Mẫu bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa – Quản lý hàng tồn kho bằng excel

Mẫu bảng kê xuất nhập tồn hàng hóa và mẫu bảng quản lý tồn kho hàng hóa  có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với kế toán kho nói riêng cũng như cả doanh nghiệp nói chung. Thông qua mẫu kê tổng hợp này, kế toán mới có thể nắm được số lượng xuất nhập hàng, lượng hàng tồn kho, tình hình công nợ hàng tháng,…Đồng thời chủ doanh nghiệp cũng nắm được tình hình tồn kho để có những quyết định kinh doanh phù hợp.

Dưới đây là các form mẫu phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, file excel mẫu bảng kê xuất nhập tồn (file quản lý hàng tồn kho excel) đầy đủ mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần tham khảo.

Mẫu bảng kê nhập kho hàng hóa – Phiếu nhập kho hàng hóa

Mục đích: Kiểm đếm chính xác lượng hàng hóa, sản phẩm, vật tư, công cụ nhập kho. Bảng kê phiếu nhập kho hàng hóa là căn cứ quan trọng để điền thông tin vào thẻ kho, kế toán nhập liệu, xác định tình trạng hàng hóa cũng như trách nhiệm của các bên nếu không may xảy ra sự cố.

Nếu hàng nhập từ bên ngoài, lập phiếu nhập kho thành 2 liên. Trong đó thủ kho giữ 1 liên để điền vào thẻ kho rồi sau đó giao phòng kế toán, 1 liên lưu tại nơi lập phiếu. Nếu là hàng tự sản xuất, lập thành 3 liên, liên thứ 3 giao lại cho đơn vị giao hàng. Khi nhập kho phải ký tên đầy đủ.

>> Tải về mẫu phiếu nhập kho hàng hóa <<

Mẫu bảng kê xuất kho hàng hóa – Phiếu xuất kho hàng hóa

Mục đích: Theo dõi số lượng hàng hóa, vật đi xuất đi khỏi kho hoặc chuyển đến các bộ phận trong doanh nghiệp. Dựa vào lệnh xuất kho hàng hóa để tiến hành hạch toán chi phí, xây dựng giá cho sản phẩm. Chỉ những hàng hóa ghi trong biên bản xuất kho mới được phép di chuyển ra khỏi kho, giúp kiểm soát quá trình lưu thông chặt chẽ, hạn chế những thất thoát không đáng có.

Thông thường phiếu xuất kho hàng hóa sẽ được lập thành 3 liên, liên 1 lưu tại bộ phận lập phiếu, Liên 2 thủ kho giữ để điền thông tin vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán. Liên 3 đưa cho bộ phận nhận hàng.

>> Tải về mẫu phiếu xuất kho hàng hóa <<

Mẫu bảng Xuất – Nhập – Tồn kho hàng hóa (Mẫu quản lý hàng tồn kho bằng excel)

Bảng kê nhập xuất tồn kho hàng hóa file excel dùng để nhập tất cả các thông tin về hoạt động nhập xuất kho.

Mẫu bảng nhập xuất tồn kho hàng hóa thường đi kèm với bảng kê nhập kho, bảng kê xuất kho, báo cáo xuất nhập tồn, thông tin sản phẩm,… Thông thường mẫu báo cáo kho hàng sẽ được tổ chức thành một file excel tập trung có nhiều sheet được liên kết với nhau bằng các công thức, sao cho thuận tiện nhất để theo dõi quá trình nhập xuất tồn hàng hóa.

Không có quy chuẩn chung cho mẫu xuất nhập tồn kho hàng ngày. Tùy tính chất cũng như nhu cầu của doanh nghiệp mà xây dựng file thích hợp. Tuy nhiên để tiết kiệm thời gian cũng như công sức, bạn có thể tải các file xuất nhập tồn excel mẫu về sau đó chỉnh sửa bổ sung.

Đối với doanh nghiệp có một kho

File xuất nhập tồn bằng excel rất thông dụng hiện nay. Trên đó chứa các thông tin mà cửa hàng/doanh nghiệp cần như chi tiết hàng hóa, tổng lượng hàng nhập xuất trong một khoảng thời gian nhất định, lượng hàng tồn,….Bảng nhập xuất tồn bằng excel đơn giản, dễ sử dụng nhưng hạn chế là chỉ thích hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ với lượng hàng không quá nhiều.

>> DOWNLOAD BẢNG XUẤT NHẬP TỒN HÀNG HÓA CƠ BẢN <<

Đối với doanh nghiệp có nhiều kho

Doanh nghiệp có nhiều kho hàng thì quá trình quản lý sẽ phức tạp hơn, file excel quản lý nhập xuất tồn theo dõi cũng cần chặt chẽ hơn. Bao gồm các kho nhỏ và kho tổng hợp sao cho các số liệu có tính liên kết và thống nhất với nhau. Với file mẫu này, bạn nhớ chọn Review ProtectSheet, nhập pass vào trước khi sử dụng.

