất trích lục hồ sơ

Giá lưu trữ hồ sơ có thể sẽ cao hơn nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu trích lục thường xuyên. Quá trình quản lý đòi hỏi mất nhiều thời gian hơn.

2.5 Thời gian lưu trữ

Thông thường giá lưu hồ sơ sẽ được tính theo từng tháng. Nếu bạn lưu hồ sơ lâu dài nhiều năm, có thể đặt vấn đề với công ty lưu trữ để được cung cấp mức giá thuê kho tốt nhất cho mình.

Thuê kho lưu hồ sơ là một giải pháp tiết kiệm cho công ty của bạn (Hình kho minh họa)

2.6 Vị trí lưu trữ trong kho

Một số đơn vị sẽ điều chỉnh giá lưu hồ sơ dựa vào vị trí chứa trong kho. Ví dụ các kệ lưu gần lối đi, ngang tầm với, thuận tiện cho việc trích lục kiểm tra thì giá sẽ cao hơn so với các dãy kệ ở vị trí cao, khuất.

2.7 Yêu cầu về tính bảo mật

Nhà cung cấp sẽ cân nhắc điều chỉnh giá lưu kho với những hồ sơ có tính bảo mật cao, và khách hàng muốn mức độ an toàn được tăng lên tối đa (niêm phong, khóa, lưu không gian riêng biệt, thường xuyên kiếm tra,…)

2.8 Giá dịch vụ lưu hồ sơ và dịch vụ đi kèm

Ngoài giá dịch vụ lưu trữ hồ sơ thì bạn có thể sẽ phải trả thêm một số phí cho các dịch vụ đi kèm. Điều này làm chi phí thuê kho của bạn có chút chênh lệch. Vậy nên hãy hỏi công ty cho thuê kho các phụ phí như:

• Thuê pallet.
• Sử dụng xe nâng.
• Quản lí và báo cáo xuất nhập tồn.
• Chi phí trích lục hồ sơ, tài liệu
• Kiểm tra bảo quản, khử mối mọt.
• Tiêu hủy hồ sơ.

Lưu hồ sơ là một giải pháp tiết kiệm cho công ty của bạn. Nhưng lựa chọn dịch vụ và hình thức lưu trữ sẽ quyết định mức độ tối ưu ngân sách nhiều hay ít. Hãy tham khảo giá lưu hồ sơ và các dịch vụ đi kèm của nhiều công ty, so sánh và lựa chọn cho mình một nơi tin cậy nhất nhé.