Six Sigma là gì? Có vai trò, ứng dụng thế nào trong quản lý chất lượng? Bài viết này của SEC Warehouse sẽ giúp bạn trả lời chi tiết những câu hỏi trên.
Six Sigma được xem là một phương pháp hữu ích giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình vận hành sản xuất, được phát triển bởi bởi một nhà khoa học làm việc tại Motorola vào năm 1980. Những người thực hành ứng dụng Six Sigma sử dụng các thống kê số liệu, các phân tích tài chính và quản lý dự án để đạt được mục tiêu kinh doanh, kiểm soát và cải thiện chất lượng tốt hơn bằng cách xác định và sửa đổi các khiếm khuyết còn tồn tại trong quy trình.
Các nội dung chính của bài viết
Định nghĩa Six Sigma là gì?
Six Sigma là gì? Six Sigma hay 6 Sigma là một hệ phương pháp cải thiện chất lượng hoạt động quản lý sản xuất do Motorola khởi xướng vào những năm 80 của thế kỷ XX.
Six Sigma là một hệ phương pháp cải thiện chất lượng hoạt động quản lý sản xuất
Six Sigma hướng đến việc loại bỏ tối ưu các khoản hao phí, giảm tối đa việc mắc lỗi bằng cách tập trung xây dựng các quy tắc quản lý chất lượng đã được công nhận. Nhờ vậy, 6 Sigma có khả năng giảm thiểu lỗi sai sản phẩm, tăng độ chính xác của quy trình hoạt động.
Không ít người vẫn hiểu lầm Six Sigma là một hệ thống quản lý, đo lường chất lượng hay hệ thống chứng nhận chất lượng. Nhưng trên thực tế, phương pháp 6 Sigma mang lại một hệ tư tưởng hoàn toàn mới cho doanh nghiệp. Thay vì chăm chăm vào việc khắc phục lỗi của sản phẩm, doanh nghiệp nên tập trung cải thiện quy trình, hạn chế xảy ra lỗi. Tất cả hướng đến mục đích tạo lập sự ổn định, hoàn hảo gần như tuyệt đối trong quá trình sản xuất và kinh doanh.
6 Cấp độ Sigma tương ứng với độ lệch chuẩn
Six Sigma sử dụng phương pháp thống kê để đếm số lỗi (khuyết tật) phát sinh trong một quá trình. Sau đó tìm ra giải pháp để khắc phục, đưa nó càng về gần mức “không lỗi” càng tốt. Đến khi quy trình không tồn tại >3,4 lỗi (khuyết tật) trên mỗi một triệu sản phẩm (cơ hội) mới có thể đạt mức tiêu chuẩn của Six Sigma.
Trong thực tế, quy trình áp dụng Six Sigma có thể có sự hoàn hảo đến mức 99,99966%. Đây là cấp độ Sigma thứ 6 có độ lệch chuẩn đại diện cho mức độ trưởng thành nhất của một quy trình:
6 Cấp độ Sigma tương ứng với độ lệch chuẩn
Lean Six Sigma là gì?
Lean là phương pháp sản xuất Toyota Nhật Bản khởi xướng, nhằm loại bỏ sự lãng phí, bất hợp lý trong quy trình sản xuất, hướng mọi hoạt động của doanh nghiệp theo hướng “tinh gọn” hơn.
Lean Six Sigma là sự kết hợp của Lean với phương pháp Six Sigma
Lean Six Sigma (viết tắt LSS) là mô hình quản lý kết hợp nguyên tắc quản lý của Lean với phương pháp Six Sigma. Lean giúp giảm thiểu tối đa chất thải và rút ngắn chu kỳ sản xuất. Trong khi Six Sigma tập trung tinh chỉnh độ chính xác của quy trình. Sự song hành cùng nhau của Lean và Six Sigma có thể coi là biến thể đầy tích cực.
Phân biệt Six Sigma và Lean Six Sigma
Six Sigma và Lean Six Sigma đều là phương pháp để quản lý chất lượng và tối ưu quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Tuy vậy, vẫn có nhiều điểm khác biệt giữa 2 phương pháp này:
Về nguồn gốc
Phương pháp Six Sigma được phát triển bởi Motorola vào những năm 1980. Trong khi đó, Lean Six Sigma được phát triển bởi Toyota vào những năm 1990.
