Lưu trữ hồ sơ nhân viên là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự. Dù được thực hiện bằng phần mềm quản lý hay lưu trữ thủ công thì quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự cũng cần đảm bảo tính khoa học, an toàn và bảo mật. Hãy cùng sec-warehouse.vn tìm hiểu ngay sau đây.
Các nội dung chính của bài viết
Tại sao cần phải lưu trữ hồ sơ nhân sự?
- Lưu trữ hồ sơ nhân viên là yêu cầu bắt buộc của pháp luật mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải tuân thủ. Bộ phận hành chính nhân sự phải có trách nhiệm ghi chép và lưu trữ thông tin cá nhân của người lao động tại công ty.
- Việc lưu hồ sơ cán bộ nhân viên giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn năng lực nhân sự. Nhằm đưa ra những quyết định kịp thời trong việc phát triển nhân sự.
- Lưu hồ sơ nhân sự chính xác còn giúp doanh nghiệp tránh được các tình trạng tranh chấp với người lao động khi có trường hợp ngoài ý muốn xảy ra.
Thông tin cần có khi lưu hồ sơ nhân sự
- Sơ yếu lý lịch, thông tin cá nhân
- Thông tin quá trình công tác tại công ty. Ngày bắt đầu làm việc chính thức, ngày thăng tiến, chức vụ hiện tại.
- Hợp đồng lao động chính thức, chế độ phúc lợi
- Thông tin quá trình công tác: ngày nghỉ, ngày ốm đau, ngày đi muộn.
- Thông tin kỷ luật: ghi chép số lần kỷ luật của cán bộ, nhân viên.
- Thông tin chấm dứt hợp đồng lao động – sa thải:
Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự khoa học
Hiện nay, có 2 cách lưu hồ sơ nhân sự phổ biến là lưu trữ thủ công các bản cứng tại văn phòng (hoặc kho lưu hồ sơ) và lưu trữ hồ sơ bản mềm trong máy tính.
Về quy định thời gian lưu trữ hồ sơ nhân sự, theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV thì Hợp đồng lao động vụ việc (bao gồm sơ yếu lý lịch, các bản hợp đồng lao động, hồ sơ giải quyết nghỉ việc,…), thời gian lưu trữ là 5 năm kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động.
Và với bất kỳ cách thức nào, để việc quản lý, trích lục hồ sơ nhân viên được dễ dàng. Bạn hãy lưu ý quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên như sau:
a.Thực hiện phân loại hồ sơ trước khi lưu trữ
Việc phân loại hồ sơ sẽ giúp quy trình lưu trữ hồ sơ nhân viên trở nên dễ dàng. Hồ sơ thường được phân loại thành các nhóm chủ đề: Hồ sơ lý lịch nhân sự, hồ sơ bảo hiểm nhân sự, hồ sơ công tác…
Trong các nhóm hồ sơ này. Bạn có thể tiếp tục phân ra thành các nhóm nhỏ nữa theo các tiêu chí như giới tính, chức vụ, phòng ban/ngành, số năm công tác.
Ngoài ra, bạn có thể phân loại lưu trữ hồ sơ nhân sự theo thời gian. Đối với phương pháp này, bạn có thể lưu trữ thành từng nhóm khác nhau. Việc này giúp quá trình tìm kiếm hồ sơ dễ dàng hơn về lâu dài.
Lưu trữ hồ sơ cán bộ, nhân viên còn có thể sắp xếp theo thứ tự vần, chữ cái, theo địa lý… Tóm lại, tùy thuộc vào số lượng, tính chất nhân sự mà bạn có thể lựa chọn phương thức phù hợp nhất để lưu trữ hồ sơ nhân sự của cơ quan mình.
b.Tìm kiếm nơi thích hợp để lưu trữ hồ sơ nhân sự
Dù bạn chọn lưu tại cơ quan hay thuê kho lưu hồ sơ nhân sự thì phải đảm bảo các quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự như sau:
- Nơi lưu trữ khô thoáng, không có nguy cơ bị thấm nước
- Đảm bảo không có sự đe dọa bởi động vật gặm nhấm và côn trùng như chuột, gián, mối,…
- Đảm bảo về thời gian lưu trữ hồ sơ nhân sự (có thể đáp ứng được thời gian lâu dài nhiều năm)
Nếu bạn cần thuê kho lưu hồ sơ , hãy nắm được cách khảo sát đơn vị cho thuê kho lưu chuyên nghiệp, đảm bảo các tiêu chuẩn về an toàn cháy nổ, xịt khử côn trùng, bảo hiểm hàng hóa đầy đủ,…
c. Tiến hành lưu trữ:
Sau khi đã phân loại cụ thể, bạn có thể thiết kế các thư mục riêng để lưu giữ hồ sơ nhân viên theo bản mềm. Song song đó đối với bản cứng thì đặt vào kho lưu trữ, trong những ngăn kệ đã được chia nhỏ sẵn. Hoặc đặt trong thùng hồ sơ chuyên dụng được đánh dấu.
d. Thực hiện kiểm tra, bổ sung, cập nhật thường xuyên:
Nếu không muốn bị mất, thất lạc hồ sơ, bạn cần phải có một lịch trình kiểm tra, bổ sung và cập nhật liên tục, đúng giai đoạn. Công việc này giúp bạn kịp thời phát hiện, xử lý các tình huống về hỏng hóc máy móc, phần mềm (đối với lưu trữ file mềm). Hoặc tình trạng hồ sơ bị thất lạc, ẩm ướt, mốc meo (đối với lưu trữ thủ công).
