Kế toán là một công việc khá vất vả và đòi hỏi sự tinh tế trong quản lý sắp xếp. Bởi đặc thù của ngành phải làm việc với rất nhiều loại giấy tờ và hồ sơ khác nhau. Lượng hồ sơ lưu trữ vì thế sẽ rất lớn và đa dạng chủng loại.
Sắp xếp và lưu hồ sơ kế toán khoa học sẽ giúp bạn có thể tìm kiếm giấy tờ ngay khi cần dùng, biết chúng nằm chính xác ở kệ nào, thùng nào, vị trí số mấy và bao gồm những gì. Đây cũng là một cách giúp bạn chứng tỏ năng lực của bản thân.
Saigon Express – nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ kế toán cho nhiều doanh nghiệp lớn, nhỏ xin hướng dẫn bạn một số một số cách lưu hồ sơ kế toán hiệu quả được nhiều nơi áp dụng!
Một mô hình lưu trữ hồ sơ kế toán tiện lợi (Hình minh họa)
KINH NGHIỆM SẮP XẾP VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ KẾ TOÁN
Các nội dung chính của bài viết
1. Những quy định về lưu trữ hồ sơ kế toán
Những loại hồ sơ kế toán phải lưu trữ
Các loại hồ sơ kế toán phải lưu trữ được quy định cụ thể trong luật pháp. Cụ thể tại điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 nêu rõ các loại giấy tờ hồ sơ kế toán cần lưu trữ là:
1. Chứng từ kế toán. (sổ sách về tiền lương, hàng tồn kho, bán hàng, tài sản cố định, tiền tệ)
2. Sổ kế toán tổng hợp và chi tiết (Các loại sổ nhật ký, sổ cái, sổ quỹ, sổ chi tiết các khoản tiền chi, thu hay vay,…)
3. Các báo cáo của doanh nghiệp như Báo cáo tài chính; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách, hồ sơ thuế ….
4.Các loại tài liệu khác như hợp đồng, báo cáo, bảo hiểm, tài liệu kiểm tra, thanh tra, giám sát, biên bản tiêu hủy, tài liệu về giải thể, chia tách hoặc hợp nhất doanh nghiệp, các tài liệu về thuế phí và các giao dịch khác,…
Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán
Tùy các điều khoản pháp luật, quy định riêng của từng doanh nghiệp cũng như mức độ quan trọng của hồ sơ mà quyết định hồ sơ kế toán lưu trữ bao nhiêu năm. Dưới đây là một số quy định mốc thời gian cơ bản:
– Thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán tối thiểu 5 năm: Giấy tờ chứng từ không trực tiếp ghi trong sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như: Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho, giấy tờ liên quản quản lý điều hành,…
– Thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán tối thiểu 10 năm: Giấy tờ chứng từ được dùng trực tiếp để lập báo cáo tài chính và ghi sổ kế toán; bảng kê chi tiết, sổ chi tiết, sổ tổng hợp; các báo cáo tài chính của doanh nghiệp hàng tháng, hàng quý, hàng năm; báo cáo quyết toán; các giấy tờ liên quan tới việc mua bán, thanh lý tài sản cố định, kết quả kiểm kê tài sản; báo cáo quyết toán hoàn thành đối với các dự án nhóm B – C; chứng từ sổ sách về việc chia, tách, giải thể, phá sản, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp, chấm dứt dự án; Hồ sơ thanh tra kiểm tra Nhà Nước; ….
– Thời gian lưu trữ hồ sơ kế toán vĩnh viễn: Áp dụng cho các đơn vị kế toán thuộc Nhà Nước như Báo cáo tổng quyết Ngân sách Nhà nước, Ngân sách địa phương, Báo cáo quyết toán đối với dự án Nhóm A, các dự án quan trọng tầm cỡ quốc gia, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, quốc phòng, an ninh. Hoặc nếu doanh nghiệp cảm thấy hồ sơ quan trọng có thể yêu cầu thời hạn lưu trữ hồ sơ kế toán vĩnh viễn. Thời gian vĩnh viễn được xác định là trên 10 năm, đến khi giấy tờ tài liệu tự bị hủy hoại vì điều kiện tự nhiên.
Các quy định khác liên quan lưu hồ sơ kế toán
– Tài liệu chứng từ lưu trữ phải là bản chính
– Đơn vị kế toán phải chắc chắn về điều kiện lưu trữ an toàn. Nên xây dựng quy trình quản lý, bảo quản, sử dụng với quy ước về trách nhiệm đối với từng bộ phận, cá nhân.
– Nếu lựa chọn hình thứ lưu trữ trên phương tiện điện tử, phải đảm bảo được sự an toàn, bảo mật và cung cấp kịp thời khi có yêu cầu.
– Việc lưu trữ hồ sơ kế toán bao lâu ngoài các quy định trên, mỗi doanh nghiệp tự quy ước dựa vào tầm quan trọng của từng loại hồ sơ.
2. Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ kế toán hiệu quả, đúng quy định
Quy tắc sắp xếp lưu trữ chứng từ gốc
– Nên sắp xếp các loại chứng từ gốc theo hàng tháng, dựa vào bảng kê thuế đã nộp cho cơ quan thuế. Lưu ý nên kẹp chung tờ khai thuế GTGT hàng tháng với hóa đơn đầu vào và đầu ra
– Khi lưu hồ sơ kế toán, các chứng từ có liên quan cần gộp chung lại với nhau
– Các loại hóa đơn bán ra kẹp theo phiếu thu, phiếu xuất kho, hợp đồng, thanh lý… (nếu có) và có đầy đủ chữ ký.
– Các loại hóa đơn mua vào kẹp cùng phiếu chi, phiếu nhập kho, hợp đồng, thanh lý,…(nếu có) và có đầy đủ chữ ký.