Về mục tiêu của phương pháp
6 Sigma tập trung vào việc giảm độ lệch và đưa quy trình sản xuất về trung tâm. Còn Lean Six Sigma tập trung việc tối ưu hóa quy trình sản xuất bằng cách loại bỏ những hoạt động không cần thiết.
Về công cụ sử dụng
Six Sigma sử dụng các công cụ thống kê để phân tích, đo lường chất lượng. Còn Lean Six Sigma kết hợp các phương pháp, công cụ Six Sigma cùng triết lý sản xuất tinh gọn/doanh nghiệp tinh gọn.
Lĩnh vực áp dụng
Six Sigma thường được áp dụng trong lĩnh vực sản xuất. Lean Six Sigma được sử dụng rộng rãi hơn, trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm cả sản xuất, dịch vụ, giáo dục, y tế,…
Về tính chất
6 Sigma cải tiến quy trình để giảm thiểu sự thay đổi và sai sót bằng cách sử dụng quá trình ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Trong khi đó, Lean Six Sigma cố gắng giảm thiểu sự lãng phí tài nguyên vật chất, thời gian, công sức và nhân lực nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng trong quá trình sản xuất và tổ chức.
Lợi ích của phương pháp Six Sigma
Phương pháp Six Sigma mang lại nhiều lợi ích khó có thể phủ nhận dành cho doanh nghiệp, các tổ chức sản xuất như:
- Tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất của doanh nghiệp bởi 6 Sigma có thể làm giảm lãng phí ngân sách và thời gian chờ đợi.
- Rút ngắn thời gian sản xuất/cung cấp dịch vụ, giao hàng đúng hẹn nhờ vào tiêu chuẩn hạn chế lỗi/không có lỗi.
- Tạo sự tin cậy, tăng sự hài lòng của người tiêu dùng nhờ vào sản phẩm, dịch vụ hoàn hảo, chất lượng.
- Giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý hiệu quả, biết hướng giải quyết các vấn đề một cách hợp lý, nhanh chóng và khoa học.
- Cải tiến văn hóa doanh nghiệp.
- Tạo điều kiện xây dựng và phát triển sản phẩm/dịch vụ mới.
Nguyên tắc ứng dụng Six Sigma trong quản lý chất lượng là gì?
Để áp dụng phương pháp Six Sigma và đạt được những hiệu quả như mong đợi, doanh nghiệp cần ghi nhớ những nguyên tắc sau đây:
Khách hàng là trọng tâm
Cũng giống như nhiều triết lý kinh doanh khác, Six Sigma tập trung vào “customer’s voice” – tiếng nói của khách hàng. Mọi sự thay đổi hay cải tiến quy trình sản xuất, kinh doanh đều cần được xác định theo các nhu cầu, yêu cầu cũng như sự kỳ vọng từ khách hàng.
Quản trị một cách chủ động
Phương pháp Six Sigma chú trọng vào việc tìm kiếm và xử lý các lỗi/khiếm khuyết. Mục đích cuối cùng là hướng đến việc nâng cao độ chính xác của quy trình. Doanh nghiệp cần chủ động ngăn ngừa và loại bỏ các lỗi khi được phát hiện, thay vì để cho các khiếm khuyết của quy trình tạo ra sản phẩm lỗi rồi mới tìm cách khắc phục, xử lý một cách thụ động.
Đề cao yếu tố dữ kiện và dữ liệu
Để ứng dụng thành công nguyên tắc này, doanh nghiệp cần trả lời được 2 câu hỏi:
- Những dữ liệu nào thực sự cần thiết và quan trọng?
- Áp dụng dữ liệu đó vào phương pháp 6 Sigma như thế nào để mang lại hiệu quả tốt nhất?
Mọi thông tin liên quan đến việc áp dụng phương pháp 6 Sigma không dựa trên sự phỏng đoán mơ hồ mà cần có sự đo lường chính xác cao.
