Pre-Alert Là Gì? Vai Trò Của Pre-Alert Trong Xuất Nhập Khẩu?

Tìm hiểu về Pre-alert là gì và vai trò của chứng từ quan trọng này trong hoạt động xuất nhập khẩu với bài viết sau đây.

Pre-alert là một bộ hồ sơ đính kèm với bộ chứng từ để xác nhận hoặc ghi lại thông tin hàng hóa được xuất khẩu ra nước ngoài. Vậy cụ thể Pre-alert là gì? Có vai trò như thế nào? Quy trình để có bộ hồ sơ này gồm những bước nào? Mời bạn đọc tham khảo bài viết dưới đây của SEC Warehouse để tìm hiểu chi tiết nhé!

Pre-alert là gì?

Trong tiếng Anh, Pre-alert là Agent sent to Forwarder. Dịch sang Tiếng Việt có nghĩa đây là bộ hồ sơ cần có trước khi hàng hóa được nhập khẩu sang. Cụ thể, bạn có thể hiểu rằng với những lô hàng chuẩn bị xuất khẩu, nhân viên làm hàng cần phải có đầy đủ thông tin và các chứng từ liên quan. Bao gồm cả Pre-alert. Sau khi chuẩn bị xong bộ chứng từ và Pre-alert, nhân viên làm hàng sẽ gửi chuyển phát nhanh tất cả cho đơn vị nhập hàng ở nước ngoài. Nếu thiếu bộ hồ sơ Pre-alert, đơn vị nhập khẩu sẽ không xác định được thông tin hàng hóa, không phân biệt được hàng thật hay giả hay nhiều vấn đề khác. Do đó, Pre-alert đóng vai trò rất quan trọng trong xuất nhập khẩu.

Có 2 lưu ý lớn đối với Pre-alert. Thứ nhất, bộ chứng từ Pre-alert phải gửi chuyển phát nhanh đến trước khi hàng hóa nhập khẩu tới. Thứ hai, Pre-alert và bộ chứng từ sẽ được gửi đến đại lý hoặc chi nhánh cửa chính doanh nghiệp đó mà không phải doanh nghiệp nào khác để giải quyết hàng hóa được gửi sang.

Tóm lại, Pre-alert chính là bộ hồ sơ liên quan đến thông tin hàng hóa, được tạo và gửi đi kèm với một số chứng từ liên quan đến đại lý hoặc chi nhánh của công ty đó ở nước ngoài trước khi hàng hóa được gửi đến.

Pre-alert là một loại giấy tờ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu

Cần chuẩn bị gì cho hồ sơ Pre-alert khi xuất khẩu hàng hóa?

Bộ hồ sơ Pre-alert gồm những gì? Bước đầu tiên, nhân viên cần thỏa thuận, thống nhất với khách hàng về hợp đồng và giá cả. Sau khi đã đồng thuận, nhân viên làm chứng từ sẽ liên lạc với hãng tàu, đơn vị vận chuyển giao hàng. Hãng tàu vận chuyển sẽ cung cấp tờ lệnh cho phép sử dụng Container để lưu trữ hàng cho người đặt chỗ hay Forwarder. Sau khi nhận được tờ lệnh, nhân viên sẽ gửi Fax cho người đóng hàng tại kho bãi để kê khai hàng hóa và đóng gói. Đồng thời, theo dõi toàn bộ quá trình để tránh gửi hàng trễ so với thời gian đã cam kết.

Nhân viên sẽ làm vận đơn HBL (vận đơn thứ cấp được cấp bởi bên giao nhận Forwarder) khi đã hoàn tất đóng hàng vào Container. Trong quá trình này, nhân viên làm chứng từ sẽ gửi bản nháp cho khách hàng. Và sau khi được xác nhận, nhân viên sẽ phát hành vận đơn chính thức.

Sau khi đã có thông tin lô hàng và vận đơn, nhân viên sẽ gửi chúng đến hãng tàu (bên chuyên chở hàng hóa) để tiến hành làm vận đơn chủ (master bill) hay phát hành MBL. Sau đó, vận đơn chủ sẽ được chuyển cho nhân viên làm chứng từ để kiểm tra chi tiết số Container, tên của tàu vận chuyển, số chuyến, tên đại lý,…

Sau cùng, nhân viên làm chứng từ sẽ lưu tất cả chứng từ, hồ sơ liên quan gồm: Vận đơn HBL, MBL, Giấy giới thiệu, Hóa đơn hàng hóa, Phiếu đóng gói, Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ, Giấy khai báo hải quan,… và gửi toàn bộ cho đơn vị xuất nhập khẩu.

