Nhu cầu của người tiêu dùng ngày càng cao và đa dạng. Để đáp ứng, nhiều doanh nghiệp sẽ có xu hướng tăng cường sản xuất và dự trữ hàng hóa nhằm phục vụ khách hàng nhanh chóng, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Và một nhà kho chứa hàng hóa là vấn đề cần thiết lúc này.
Để tăng sự chủ động trong việc quản lý hàng hóa, nhiều doanh nghiệp đã chọn giải pháp xây dựng kho chứa hàng riêng. Có thể là xây kho trên đất mà doanh nghiệp sở hữu, nhưng hiện nay phổ biến hơn cả là thuê lại đất hoặc nhà kho cũ, rồi doanh nghiệp tiến hành xây dựng, cải tạo lại phục vụ cho mục đích của mình. Song song đó phải thực hiện thủ tục đăng ký địa điểm kinh doanh (hay thủ tục thành lập kho chứa hàng).
Các thủ tục hành chính này sẽ khá phức tạp và gồm nhiều bước. Nếu bạn đang bối rối không biết phải bắt đầu từ đâu, thì đây là những thông tin bạn cần tham khảo!
Các nội dung chính của bài viết
1. Kho là gì?
Theo Wikipedia định nghĩa về kho là một tòa nhà được xây dựng bằng các vật liệu như gỗ, đá, kim loại (sắt, thép,tôn…) vững chắc. Kho được xây dựng trên một địa điểm và đạt các điều kiện tiêu chuẩn để sử dụng cho việc lưu trữ hàng hóa. Kho được sử dụng bởi các nhà sản xuất, xuất nhập khẩu, buôn bán, phân phối, các cá nhân, hộ gia đình, doanh nghiệp hay các cơ quan Nhà nước. Dùng để lưu trữ đa dạng tài sản như: Đồ cá nhân, nội thất, nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng hóa bán buôn, máy móc, hồ sơ tài liệu,…
2. Kho chứa hàng là gì?
Kho chứa hàng là nơi chứa đựng và lưu trữ các loại đồ vật, thiết bị, hàng hóa trong việc sản xuất kinh doanh. Kho chứa hàng được sử dụng phổ biến bởi các xí nghiệp, nhà máy, cửa hàng và siêu thị để lưu trữ hàng hóa.
Kho chứa hàng đóng vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp trong quá trình lưu trữ hàng hóa, đảm nhiệm những chức năng quan trọng như:
Gom hàng: Đây là chức năng đầu tiên của kho chứa hàng. Các đồ vật, thiết bị, nguyên liệu, hàng hóa được vận chuyển từ các nơi khác nhau sẽ cần một nơi để tập kết lưu trữ. Vì vậy kho chứa hàng là giải pháp hiệu quả giúp mọi thứ được tập trung lại và quản lý khoa học hơn.
Bảo quản và lưu trữ: Một chức năng quan trọng bậc nhất của nhà kho là đảm bảo hàng hóa được bảo quản an toàn, duy trì được chất lượng trong thời gian dài. Để đạt được yêu cầu này, nhà kho cần có vị trí cao ráo, thiết kế kiên cố thoáng mát, giữ vệ sinh sạch sẽ và giao thông thuận tiện để quá trình giao nhận hàng diễn ra thuận tiện.
Phối hợp các loại mặt hàng: Kho chứa hàng có thể chứa nhiều thành phẩm đa dạng khác nhau, nhưng cũng có thể chứa các linh kiện, bộ phận của sản phẩm chưa hoàn chỉnh. Lúc này kho chứa hàng sẽ là nơi để lắp ráp, đóng gói thành phẩm, hay phối hợp tách ghép các mặt hàng thành từng loại theo như nhu cầu đơn hàng.
3. Các hình thức kho chứa hàng thường gặp
Kho chứa hàng của doanh nghiệp thường có ba dạng:
Doanh nghiệp tự đầu tư xây dựng kho trên phần đất sở hữu hoặc đất thuê: Đây là trường hợp mà doanh nghiệp cần phải đăng ký thành lập kho chứa hàng. Doanh nghiệp muốn xây dựng kho cần phải được cơ quan có thẩm quyền cấp phép và làm thủ tục theo đúng quy định. Thông thường doanh nghiệp xây dựng kho chứa hàng trên đất sở hữu của mình thì việc đăng ký sẽ dễ dàng hơn so với thuê đất.
Doanh nghiệp thuê kho của các đơn vị khác, sau đó đầu tư sửa chữa thành nơi chứa hàng của doanh nghiệp: Kho chứa hàng lúc này là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Dù không trực tiếp diễn ra hoạt động buôn bán nhưng kho lại đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ hàng hóa, phục vụ hoạt động kinh doanh. Vì thế cần đăng ký theo quy định.
Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thuê kho chứa hàng : Trường hợp này thì doanh nghiệp không cần đăng ký thành lập kho. Vì là hình thức thuê dịch vụ nên doanh nghiệp chỉ cần thanh toán chi phí thuê kho hàng tháng. Phù hợp với doanh nghiệp có lượng hàng theo thời vụ, lưu ngắn hạn, hàng lẻ hoặc hàng thương mại. Để tìm hiểu kỹ hơn về hình thức này, bạn tham khảo thêm bài viết Tổng quan về kho chung và kho riêng.
4. Điều kiện thành lập kho chứa hàng cho doanh nghiệp
Đối với một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, sẽ có 3 hình thức đăng ký là chi nhánh, địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện theo điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014:
Chi nhánh: Là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp có nhiệm vụ thực hiện giống như doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có rất nhiều chi nhánh hoạt động, tuy nhiên phải đúng với ngành, nghề của doanh nghiệp.
Địa điểm kinh doanh: Là nơi diễn ra các hoạt động kinh doanh cụ thể của doanh nghiệp.
Văn phòng đại diện: Là trụ sở của công ty đóng chức năng đại diện cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp muốn thành lập kho chứa hàng có thể đăng ký 1 trong 2 hình thức là chi nhánh hay địa điểm kinh doanh. Tuy nhiên hình thức đăng ký phổ biến được lựa chọn là đăng ký địa điểm kho chứa hàng để đơn giản hóa các thủ tục.
Doanh nghiệp muốn đăng ký thành lập kho chứa hàng phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Địa điểm đặt kho thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp theo hợp đồng thuê kho, hợp đồng thuê văn phòng, hợp đồng mượn.
- Người đứng đầu địa điểm kinh doanh không thuộc diện cấm tham gia lao động, quản lý trong doanh nghiệp tư nhân.
- Ngành nghề kinh doanh liên quan đến các loại hàng hóa kinh doanh tại kho hàng đã được áp mã theo hệ thống mã ngành kinh tế mới ban hành theo quyết định.
5. Thủ tục thành lập kho chứa hàng của doanh nghiệp (địa điểm kinh doanh)
Căn cứ tại nghị định sửa đổi và bổ sung số 108/2018/NĐ-CP có hiệu lực ngày 10/10/2019 và nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/09/2015 về đăng ký doanh nghiệp thì thủ tục thành lập kho chứa hàng của công ty được quy định sau đây:
Địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể là địa điểm kinh doanh của trụ sở hoặc ở ngoài địa chỉ đăng ký trụ sở chính. Doanh nghiệp chỉ được lập địa điểm kinh doanh tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh.
5.1 Chuẩn bị hồ sơ thông báo thành lập địa điểm kinh doanh
Đầu tiên bạn cần làm hồ sơ thông báo thành lập địa điểm kinh doanh với các thông tin cần điền đầy đủ gồm:
+ Mã số doanh nghiệp: Mã số doanh nghiệp là dãy số duy nhất được cấp cho doanh nghiệp khi thành lập, được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
+ Tên và địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp (trường hợp địa điểm kinh doanh được đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi chi nhánh đặt trụ sở):
- Tên là tên gọi của doanh nghiệp mà không trùng tên và phân biệt giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác.
- Địa điểm Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp được xác định gồm số nhà, tên phố hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
+ Tên, địa chỉ địa điểm kinh doanh: Trong trường hợp này là địa chỉ của kho hàng.
+ Lĩnh vực hoạt động của địa điểm kinh doanh: Là ngành nghề doanh nghiệp đã lựa chọn để hoạt động và kinh doanh.
+ Họ và tên, nơi cư trú, số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp.
+ Họ và tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp (trường hợp địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp hoặc họ, tên, chữ ký của người đứng đầu chi nhánh nếu địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh).
[TẢI VỀ] MẪU THÔNG BÁO THÀNH LẬP ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH
5.2 Giấy tờ cần có để làm thủ tục thành lập kho chứa hàng (địa điểm kinh doanh)
Khi doanh nghiệp muốn thành lập kho chứa hàng cần phải có thủ tục đăng ký mở kho sau đây:
– Thông báo lập địa điểm kinh doanh (Mục 5.1)
– Chứng minh thư hoặc hộ chiếu công chứng của người đứng đầu địa điểm kinh doanh.
– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu địa điểm kinh doanh nếu người đứng đầu địa điểm không đồng thời là người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông, thành viên, chủ sở hữu công ty.
– Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ.
– Giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền cho người nộp hồ sơ.