Mở rộng sự cộng tác không giới hạn
Nhằm xây dựng một quy trình hoàn thiện từ đầu đến cuối, việc ứng dụng Six Sigma cần tuân thủ nguyên tắc không tạo rào cản giữa các bộ phận chức năng trong công ty, kể cả theo cả chiều dọc, chiều ngang hay đan chéo.
Hướng đến sự hoàn thiện nhưng vẫn chấp nhận mắc sai lầm
Độ lệch chuẩn cho phép của Six Sigma là 3,4 lỗi trên một triệu khả năng. Điều này cũng có nghĩa là độ chính xác chưa phải 100%. Do vậy, doanh nghiệp đừng nên hấp tấp, nóng vội ngay từ ban đầu với mong muốn đạt sự hoàn hảo tuyệt đối.
Six Sigma hướng đến sự hoàn thiện nhưng cần chấp nhận mắc sai lầm
Giải pháp cải tiến quy trình đều cần được phép mắc sai lầm hoặc thất bại. Dù như vậy, hậu quả của chúng cần được kiểm soát và doanh nghiệp có thể rút ra bài học kinh nghiệm sau đó.
Quy trình 5 bước áp dụng phương pháp Six Sigma cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp có thể áp dụng Six Sigma trong quản lý chất lượng thông qua quy trình DMAIC với 5 bước chi tiết như sau:
D – Define (Xác định)
Giai đoạn đầu quy trình cải tiến, doanh nghiệp các xác định đối tượng khách hàng và các yêu cầu về chất lượng cần phải có ở sản phẩm, dịch vụ của mình. Tiếp theo, doanh nghiệp cần lựa chọn khu vực kinh doanh trọng điểm muốn triển khai phương pháp Six Sigma.
M – Measure (Đo lường)
Ở bước này, doanh nghiệp sẽ tiến hành thu thập dữ liệu, đánh giá và nhận định các vấn đề phát sinh. Sau đó tìm ra nguyên nhân của các khiếm khuyết/lỗi mắc phải.
A – Analyze (Phân tích)
Doanh nghiệp sẽ xác định khoảng cách giữa các mục tiêu kế hoạch và kết quả hiện tại nhằm tạo cơ hội cho doanh nghiệp. Các giải pháp có sự kiểm nghiệm chặt chẽ và đi kèm cùng các phương án dự phòng phù hợp.
I – Improve (Cải tiến)
Ở bước này, doanh nghiệp bắt đầu triển khai thực hiện các phương án cải tiến đã đề xuất trước đó. Đồng thời theo dõi sát sao tiến độ thực hiện để kịp thời đưa ra phương án quyết định bổ sung hoặc giải pháp thay đổi cần thiết.
C – Control (Kiểm soát)
Đây là bước giúp doanh nghiệp giám sát và kiểm soát mục tiêu ban đầu một cách sát sao và hiệu quả. Mục đích nhằm để tránh lặp lại lỗi sai hay đi sai lệch định hướng.
Quy trình 5 bước áp dụng Six Sigma vào doanh nghiệp
Các minh chứng áp dụng Six Sigma thành công trong thực tế
Ford Việt Nam tiết kiệm đến 1.2 triệu USD nhờ vào Six Sigma
Ford Việt Nam đã triển khai phương pháp Six Sigma vào 200 dự án cải tiến quy trình trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh năm 2000. Sau 7 năm thực hiện, kết quả mang lại thất đáng ngạc nhiên khi Ford đã tiết kiệm được 1,2 triệu USD và đạt chỉ tỷ lệ hài lòng của khách hàng trên mức 90% qua mỗi năm.
Trong số các dự án Six Sigma được Ford Việt Nam thực hiện, có một dự án tiêu biểu áp dụng Six Sigma để giảm tối ưu số lượng Container chở linh kiện nhập khẩu. Sau khi nhận thấy các Container chứa linh kiện xe hơi nhập khẩu vào Việt Nam còn rất nhiều khoảng trống, Ford đã tính toán, sắp xếp phù hợp lại không gian trong từng Container. Nhờ sự tối ưu không gian này, Ford Việt Nam đã tiết kiệm được 150.000 USD trong năm 2005.
