Với tầm quan trọng của hồ sơ trong hoạt động kinh doanh cũng như pháp lý. Doanh nghiệp cần có phương pháp quản lý, lưu trữ hồ sơ một cách cẩn thận, nghiêm túc. Và nhiều dịch vụ lưu trữ hồ sơ hiện nay đã áp dụng cách lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO để tăng cường độ an toàn. Vậy quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO là gì và có những lưu ý nào cần quan tâm?
Các nội dung chính của bài viết
Vai trò của lưu trữ hồ sơ
Đây là công việc cần thiết quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Theo đó, lưu trữ hồ sơ tài liệu giữ các vai trò:
- Cung cấp bằng chứng về hoạt động kinh doanh của công ty
- Làm cơ sở để tổng hợp báo cáo, xử lý dữ liệu thống kê
- Đánh giá hiệu quả kinh doanh cũng như xem xét hướng phát triển mới của doanh nghiệp
- Cung cấp cho các cơ quan có thẩm quyền, các bên liên quan khi được yêu cầu
- Lưu trữ hồ sơ nhân viên, các tài liệu quan trọng khác về kế toán, nhân sự, chiến lược,….
- Làm tài liệu đào tạo cho những nhân viên mới
Hồ sơ luôn phải được kiểm soát sao cho có thể “sẵn có và phù hợp để sử dụng tại nơi và khi cần” (Hình minh họa)
Lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là gì?
ISO 9001- 2015 là phiên bản hiện hành mới nhất của tiêu chuẩn 9001, ra đời sau ISO 9001- 2008. Đây là tiêu chuẩn được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ban hành vào cuối tháng 9 năm 2015. ISO 9001- 2015 (gọi tắt là ISO 9001) đưa ra các tiêu chí liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng được áp dụng cho nhiều lĩnh vực. Tiêu chuẩn này được xem như là một khuôn khổ để đánh giá chất lượng quản lý của một tổ chức.
Theo đó, quy trình kiểm soát tài liệu theo iso 9001-2015 phải đáp ứng được các tiêu chí trong bộ tiêu chuẩn này. Việc quản lý hồ sơ sẽ thực hiện kiểm soát theo các khía cạnh: Nhận biết. Bảo quản. Bảo vệ. Sử dụng. Xác định thời gian lưu trữ. Phương pháp huỷ hồ sơ!
Quy trình kiểm soát hồ sơ theo ISO 9001-2015
1.Nhận biết
Cách lưu trữ hồ sơ theo iso yêu cầu việc lưu trữ, tạo lập và cập nhật hồ sơ cần đảm bảo sự thích hợp của: Việc nhận biết và mô tả (ví dụ như thời gian, tiêu đề, phòng ban, tác giả hoặc số tham chiếu); Định dạng (ví dụ ngôn ngữ, hình ảnh,..); sự xem xét và phê duyệt.
Việc nhận biết bao gồm quy định ký mã hiệu của biểu mẫu làm cơ sở truy cập nguồn gốc biểu mẫu, số biểu mẫu để truy xuất hồ sơ nhanh chóng, chính xác hồ sơ cần truy xuất. Trong mỗi phòng ban, cần có “Danh mục loại hồ sơ” để nắm rõ được bộ phận mình có bao nhiêu loại hồ sơ đang lưu giữ. Đối với mỗi loại hồ sơ, cần phải thiết lập danh sách để truy xuất cho từng hồ sơ.
2.Bảo quản
Để lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO, các hồ sơ sẽ được lưu trữ trên các file, bìa còng và cứng. Hồ sơ lưu trữ cần phân loại về thời gian, khách hàng, loại hồ sơ. Tiêu đề file cần ghi rõ, sử dụng màu sắc khác nhau cho mỗi loại hồ sơ riêng biệt. Đối với những loại hồ sơ cần lưu trong thời gian dài, quan trọng, số lượng lớn… Doanh nghiệp có thể sử dụng đến các dịch vụ lưu trữ tại kho.
Và yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO là hồ sơ luôn phải được kiểm soát sao cho có thể “sẵn có và phù hợp để sử dụng tại nơi và khi cần”. Đồng thời phải được đảm bảo an toàn, tính bảo mật, sự toàn vẹn,….
Doanh nghiệp nên có cách thức bảo vệ riêng phù hợp cho từng loại hồ sơ. Tùy theo mức độ quan trọng của hồ sơ ta có thể lưu trữ riêng. Một số hình thứ lưu trữ hồ sơ thông thường là bỏ tủ có khóa, tự lưu ở văn phòng hoặc thuê kho lưu trữ…
Khi thuê kho của một đơn vị khác, bạn cần biết cách chọn được kho lưu hồ sơ an toàn, chất lượng. Đảm bảo đầy đủ các tiêu chuẩn an toàn như xịt khử côn trùng, phòng cháy chữa cháy, bảo vệ, camera an ninh,… Kèm theo đó là hợp đồng thuê kho lưu trữ rõ ràng, có điều khoản đền bù khi xảy ra mất mát, hư hại hồ sơ, tài liệu.
3. Sử dụng hồ sơ lưu trữ
Quy trình kiểm soát hồ sơ theo iso nêu rõ, các bộ phận công ty có quyền truy cập, sử dụng, trích lục hồ sơ khi có nhu cầu để phục vụ cho mục đích công việc. Việc sử dụng hồ sơ tùy theo yêu cầu công ty mà bắt buộc phải thông báo, tuân thủ quy trình hoặc không.
Thông thường, nếu sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ bên ngoài thì buộc người trích lục phải trình xuất giấy giới thiệu hoặc yêu cầu trích lục. Điều này nhằm đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho hồ sơ lưu trữ.
4.Xác định thời gian lưu trữ
Tuỳ theo loại hồ sơ, theo yêu cầu khách hàng, yêu cầu luật pháp… các hồ sơ sẽ được xác định thời hạn lưu trữ. Tuy nhiên sẽ không ít hơn một năm để đảm bảo hoạt động đánh giá nội bộ, đánh giá chứng nhận định kỳ… Với yêu cầu của ISO/IEC 17025 có những lĩnh vực yêu cầu tối thiểu hồ sơ lưu 03 năm.
5.Phương pháp huỷ hồ sơ
Các hồ sơ hết hạn sẽ được tiến hành huỷ bỏ. Tuỳ theo mức độ quan trọng của hồ sơ để xác định phương pháp. Đối với hồ sơ quan trọng phải lập hội đồng. Và phương pháp huỷ có thể là đốt, sử dụng máy cắt giấy. Đối với những hồ sơ thông thường có thể gạch đi để sử dụng hoặc bán ….
Lưu hồ sơ không chỉ đơn giản là gom hồ sơ lại và cho vào thùng đựng, để vào một góc. Bởi sẽ có nhiều trường hợp bạn cần phải trích lục nhanh chóng khi có yêu cầu. Lưu hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO sẽ giúp lưu trữ, bảo vệ, và tìm kiếm hồ sơ theo cách khoa học nhất. Tối ưu hóa hiệu quả làm việc của bản thân cũng như của cơ quan.