– Chứng minh thư hoặc hộ chiếu công chứng của người nộp hồ sơ.
5.3 Các bước lập kho chứa hàng cho doanh nghiệp (địa điểm kinh doanh).
***Đối với doanh nghiệp thành lập kho chứa hàng:
Bước 1: Khi hoàn thành hồ sơ đăng ký kho chứa hàng hay còn gọi là địa điểm kinh doanh. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp gửi thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh để đăng ký.
Bước 2: Người thành lập doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền đại diện cho doanh nghiệp nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh tại bộ phận một cửa Sở Kế Hoạch và Đầu Tư.
Bước 3: Doanh nghiệp sẽ được bộ phận một cửa Sở Kế Hoạch và Đầu Tư viết giấy hẹn. Doanh nghiệp đến nhận kết quả hành chính theo giấy hẹn được bàn giao.
Bước 4: Doanh nghiệp thực hiện trách nhiệm kê khai và đóng thuế môn bài cho địa điểm kinh doanh mới theo quy định của pháp luật. Sau đó có thể treo bảng hiệu tại địa điểm kinh doanh mới.
***Đối với cơ quan tiếp quản hồ sơ đăng ký mở kho chứa hàng:
Bước 1: Sau khi nhận được hồ sơ đăng ký của doanh nghiệp về thành lập kho chứa hàng thì bộ phận một cửa Sở Kế Hoạch và Đầu Tư viết giấy hẹn bàn giao cho doanh nghiệp.
Bước 2: Phòng đăng ký kinh doanh bộ phận một cửa Sở Kế Hoạch và Đầu Tư khi nhận được hồ sơ hợp lệ thủ tục thành lập kho hàng của công ty thì phải đăng nhập thông tin vào hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để yêu cầu mã số địa điểm kinh doanh.
Bước 3: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia.
6. Lưu ý khi doanh nghiệp thành lập kho chứa hàng
- Doanh nghiệp, chi nhánh doanh nghiệp đã hợp nhất số đăng ký kinh doanh và mã số thuế khi đó mới được quyền thành lập địa điểm kinh doanh.
- Doanh nghiệp muốn thành lập kho chứa hàng phải hoàn thành việc áp ngành nghề kinh doanh theo hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam.
- Khi doanh nghiệp muốn thành lập nhiều địa điểm kinh doanh khác nhau thì việc kê khai thuế phụ thuộc vào công ty mẹ.
- Địa điểm kinh doanh chỉ được lập tại tòa nhà văn phòng, các tòa nhà được xây dựng hợp pháp trên đất thổ cư, các khu công nghiệp.
- Doanh nghiệp phải cần chuẩn bị đầy đủ các thủ tục, giấy tờ, điền đủ thông tin thì mới tiến hành hồ sơ đăng ký thành lập kho chứa hàng. Tránh trường hợp thiếu giấy tờ và làm chậm đi thời gian đăng ký.
Kết luận
Với những thông tin về thủ tục thành lập kho chứa hàng trên hy vọng chúng tôi đã cung cấp được các thông tin bổ ích cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp của bạn đã đăng ký mở được kho chứa hàng, bạn có thể tham khảo mẫu nội quy kho hàng, 20 mẹo sắp xếp kho hàng khoa học để áp dụng cho nhà kho của mình. Giúp hoạt động kho hàng diễn ra đúng quy chuẩn, an toàn và đạt hiệu quả cao hơn.
Như vậy, các doanh nghiệp muốn xây dựng kho chứa hàng riêng đều buộc phải thành lập địa điểm kinh doanh mới đúng theo quy định pháp luật. Thủ tục cần phải đầy đủ và thực hiện theo một quy trình nhất định, kèm theo đó phải đóng phí môn bài hàng năm. Điều này sẽ làm mất khá nhiều thời gian, chi phí cũng như nhân sự phụ trách của doanh nghiệp.
Lúc này, doanh nghiệp của bạn có thể cân nhắc về dịch vụ thuê kho chung để tối giản các thủ tục hành chính cũng như tiết kiệm hơn cho doanh nghiệp của mình. Với dịch vụ kho chung, doanh nghiệp sẽ luôn có đủ không gian để chứa hàng hóa, được phục vụ đa dạng các tiện ích bốc xếp, xe nâng, giao nhận mà không cần phải đầu tư máy móc hay thuê nhân sự, không cần phải làm thủ tục rườm rà, không cần nộp thuế môn bài, tiện lợi hơn, đầu tư ít hơn và linh động hơn. Vui lòng liện hệ 0901 86 87 86 nếu bạn cần tư vấn về dịch vụ kho chung của SEC Warehouse.
