Đối với những người làm việc trong ngành xuất nhập khẩu thì chắc chắn sẽ biết đến Invoice, tuy nhiên khi nhắc đến Invoice thì có rất nhiều loại trong đó có Proforma Invoice. Vậy Proforma Invoice là gì? Các thông tin cần biết về hoá đơn chiếu lệ? Cùng SEC Warehouse tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết chi tiết dưới đây nhé!
Các nội dung chính của bài viết
1. Proforma Invoice là gì?
Proforma Invoice được viết tắt là PI, dịch ra tiếng Việt là hoá đơn chiếu lệ. Về bản chất, bạn có thể hiểu đây chính là bản nháp ban đầu của hoá đơn thương mại chính thức của lô hàng. Thông thường khi nhìn vào hoá đơn chiếu lệ, người ta sẽ nắm được những thông tin cơ bản của hàng hoá, ví dụ như số lượng, mẫu mã, tổng số tiền, đơn giá từng sản phẩm,…
Proforma Invoice còn được gọi là hoá đơn chiếu lệ
2. Proforma Invoice mục đích sử dụng là gì?
Cũng như các loại hoá đơn khác thì hoá đơn chiếu lệ phát hành với các mục đích sử dụng nhất định như sau:
- Làm chứng từ để ghi giấy phép ngoại tệ (nếu có), xin giấy phép xuất khẩu.
- Làm chứng từ kê khai hàng hóa nhập vào một nước để trưng bày triển lãm, hội chợ.
- Làm chứng từ gửi kèm với hàng hóa bán theo phương thức đại lý, gửi bán ở nước ngoài.
- Thay cho một đơn chào hàng.
3. Proforma Invoice được phát hành khi nào?
Hoá đơn chiếu lệ không phải là chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc, chính vì vậy mà thời điểm phát hành chính thức của nó cũng không được quy định cụ thể. Tuy nhiên, để thuận tiện cho giao dịch thì các bên có thể đưa ra chứng từ này trong quá trình thương thảo đàm phán và thực hiện hợp đồng mua bán.
Cụ thể, chứng từ này thường được phát hành vào các thời điểm như:
- Bên bán cần phát hành hoá đơn chiếu lệ cho bên mua một chứng từ về lô hàng, mà vào thời điểm đó thì hàng chưa được giao.
- Người bán cần có chứng từ xác nhận giá trị lô hàng để làm thủ tục hải quan xuất khẩu.
- Phát hành hóa đơn lệ chiếu vào thời điểm khi chưa có đầy đủ những thông tin cần thiết, hoặc chưa đến thời điểm phát hành hóa đơn thương mại. Đến khi có đủ thông tin, người mua chấp nhận nội dung trên Proforma Invoice, và hàng đã gửi (hoặc đã đóng container), thì người bán có thể phát hành hóa đơn thương mại (chính thức) cho lô hàng đó.
4. Mẫu Proforma Invoice chuẩn sẽ có những nội dung gì?
Một mẫu Proforma Invoice khi được lập ra phải đáp ứng đầy đủ thông tin cần thiết. Nội dung chuẩn trong hóa đơn lệ chiếu cần có như sau:
- Thông tin của bên bán và bên mua.
- Số và ngày Proforma Invoice.
- Payment: Đưa ra những đề bạc về điều kiện thanh toán với bên mua và những mong muốn của bên bán. Bên cạnh đó, phần này sẽ có đính kèm thêm số tài khoản ngân hàng để giúp dễ dàng thanh toán hơn khi đồng ý với điều kiện đưa ra.
- Các thông tin liên quan đến lô hàng hóa.
- Port of Loading: Tên các cảng xuất nhập khẩu để tiến hành bốc hàng.
- Port of Destination: Tên của cảng cập bến.
- Estimated Time Arrival: Thông tin về ngày dự kiến lô hàng sẽ đến nơi.
Nội dung trên hoá đơn Proforma Invoice (hoá đơn chiếu lệ)
5. Sự khác nhau giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice là gì?
Khi bạn tìm hiểu hai loại hoá đơn này về mặt hình thức giữa Proforma Invoice và Commercial Invoice các thông tin gần như giống nhau. Nhưng tại sao lại chia ra thành 2 loại trên, bởi chúng sẽ có sự khác nhau nhất định như sau:
5.1. Về thời điểm phát hành của 2 loại hoá đơn
- Proforma Invoice (PI) được phát hành trước khi hàng đã được gửi đi.
- Commercial Invoice (CI) phát hành để tiến hành thanh toán sau khi hàng đã được giao lên tàu.
5.2. Về nội dung
Cả 2 loại hoá đơn điều có nhiều thông tin cơ bản giống nhau, tuy nhiên:
- Commercial Invoice nội dung thể hiện đầy đủ và chính xác, không thể sửa chữa.
- Proforma Invoice về nội dung thì bạn có thể sửa được.
5.3. Về pháp lý
- Proforma Invoice chỉ là một sự thỏa thuận chưa chính thức
- Commercial Invoice thì mang tính pháp lý cao hơn, là 1 giấy tờ cam kết trước pháp luật.
5.4. Trong kế toán công ty
- Commercial Invoice được dùng trong việc hạch toán kế toán của công ty
- Proforma Invoice thì không có chức năng này.
So sánh hoá đơn Proforma Invoice và Commercial Invoice
Trong bài này SEC Warehouse đã giải thích khá chi tiết về khái niệm Proforma Invoice là gì, mục đích sử dụng, nội dung phát hành khi nào, cũng như sự khác nhau so với Commercial Invoice. Hy vọng bài viết hữu ích với bạn, bên cạnh đó bạn có thể tham khảo thêm một số bài viết khác về kiến thức xuất nhập khẩu và kinh nghiệm lưu kho tại Website của chúng tôi.