>> DOWNLOAD BẢNG XUẤT NHẬP TỒN HÀNG HÓA CHO NHIỀU KHO <<

Kiểm soát nhập và xuất kho là những khâu rất quan trọng trong quá trình vận hành kho bãi. Thông qua các con số chính xác sẽ giúp cho quá trình lưu trữ, theo dõi hàng hóa được xuyên suốt, thuận lợi hơn. Do vậy,người thủ kho và kế toán cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về nhập xuất kho. Thứ nhất, ghi đầy đủ thông tin vào phiếu nhập xuất kho hàng hóa. Thứ 2, theo dõi sát sao và nhập liệu cẩn thận vào bảng báo cáo xuất nhập tồn hàng hóa.

Để giảm tải công việc của kế toán cũng như hạn chế các sai sót, lời khuyên đối với các doanh nghiệp lớn (hơn 1000 mã hàng) là nên sử dụng các phần mềm theo dõi xuất nhập tồn chuyên dụng thay vì excel, hoặc liên kết với đơn vị cho thuê kho bao gồm luôn trách nhiệm báo cáo xuất nhập tồn. Điều này sẽ giúp việc quản lý của bạn hiệu quả và chính xác hơn.

Ưu nhược điểm quản lý hàng tồn kho bằng excel

Quản lý hàng tồn kho chưa bao giờ là việc dễ dàng nhưng không phải là quá khó. Quan trọng là bạn đã chọn đúng phương pháp hay chưa. Hiện nay việc quản lý hàng tồn kho bằng excel được rất nhiều người ưa chuộng bởi tính hữu ích và tiết kiệm. Tuy nhiên bên cạnh các ưu điểm ấy, việc quản lý xuất nhập tồn bằng excel cũng có không ít khuyết điểm. Vậy nên bạn cần xem xét cân nhắc kỹ trước khi quyết định quản lý hàng hóa bằng excel hay sử dụng phần mềm chuyên biệt!

Ưu điểm quản lý hàng tồn kho trên excel

Đơn giản, dễ sử dụng: Thao tác nhập liệu trên excel không quá phức tạp. Chỉ cần bạn nắm được nguyên lý sử dụng cơ bản và cẩn thận khi nhập liệu là sẽ có được kết quả chuẩn xác.

Dễ tìm file excel mẫu: Hiện nay trên internet có rất nhiều form quản lý hàng tồn kho excel có sẵn, với đầy đủ công thức và chức năng. Vì thế bạn không cần phải mất thời gian thiết kế, xây dựng công thức như trước kia. Bạn chỉ việc tìm kiếm và lựa chọn mẫu theo dõi hàng tồn kho phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình, rồi điều chỉnh lại cho phù hợp.

Không tốn phí: Có thể nói đây là ưu điểm hàng đầu của việc quản lý hàng tồn kho bằng excel. Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thì việc sử dụng phần mềm quản lý (với khoảng chi phí lớn) là chưa thực sự cần thiết. Nên file excel trở thành một giải pháp hữu ích và tiết kiệm.

Nhược điểm khi quản lý hàng tồn kho trong excel

Dễ sai sót: Tất cả việc nhập liệu trên excel đều được thực hiện thủ công. Vậy nên nếu nhân viên nhập liệu không cẩn thận có thể làm sai số liệu, dẫn đến sai dây chuyền khó phát hiện.

Tính bảo mật chưa cao: Ai có file excel cũng đều có thể chỉnh sửa số liệu. Nếu không may có kẻ gian phá hoại cũng khó xác định người làm là ai như trên phần mềm.

Khó quản lý nếu mã hàng quá lớn: File excel chỉ thích hợp với các doanh nghiệp vừa hoặc nhỏ, với lượng hàng tương đối. Khi mã hàng đạt vài nghìn, việc quản lý, theo dõi hàng tồn kho trên excel trở nên khó khăn và dễ dẫn đến sai sót hơn. File cũng trở nên nặng, tải chậm hơn.

Lưu ý của việc quản lý hàng tồn kho bằng excel

Những người dùng file excel báo cáo xuất nhập tồn cần biết cách sử dụng excel cơ bản, thậm chí thông thạo để có thể phát hiện và xử lý lỗi nhanh chóng. Các hàm cơ bản cần nắm như Sum, Sumif, If, Countif, HLookup, VLookup, ….

Vì file quản lý xuất nhập tồn đóng vai trò rất trong trọng trong việc theo dõi tình hình kinh doanh, tình trạng hàng hóa của doanh nghiệp, vậy nên bạn cần cài đặt mật khẩu cho file excel. Thêm vào đó, các ô có công thức cũng cần khóa lại.

Chỉ giao file quản lý hàng tồn kho bằng excel cho những người có trách nhiệm và đáng tin cậy nhập liệu, quản lý

Luôn đảm bảo lưu lại file sau khi nhập liệu, tránh trường hợp máy trục trặc hoặc sự cố cúp điện đột ngột làm mất dữ liệu