Quy tắc sắp xếp lưu trữ hợp đồng
- Các hợp đồng gốc quan trọng có dấu đỏ tốt nhất nên cho vào một ngăn riêng và lưu trữ tại phòng kế toán. Trong trường hợp bạn lưu hồ sơ kế toán này tại kho, cần đóng gói và ghi chú cẩn thận. Có thể sử dụng loại thùng đặc thù có ổ khóa riêng.
- Tốt nhất nên sao lưu các hợp đồng gốc này và lưu trữ thành một đơn vị tương tự.
- Phân loại theo dự án, nội dung công việc, thời gian ký kết
- Tất cả các tập bìa hồ sơ lưu trữ này cần dán tên DA (Dự án), HĐ (Hợp đồng),…ở gáy, chi tiết tên dự án sẽ ghi trên bìa bên ngoài.
***Trong một bộ hợp đồng đầy đủ sẽ bao gồm các loại tài liệu sau:
- Hợp đồng và phụ lục hợp đồng
- Bảng kế hoạch và tờ trình
- Các giấy tờ liên quan như tới phê duyệt ký hợp đồng như hồ sơ thầu, báo giá…
- Tờ khai hải quan (trong trường hợp có xuất khẩu hàng hóa)
- Phiếu thu chi mỗi lần thanh toán được xếp theo thời gian
- Các biên bản giao nhận hàng, nghiệm thu, thanh lý, hóa đơn, chứng từ thuế, phiếu xuất nhập kho,…(nếu có)
- Những giấy tờ, chứng từ khác có liên quan
Các hợp đồng quan trọng cần đóng gói và ghi chú cẩn thận (Hình minh họa)
Lưu hồ sơ kế toán dạng nhật ký
Bên cạnh các loại giấy tờ, chứng từ kế toán, bạn cần có nhật ký ghi chú lại tất cả các hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Tốt nhất nên chia theo năm, sau mỗi năm bạn có thể đưa vào kho lưu trữ hồ sơ tài liệu. Song song với việc lập sổ tay, bạn cần kèm theo folder trên máy tính để dễ kiểm soát. Theo đó sẽ có các loại sổ sau:
- Nhật ký chi tiền
- Nhật ký thu tiền
- Nhật ký mua hàng (có thể gộp chung với nhật ký chi tiền)
- Nhật ký bán hàng (có thể gộp chung với nhật ký thu tiền)
- Sổ thông tin về tài khoản, tiền ngân hàng
- Sổ quỹ chi thu trực tiếp bằng tiền mặt
- Sổ công nợ
- Sổ theo dõi tài sản cố định
- Sổ chi tiết xuất nhập và tồn hàng hóa
- Các loại sổ khác phục vụ cho từng doanh nghiệp
Lưu hồ sơ lao động tiền lương
Bạn cần có ngăn riêng để chứa các thông tin này. Tuy nhiên đối với doanh nghiệp có từ vài trăm đến hàng ngàn nhân sự thì không gian để chứa các loại hồ sơ này không hề nhỏ. Tốt nhất bạn nên tìm đơn vị cho thuê kho có cung cấp dịch vụ lưu giữ tài liệu kế toán để tiết kiệm chi phí thuê văn phòng và giải phóng không gian làm việc.
Bao gồm các mục sau:
- Bộ hồ sơ của người lao động
- Hợp đồng lao động gốc
- Các quyết định của công ty về việc bổ nhiệm, tăng chức, tăng lương,…
- Bảng chấm công, thanh toán lương (nên kèm theo chữ ký)
- Giấy tờ liên quan về việc giảm trừ gia cảnh (nếu có)
- Giấy ủy quyền về việc quyết toán thuế Thu nhập cá nhân
- Hồ sơ đăng ký của người lao động về mã số thuế cá nhân
- Các giấy tờ bảo hiểm và chứng từ nộp bảo hiểm
- Kèm các giấy tờ khác liên quan, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp
Hồ sơ này tổ chức theo từng cá nhân. Sau đó bạn có thể tùy chỉnh sắp xếp theo từng phòng ban, theo thứ tự chữ cái, kinh nghiệm làm việc,..
Riêng về bảng lương, cần gom về các foder theo từng năm, trong mỗi năm chia thành từng tháng. Trong đó sẽ bao gồm bảng thanh toán lương được cấp trên ký duyệt, bảng lương chuyển Ngân hàng hoặc bản ký nhận tiền mặt.
Đối với bảng lương, cần gom về các foder theo từng năm (Hình minh họa)
Lưu trữ hồ sơ công nợ
Khi lưu trữ hồ sơ kế toán công nợ, bạn nên tập trung ở một khu vực và chia ra thành các tệp như sau:
- Biên bản đối chiếu công nợ theo tháng, theo quý và năm
- Các quyết định liên quan tới việc xử lý công nợ
- Biên bản đối trừ công nợ
- Các công văn yêu cầu giải quyết công nợ
Các lưu ý khác khi lưu hồ sơ kế toán trong kho lưu trữ
- Nên chọn kho lưu hồ sơ kế toán thoáng mát, rộng rãi, không bị ngập hay dột nước, có trang bị đầy đủ các hệ thống camera an ninh, phòng cháy chữa cháy và bảo vệ
- Đảm bảo rằng kho lưu trữ được xịt mối và côn trùng định kỳ
- Lựa chọn kệ và thùng chuyên dụng chứa hồ sơ tài liệu để thuận tiện cho việc tìm kiếm, trích xuất hồ sơ
- Ưu tiên các đơn vị cho thuê kho có thời gian làm việc linh động, hỗ trợ giao hồ sơ tận nơi sẽ tiện lợi hơn.
