Kiểm toán là một công việc quan trọng và đòi hỏi cao, gắn liền với rất nhiều loại hồ sơ giấy tờ. Điều đặc biệt là công việc kiểm toán này tiến hành không chỉ ở một doanh nghiệp mà ở nhiều doanh nghiệp với đa dạng ngành nghề và tính chất khác nhau.
Chính vì thế việc lưu trữ giấy tờ, hồ sơ kiểm toán không phải đơn giản mà đòi hỏi phải tuân theo rất nhiều quy định. Dưới đây là một số quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán và các vấn đề liên quan bạn nên tham khảo nếu đang quan tâm hoặc làm việc trong lĩnh vực này.
Các nội dung chính của bài viết
Hồ sơ kiểm toán là gì và gồm những gì?
Hồ sơ kiểm toán là tập hợp các tài liệu mà kiểm toán viên thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ nhằm mục đích thể hiện quá trình làm việc của kiểm toán viên. Các tài liệu này được thể hiện ở nhiều dạng như giấy tờ, các file máy tính, phim ảnh hoặc các phương tiện khác phù hợp với quy định pháp luật.
Hồ sơ kiểm toán có vai trò quan trọng phục vụ cho hoạt động kiểm toán, chứng minh hoạt động kiểm toán đã diễn ra và lưu giữ bằng chứng trong trường hợp xảy ra các tranh chấp hoặc sự cố về hợp đồng kiểm toán (nếu có)
Đặc biệt, việc lưu trữ hồ sơ giấy tờ kiểm toán còn giúp phục vụ cho các cuộc thanh tra, kiểm tra của các tổ chức, cơ quan nhà nước.
Vậy hồ sơ kiểm toán gồm những gì? Dưới đây là những loại giấy tờ – tài liệu cần có trong hồ sơ kiểm toán:
- Quyết định về hoạt động kiểm toán;
- Báo cáo quyết toán ngân sách và báo cáo tài chính được kiểm toán;
- Bản kế hoạch kiểm toán tổng quan/chi tiết;
- Bản giải trình của nơi được kiểm toán
- Nhật ký làm việc của kiểm toán viên/tổ kiểm toán
- Biên bản xác nhận về hoạt động kiểm toán
- Biên bản xác nhận về số liệu cũng như tình hình kiểm toán của kiểm toán viên
- Báo cáo kiểm toán
- Các hồ sơ tài liệu khác liên quan về hoạt động kiểm toán
Một hình thức lưu trữ hồ sơ kiểm toán (Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa)
Quy định thời gian lưu hồ sơ giấy tờ kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ bao nhiêu năm là thắc mắc của nhiều người làm việc trong lĩnh vực này. Thực tế quy định thời gian lưu hồ sơ kiểm toán được đề cập rất rõ trong trong các văn bản quy phạm pháp luật, cụ thể là Luật kiểm toán độc lập của Quốc hội ban hành năm 2011.
Theo đó, điều 50 quy định về bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kiểm toán nêu rõ:
- Tính từ ngày phát hành báo cáo kiểm toán thì trong thời hạn 12 tháng phải đưa hồ sơ kiểm toán vào bảo quản một cách đầy đủ.
- Thời hạn lưu hồ sơ kiểm toán tối thiểu phải là 10 năm.
Thời gian 10 năm không phải ngắn, lượng hồ sơ vì thế sẽ bị cộng dồn rất lớn. Như vậy, các đơn vị kiểm toán cần hết sức lưu ý về thời gian lưu hồ sơ kiểm toán để lựa chọn phương thức và quy trình lưu trữ phù hợp, từ đó tiết kiệm chi phí cũng như tạo sự thuận lợi nhất.
Các quy định lưu hồ sơ kiểm toán khác
Ngoài thời gian lưu trữ, còn một số quy định khác cần lưu ý nhằm đảm bảo tính hiệu quả và chính xác của quá trình lưu trữ như sau:
- Việc phân loại hồ sơ kiểm toán phải căn cứ vào Quy định danh mục hồ sơ, chế độ bảo quản, bảo lưu, sử dụng, khai thác, tiêu hủy các loại hồ sơ kiểm toán phải tuân theo quy định của Tổng kiểm toán nhà nước.
- Vì hồ sơ kiểm toán rất quan trọng nên khi cho dịch vụ lưu trữ hồ sơ phải hết sức cẩn thận. Chỉ lựa chọn những đơn vị uy tín, có kinh nghiệm và cam kết tiêu hủy an toàn sau khi hết thời hạn lưu trữ.
- Ngoài các hồ sơ kiểm toán nêu trên, các kiểm toán viên có thể sẽ thu thập thêm các tài liệu khác như: Giấy Đăng ký kinh doanh, thông tin tình hình tài chính, một số thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ,…
Nếu bạn đang có thắc mắc về cách lưu trữ hồ sơ, sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ giá rẻ. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 0901 86 87 86 để được hỗ trợ tư vấn.