Vai trò của Pre-alert là gì trong nhập khẩu hàng hóa?

Pre-alert sẽ được tiếp nhận từ chủ đại lý của công ty đó ở nước ngoài. Sau khi tiếp nhận bộ chứng từ này, nhân viên bên nhận sẽ phải tiến hành một số thủ tục. Thứ nhất là khai báo bản khai lược hàng hóa (Manifest) và gửi đến hãng tàu có tên được ghi trên vận đơn MBL. Thứ hai, nhân viên làm chứng từ nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice hay giấy báo hàng đến – viết tắt là N/A) từ hãng tàu hoặc các đơn vị gom hàng.

Sau đó, nhân viên chứng từ sẽ đến bên gửi N/A để lấy lệnh giao hàng Delivery Order (D/O) cùng các chứng từ đi kèm như: Lệnh giao hàng D/O thứ cấp (bản sao của lệnh giao hàng) đã có đóng dấu xác nhận. Vận đơn chủ MBL từ hãng tàu. Vận đơn HBL từ đơn vị giao vận hàng hóa. Tiếp theo, phát hành lệnh D/O đến khách hàng, thu các khoản phí kho bãi, phí làm hàng, phí vận chuyển,… và xử lý một số quy trình khác với khách hàng.

Tương tự quá trình làm Pre-alert khi xuất khẩu hàng hóa, sau khi đã hoàn tất các thủ tục, nhân viên chứng từ sẽ lưu lại bản sao của vận đơn MBL, HBL, bản sao lệnh giao hàng hóa, danh sách đơn hàng theo đúng quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu theo điều khoản thương mại quốc tế.

Các bước gửi chứng từ Pre-alert

Hiện nay, các chứng từ trong đó có chứng từ Pre-alert thường được gửi qua hệ thống thay vì sử dụng chuyển phát nhanh như trước đây. Do đó giúp tiết kiệm đáng kể chi phí và thời gian, hạn chế rủi ro đánh mất, thất lạc chứng từ. Vậy cách gửi chứng từ Pre-alert qua hệ thống như thế nào?

Bước 1

Bạn chọn mục “Outbound”. Chọn “Sea Freight”. Sau đó chọn Pre-alert để tạo bản hồ sơ gửi đi.

Bước 2

Làm việc với hồ sơ Pre-alert. Trên bản hồ sơ này, điền số File/Job hoặc dùng tính năng tìm kiếm số File/Job. Kiểm tra số No. kỹ lưỡng sau đó chọn Process để lấy dữ liệu trên File hiển thị một cách cụ thể. Lúc này, File sẽ gồm các thông tin như giá trị lô hàng, ngày xuất nhập, ngày vận chuyển,… cùng nhiều thông tin khác giống như trong bản cứng Pre-alert. Bên cạnh đó, các công ty xuất nhập khẩu có thể yêu cầu hoặc đưa ra thêm một số thông tin về hàng hóa và nhập thêm dữ liệu vào File như số lượng hàng hóa, vận đơn chủ khi vận chuyển đường thủ/hàng không, số hiệu tàu/máy bay,… tương ứng để hoàn tất Pre-alert. Lưu ý, cần nhập và kiểm tra dữ liệu kỹ lưỡng khi nhập trên hệ thống để tránh nhầm lẫn.

Bước 3

Sau khi nhân viên chứng từ của bên giao hàng hoàn thiện bộ hồ sơ Pre-alert sẽ gửi Email cho đơn vị nhận hàng. Cần chú ý một số mục khi gửi chứng từ. Tại mục “Form”, người gửi có thể chọn “Default Email Account” để tự động chọn địa chỉ Email mặc định của công ty, tránh ghi sai. Ở mục “To” ghi địa chỉ Email của người nhận hàng. Trong lúc soạn Email, bạn nhớ đính kèm bộ chứng từ và Pre-alert đã tạo.

Bước 4

Kiểm tra lại thông tin và Email xem đã chính xác và đầy đủ chưa. Tránh mất thời gian gửi lại do gửi sai hoặc thiếu sót.

Việc gửi chứng từ và Pre-alert qua hệ thống tiện lợi hơn nhiều. Việc sửa đổi, bổ sung cũng dễ dàng hơn.

Kết luận

Trên đây một số thông tin về thuật ngữ Pre-alert là gì trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Hy vọng, những chia sẻ của SEC Warehouse sẽ giúp bạn hiểu hơn về quy trình làm việc với Pre-alert cùng một số chứng từ liên quan khác khi xuất nhập khẩu hàng hóa.