Hồ sơ tín dụng bao gồm những gì? Làm thế nào để lưu hồ sơ tín dụng khoa học là vấn đề không hề dễ dàng đối với những người mới chân ướt chân ráo bước vào nghề hành chính văn thư. Bằng những kinh nghiệm và kiến thức có được, sau đây là những chia sẻ từ Saigon Express – nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ tính dụng chuyên nghiệp có thể bạn sẽ quan tâm.
Hồ sơ tín dụng được hiểu là hồ sơ vay và trả nợ của một cá nhân, tổ chức doanh nghiệp bất kỳ. Đây là hồ sơ quan trọng có yếu tố quyết định đến khả năng vay nợ trong tương của khách hàng. Dựa vào hồ sơ tín dụng, người cho vay có thể đánh giá được lịch sử thanh toán, các khoản vay nợ thế chấp của khách hàng để có quyết định đúng đắn trong vấn đề đồng ý hoặc từ chối nhu cầu vay vốn của cá nhân, doanh nghiệp. Chính vì thế, việc lưu trữ hồ sơ tín dụng là khâu quan trọng giúp quản lý hiệu quả các thông tin về thời hạn thanh toán, tình trạng nợ… của khách hàng.
Các nội dung chính của bài viết
HỒ SƠ TÍN DỤNG GỒM NHỮNG LOẠI NÀO?
- Hồ sơ pháp lý của khách hàng: CMND, hoặc hộ chiếu còn thời hạn; CMND hoặc hộ chiếu công chứng của vợ/chồng (nếu có); sổ hộ khẩu.
- Hồ sơ vay vốn ngân hàng: Mẫu hồ sơ đăng ký vay vốn của ngân hàng cấp; Hợp đồng đầu vào, giấy tờ tài sản cần mua; giấy tờ chứng minh vốn tự có; kê khai tra cứu CIC
- Hồ sơ tài chính chứng minh nguồn trả nợ sau khi vay: Hợp đồng lao động; bản xác nhận hệ số lương; bản kê lương 3 tháng gần nhất; các hợp đồng cho thuê nhà/đất… (nếu có)…
- Hồ sơ tài sản đảm bảo: giấy tờ chứng minh đất đai; nhà cửa; xe cộ…
LÀM SAO ĐỂ LƯU HỒ SƠ TÍN DỤNG AN TOÀN – KHOA HỌC?
Để việc lưu hồ sơ tín dụng không còn là nỗi ám ảnh, bạn phải có quá trình lưu trữ khoa học bao gồm các bước: phân loại hồ sơ, sắp xếp hồ sơ, lập danh mục và lưu trữ hồ sơ.
- Khi phân loại hồ sơ, bạn có thể phân theo từng chủ đề, từng nhóm hoặc từng loại…
- Khi sắp xếp hồ sơ, bạn có thể sắp xếp theo trình tự ngày tháng, vần chữ cái, tính chất công việc, đánh số thứ tự…
- Cách tổ chức file hồ sơ: Theo kinh nghiệm của nhiều đơn vị giao dịch. Hồ sơ kẹp bằng kẹp giấy thường tạo cảm giác lộn xộn, để đứng lâu ngày khiến tập hồ sơ dễ bị cong. Một số phương pháp gợi ý tốt hơn là dùng bìa còng, bì thư a4 hoặc cột dây. Tuy nhiên bạn nên cân nhắc để chọn cách sắp xếp phù hợp cho mình
- Bìa còng chắc chắn, thích hợp khi lưu trữ hồ sơ lâu năm cố định. Nếu phải thường xuyên lấy hồ sơ ra-vào thì dùng bìa còng hơi bất tiện
- Cột dây sẽ tiện lợi cho việc trích lục hồ sơ, tuy nhiên hơi rườm rà
- Dùng bì thư A4 để lưu riêng từng bộ hồ sơ. Mỗi bộ sẽ ghi chú thông tin cụ thể. Sau đó cột từ bộ vào bìa, ngoài bìa ghi thông tin chung. Phương pháp này khoa học nhưng cần tỉ mỉ và chi phí cao hơn hai cách nói trên.
- Hồ sơ cần được lưu đồng thời vào máy tính, với các thư mục, danh mục rõ ràng. Luôn có link liên kết đến file hình ảnh (nếu có) của mỗi bộ hồ sơ.
MỘT SỐ LƯU Ý KHÁC
Đối với việc lưu trữ, bạn nên chọn tủ chứa có nhiều ngăn nhỏ đã được đánh dấu, hồ sơ phải được đưa vào vị trí nhất định để tiện cho việc tìm kiếm, bổ sung.
Thời gian lưu trữ tín dụng thường kéo dài (lên đến hơn 10 năm). Do đó bạn không thể chứa tất cả trong cơ quan của mình, thuê mới văn phòng chỉ để chứa hồ sơ lại vô cùng hoang phí. Vậy nên cách tốt nhất để giải phóng không gian làm việc, tiết kiệm chi phí và tạo sự thuận tiện khi trích lục chính là thuê kho lưu hồ sơ tín dụng.
Với kinh nghiệm chuyên lưu trữ hồ sơ, tài liệu, những đơn vị cho thuê kho lưu trữ này sẽ có cách tổ chức lưu trữ phù hợp nhất cho hồ sơ tín dụng của bạn, đồng thời có các đảm bảo vệ sinh kho, phòng cháy chữa cháy, xịt khử côn trùng, bảo vệ, camera,… Do đó bạn có thể hoàn toàn an tâm.
Cuối cùng, khi lưu trữ hồ sơ tín dụng dù là ở cơ quan hay tại kho tài liệu thì bạn cũng cần được kiểm tra, cập nhật thường xuyên tránh trường hợp mất mát, thất lạc.
