Trong thời đại công nghệ hiện nay, hầu như mọi dữ liệu đều được “điện tử hóa” với các file lưu trên máy tính. Tuy nhiên theo luật pháp hiện hành của Việt Nam, để hoàn tất các thủ tục pháp lý buộc doanh nghiệp phải lưu trữ các loại văn bản chứng thực bằng tài liệu giấy, với đầy đủ chữ ký và đóng dấu của các cơ quan liên quan. Đó chính là lý do vì sao mà các doanh nghiệp lớn hay nhỏ đều cần một không gian nhất định để lưu trữ hồ sơ tài liệu.
Vậy có những hồ sơ cần lưu trữ nào tại cơ quan, loại nào có thể thuê kho lưu trữ bên ngoài? Mời bạn tham khảo những hướng dẫn sau của SEC Warehouse nhé!
Các nội dung chính của bài viết
Tài liệu, hồ sơ cần lưu trữ tại phòng ban công ty
Dưới đây là các loại giấy tờ, hồ sơ cần lưu trữ cẩn thận tại văn phòng công ty, trên các ngăn kệ hoặc các thùng hồ sơ có khóa vì tính chất quan trọng của chúng:
- Lưu trữ tài liệu mật của công ty
- Lưu hợp đồng quan trọng hoặc các hợp đồng vừa mới ký
- Lưu hồ sơ thanh tra để có thể trình xuất ngay khi có yêu cầu
- Các giấy tờ tài liệu cần sử dụng thường xuyên. Ví dụ như hồ sơ chứng từ 1 năm trở lại. Hoặc tối thiểu là 1-2 tháng gần nhất.
- Và lưu các loại tài liệu khác tùy tính chất, lĩnh vực hoạt động của công ty.
Sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ
Nhiều loại giấy tờ lưu trữ trong nhiều năm chắc chắn sẽ khiến không gian làm việc của bạn trở nên ngột ngạt chật chội, các tủ hồ sơ lộn xộn, bụi bẩn. Và đặc biệt, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để dọn dẹp, tìm kiếm hồ sơ khi có việc cần. (Theo điều 40 luật kế toán, các loại chứng từ, hồ sơ của doanh nghiệp cần lưu tối thiểu 5 năm. Nếu quan trọng thời gian sẽ kéo dài hơn, một số loại bắt buộc lưu vĩnh viễn.)
Vậy nên lượng giấy tờ càng nhiều, càng khó kiểm soát và trích lục. Để quản lý hồ sơ doanh nghiệp hiệu quả, thuê kho lưu hồ sơ tài liệu chính là giải pháp lưu trữ tối ưu. Một vài loại hồ sơ dưới đây bạn có thể chuyển giao cho công ty lưu hồ sơ để giải phóng không gian làm việc của mình
Cần sắp xếp, tổ chức hồ sơ lưu trữ một cách hợp lý, khoa học (Hình minh họa)
Phân loại hồ sơ – tài liệu cần lưu trữ
- Lưu hồ sơ kế toán, các chứng từ, hợp đồng,…
- Lưu trữ hồ sơ kiểm toán, quyết toán
- Lưu hồ sơ nhân sự, đặc biệt là lưu hồ sơ nhân viên đã công tác từ 6 tháng trở lên.
- Lưu hồ sơ tín dụng
- Lưu trữ hồ sơ bệnh án đối với các trạm y tết phường xã. Các bệnh viện tư nhân,…
- Lưu hồ sơ dự án
- Lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng
- Lưu trữ hồ sơ công chứng, lưu trữ hồ sơ chứng thực cho doanh nghiệp hoặc các cơ quan công chứng
- Lưu trữ hồ sơ cán bộ công nhân viên chức của các cơ quan công lập
- Lưu trữ hồ sơ dự thầu, lưu trữ hồ sơ đấu thầu
- Lưu trữ hồ sơ địa chính
- Lưu trữ hồ sơ hành chính
- Lưu trữ hồ sơ hải quan
- Lưu trữ hồ sơ hoàn công
- Lưu trữ hồ sơ nhà đất
- Lưu trữ hồ sơ quy hoạch
- Lưu hồ sơ tài sản cố định
- Lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp, các tài liệu doanh nghiệp khác
Lưu ý khi lưu trữ tài liệu hồ sơ tại kho lưu trữ
- Sắp xếp, tổ chức hồ sơ lưu trữ một cách hợp lý, khoa học. Ví dụ theo thời gian từng năm, theo phòng ban, theo loại tài liệu…sao cho dễ trích lục nhất.
- Cần lập một file quản lý hồ sơ trên máy tính. Kiểm soát bằng sơ đồ bố trí trong kho lưu hồ sơ
- Chọn thuê kho lưu hồ sơ tài liệu chuyên nghiệp, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn an toàn, hỗ trợ trích xuất hồ sơ tốt nhất.
