Mặc dù hiện tại, quá trình lưu trữ thông tin đang dần được điện tử hóa. Bạn có thể tìm thấy các file word, các foder lưu trữ hàng hoạt thông tin chỉ nhờ một click chuột. Tuy nhiên giấy tờ, hồ sơ bản cứng vẫn giữ một vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Để lưu trữ hồ sơ kiểm toán không mất quá nhiều diện tích thì bạn hãy tìm thuê dịch vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu bên ngoài.
Một vài hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn an tâm hơn khi giao hồ sơ, tài liệu quan trọng của mình cho đơn vị khác lưu trữ. Việc lưu hồ sơ đúng cách vừa giúp bảo vệ an toàn cho tài liệu của bạn mà còn giúp bạn dễ dàng quản lý, tìm kiếm.
Các nội dung chính của bài viết
1. Kho có an toàn để lưu trữ không
- Thứ nhất đó là tìm hiểu xem công ty cho thuê kho đó có thông tin, địa chỉ, website rõ ràng. Tiếp theo bạn hãy đến trực tiếp quan sát kho trước khi ra quyết định thuê.
- Kiểm tra độ an toàn của kho: độ khô thoáng, ẩm ướt. Xem xét các hệ thống bảo vệ chống trộm cắp như camera, bảo vệ thường trực. Mọi thứ nếu đều ổn thì bạn có thể an tâm sử dụng dịch vụ ở đây
- Hãy xem thử đơn vị đó sử dụng loại thùng chứa như thế nào. Thùng nên dày, cứng cáp, tốt nhất nên có cấu tạo từ nhựa hoặc sắt không gỉ. Thùng hồ sơ nên có kích thước chuẩn vừa phải.
- Chống côn trùng, mối mọt. Hãy đảm bảo kho lưu trữ thường xuyên được xịt khử côn trùng thường xuyên.
Đặc biệt quan trong, bạn hãy hỏi thử xem liệu doanh nghiệp cho thuê kho lưu trữ hồ sơ kiểm toán có bảo hiểm cháy nổ và chế độ đền bù cho khách hàng khi xảy ra sơ xuất không. Một cách bảo đảm hơn đó là bạn cần mua riêng bảo hiểm tài sản cho cơ quan của mình.
2. Xem xét cách đơn vị cung cấp dịch vụ sắp xếp hồ sơ – tài liệu
- Sắp xếp hồ sơ khoa học. Hãy xem thử cách sắp xếp các tài liệu hiện có có khoa học không. Nhờ đó, bạn có thể dự đoán được cách mà đơn vị này sẽ sắp xếp tài liệu của bạn. Ví dụ: Phân loại theo từng phòng ban, theo loại hồ sơ, mức độ quan trọng, thời gian,…
- Có gắn nhãn bên ngoài hộp từng thùng hồ sơ được đánh số thứ tự. Gắn cùng một mảnh giấy đính kèm ghi chú thông tin sơ bộ của những hồ sơ, giấy tờ bên trong
- Bố trí thùng hồ sơ ở vị trí thấp, vừa tầm với, có ánh sáng tốt và dễ quan sát.
Bạn cũng nên hỏi xem liệu đơn vị đó có lập sơ đồ mô tả vị trí hay không. Điều này rất quan trọng bởi đây là việc làm cần thiết khi số lượng thùng đựng hồ sơ của công ty bạn nhiều và để ở nhiều ngăn kệ khác nhau. Bên cạnh đó, bạn hãy tạo một folder kiểm soát trên máy tính. Thông thường các công ty cho thuê kho sẽ cung cấp cho bạn bảng báo cáo mỗi tháng. Tuy nhiên bạn cũng nên lập một file dữ liệu riêng cho mình.
Cuối cùng đó là bạn hãy hỏi kỹ về các dịch vụ hỗ trợ và chi phí lưu trữ hồ sơ kiểm toán quy trình giao nhận hồ sơ. Bạn phải đến kho truy xuất hồ sơ hay sẽ có dịch vụ giao hồ sơ đến tận chỗ làm.