Microsoft ứng dụng thành công phương pháp Six Sigma
Microsoft là một trong những thương hiệu sản xuất phần mềm lớn nhất thế giới. Doanh nghiệp này đã sử dụng phương pháp Six Sigma để loại bỏ các khiếm khuyết trong hệ thống và trung tâm dữ liệu của mình. Bên cạnh đó giảm thiểu các lỗi cơ sở hạ tầng CNTT một cách có hệ thống.
Microsoft ứng dụng thành công phương pháp Six Sigma
Đầu tiên, Microsoft thiết lập các tiêu chuẩn cho tất cả phần cứng và phần mềm của mình, từ đó tạo ra phép đo cơ bản nhằm phát hiện lỗi. Sau đó, sử dụng phân tích nguyên nhân gốc rễ, bao gồm cả việc thu thập dữ liệu từ các khiếm khuyết ở quá khứ, lỗi máy chủ và đề xuất của các thành viên nhóm sản phẩm, khách hàng, nhằm khoanh vùng các khu vực tiềm ẩn vấn đề.
Các sự cố sắp xếp theo thứ tự ưu tiên theo mức độ nghiêm trọng của mà các lỗi ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh và các dịch vụ cơ bản của doanh nghiệp. Phân tích dữ liệu, báo cáo đã xác định các lỗi cụ thể. Sau đó, Microsoft thiết lập các bước để tiến hành khắc phục cho từng lỗi.
Với việc ứng dụng Six Sigma, Microsoft đã cải thiện tính khả dụng của máy chủ, tăng năng suất và sự hài lòng của khách hàng đáng kể.
Samsung tiêu hủy hơn 150.000 sản phẩm lỗi và bước ngoặt đầy táo bạo
Kế hoạch gia nhập thị trường điện thoại di động toàn cầu của Samsung gặp vấn đề khi mẫu di động hàng đầu lúc đó của hãng – Samsung SH-700 có tỷ lệ lỗi quá cao, lên đến 11,8%. Có đến 150.000 sản phẩm buộc phải thu hồi và tiêu huỷ. Đây là một cú sốc rất lớn tại thời điểm đó.
Cũng từ sai lầm ấy, Samsung quyết định thay đổi phương thức vận hành từ ồ ạt sản xuất số lượng lớn sang đến tập trung tạo ra sản phẩm chất lượng để đáp ứng được tiêu chuẩn toàn cầu. Phương pháp Six Sigma được lựa chọn triển khai trên toàn bộ cấp bậc quản lý cũng như nhân viên của mọi bộ phận.
Samsung tạo bước ngoặt lớn nhờ áp dụng phương pháp Six Sigma
Sau khi thu về những thành quả nhất định trong sản xuất, Samsung mở rộng phạm vi áp dụng Six Sigma cho cả bộ phận Marketing, Sale và những bộ phận phục vụ gián tiếp như nhân sự, cung ứng, kế toán và lớn là đến toàn bộ chuỗi cung ứng. Toàn bộ nhân viên Samsung được tham gia khoá đào tạo bài bản về lý thuyết và ứng dụng Six Sigma.
Samsung nhanh chóng phục hồi và vươn lên nhờ vào sự cải tiến quy trình đó. Các mẫu điện thoại mới sau này liên tục “đổi mới” so với các sản phẩm trước đó. Samsung trở thành một trong những thương hiệu dẫn đầu thị trường Smartphone lúc bấy giờ như Samsung Galaxy S7, S7 Edge hay J7 Prime. Vào năm 2018, Samsung giữ vững ngôi vị dẫn đầu thị trường điện thoại thông minh toàn cầu.
Tạm kết
Six Sigma là phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh chủ động, đi đúng vào trọng tâm khắc phục lỗi (khiếm khuyết) để dần đạt được sự hoàn hảo. Tuy nhiên, đây không phải là việc có thể thành công trong một sớm một chiều mà cần tìm hiểu kỹ lưỡng về Six Sigma là gì, chuẩn bị sẵn các công cụ hỗ trợ cần thiết và kế hoạch dự phòng. Hy vọng rằng bài viết này sẽ mang lại nhiều thông tin hữu ích cùng cái nhìn chính xác nhất cho bạn đọc về Six Sigma là gì. Chúc bạn có thể ứng dụng thành công Six Sigma vào doanh nghiệp của mình!
