Quy trình lưu trữ hồ sơ dự án là một trong những khó khăn hàng đầu của nghề hành chính-văn phòng đòi hỏi bạn cần phải có kinh nghiệm lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp. Bởi không chỉ lưu trữ để đó mà còn bao gồm cả việc sắp xếp, tổ chức sao cho thật khoa học để có thể trích lục nhanh chóng khi có yêu cầu của cấp trên. Số lượng hồ sơ càng nhiều thì mức độ khó càng cao.
Nhằm giúp các bạn vừa mới “nhập nghề” có thể tiếp cận công việc tốt nhất. SEC-WAREHOUSE xin hướng dẫn quy trình lưu hồ sơ dự án đơn giản mà hữu dụng. Việc quản lý hồ sơ dự án của bạn sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn. Sau đây là chi tiết các bước trong quy trình lưu trữ hồ sơ dự án cho doanh nghiệp.
(Hình minh họa)
Các nội dung chính của bài viết
1. Chọn phương thức đựng hồ sơ
- Tủ hồ sơ có nhiều ngăn sẽ phù hợp với kích thước của các loại hồ sơ khác nhau. Phân chia lĩnh vực cũng dễ dàng hơn. Bên ngoài mỗi ngăn bạn hãy dán giấy để chia theo từng loại để dễ quản lý và tìm kiếm.
- Dùng tủ hồ sơ treo tường nếu văn phòng bạn không có nhiều diện tích, bạn có thể dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Các bố trí tương tự tủ nhiều ngăn. Ưu điểm của loại tủ này là tiết kiệm không gian, giá thành vừa phải, lại chứa được khá nhiều hồ sơ.
- Lưu giữ hồ sơ dự án trong các thùng hồ sơ có nắp đậy để dễ dàng truy xuất. Lưu trữ thùng hồ sơ phù hợp với các loại hồ sơ lâu năm cố định, ít phải trích lục (hồ sơ của nhiều năm trước)
- Sử dụng những mẩu giấy ghi chú. Giấy note là loại giấy không thể thiếu đối với những người làm hành chính văn phòng. Mỗi loại giấy có kích thước và màu sắc khác nhau, bạn có thể dùng cho từng loại hồ sơ hoặc những ghi chú khác nhau.
- Chọn loại bìa, bì đựng phù hợp. Tùy theo khả năng tài chính của công ty và tính chất của hồ sơ dự án mà bạn sẽ chọn phương thức phù hợp cho mình. Ví dụ bìa còng chắc chắn phù hợp cho lưu trữ lâu năm ít phải lấy ra lấy vào. Lưu bì thư A4 có chi phí cao hơn nhưng chính xác và bảo mật. Lưu bằng kẹp giấy thì tiện lợi nhưng hồ sơ dễ cong và nhăn.
2. Phân loại hồ sơ
Bạn không thể để hồ sơ chồng chất, lẫn lộn mà phải phân loại để không bị thất lạc hoặc mất thời gian tìm kiếm. Bạn có thể phân loại theo cách:
- Phân chia theo dự án: Mỗi ngăn hồ sơ bạn sẽ lưu các giấy tờ liên quan tới một hoặc nhiều dự án có liên quan (có thể theo khu vực, theo thời gian hoặc theo đối tác,…)
- Phân loại theo chủ đề: Bên cạnh việc phân chia các loại hồ sơ dự án khác nhau, cùng một loại hồ sơ bạn cũng nên chia theo từng chủ đề chi tiết hơn để dễ quản lý, tìm kiếm.
- Chia theo nhóm thời gian: Ví dụ nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm lưu trữ theo năm…
- Chia theo phòng ban, lĩnh vực: Thông thường mỗi phòng sẽ có khu vực lưu hồ sơ riêng. Nhưng trong trường hợp bạn dùng dịch vụ thuê kho lưu trữ hồ sơ thì việc chia theo phòng, ban là cần thiết.
Cần phân loại hồ sơ để không bị thất lạc hoặc mất thời gian tìm kiếm (Hình minh họa)
3. Sắp xếp hồ sơ
Phân loại đã xong, bước tiếp theo trong lưu hồ sơ dự án là sắp xếp hồ sơ khoa học. Công việc này sẽ giúp bạn tìm kiếm khi cần một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Nên sắp xếp theo cách như sau:
- Sắp xếp theo thời gian. Bạn có thể sử dụng giấy ghi chú ở ngoài, sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất.
- Sắp xếp theo mẫu tự: Theo thứ tự bảng chữ cái của hồ sơ.
- Sắp xếp theo tính chất: hồ sơ chưa giải quyết, giải quyết xong, phản hồi…
4. Lập danh mục hồ sơ
Nhờ vào danh mục hồ sơ, chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.
- Bạn hãy tạo danh mục cụ thể, đưa sơ đồ đó vào máy tính.
- Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên bởi số lượng hồ sơ ra vào là liên tục.
5. Lưu trữ hồ sơ dự án
Nên lưu trữ hồ sơ dự án vào một vị trí nhất định . Bạn cần một tập lưu trữ với hình thức như sau:
- Dùng bút đánh số ở ngoài các hồ sơ lưu trữ.
- Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn về loại hồ sơ, số thứ tự.
- Tạo bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh. Dùng chức năng dẫn link để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu.
- Nên tạo thêm một bản mềm trên máy tính với folder chi tiết.
Công việc lưu giữ hồ sơ dự án tưởng đơn giản nhưng cũng không kém phần phức tạp. Chúng đòi hỏi sự khoa học, tỉ mỉ trong việc sắp xếp và phân loại hồ sơ. Biết được các mẹo lưu hồ sơ dự án thì công việc của bạn sẽ thuận lợi và nhanh chóng hơn nhiều.
