Hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cho thuê kho xưởng. Nhưng để tìm thuê được kho hàng uy tín chất lượng, giá hợp lý mà phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp lại không hề dễ. Bạn phải cân nhắc kỹ lưỡng khi tìm thuê nhà kho. Bởi đã có không ít doanh nghiệp “dở khóc dở cười” khi gặp phải những tình huống rủi ro như:
- Thay vì làm việc trực tiếp với chính chủ thì lại thuê nhầm dịch vụ từ môi giới, kết quả là giá thuê kho và các dịch vụ bị đội lên cao.
- Kho thực tế khác xa so với hình ảnh được quảng cáo, chất lượng phục vụ không chuyên nghiệp.
- Chọn sai loại hình nhà kho, không phù hợp với đặc tính hàng hóa cũng như mô hình kinh doanh. Từ đó làm hàng hóa bị biến chất, giảm chất lượng, thiệt hại cho doanh nghiệp.
- Nhà kho kém chất lượng, kém an toàn làm hư hao, mất mát tài sản. Nhưng đơn vị cho thuê chối bỏ trách nhiệm, doanh nghiệp không được đền bù thỏa đáng.
Vậy làm sao mới có thể nhanh chóng tìm được nhà kho an toàn uy tín? Nhà kho thế nào mới phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp và tối ưu chi phí?
Nếu bạn đang băn khoăn những vấn đề trên, SEC Warehouse sẽ hướng dẫn bạn một số kinh nghiệm thuê kho để có thể tìm thuê được nhà kho tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.
Các nội dung chính của bài viết
1. Xác định loại hình kho phù hợp
Bước đầu tiên này vô cùng quan trọng trong bí quyết thuê kho. Bạn phải xác định được nhu cầu của doanh nghiệp cũng như nắm rõ tính chất của hàng hóa. Từ đó mới dễ dàng chọn được kho bãi có điều kiện lưu trữ phù hợp và khai thác triệt để ưu thế của nhà kho. Tìm đúng loại hình kho hàng quyết định đến 50% hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp!
1.1 Tìm kho căn cứ vào nhu cầu
1.1.1 Cá nhân, doanh nghiệp cần thuê nhà kho riêng để tự quản lý
Theo kinh nghiệm thuê kho của SEC Warehouse, loại hình kho tự quản sẽ là lựa chọn tối ưu cho bạn. Đây là một dạng nhà kho riêng với các đặc điểm nổi bật như:
- Kho độc lập, riêng tư và bạn không phải chia sẻ quyền sử dụng với bất cứ ai
- Bạn sẽ được tự do tổ chức, sắp xếp hàng hóa trong kho theo ý của mình
- Chủ động trong việc điều động xuất nhập hàng không giới hạn thời gian
- Được cung cấp đầy đủ các dịch vụ xe nâng, bốc xếp,…khi có nhu cầu.
Ngoài ra có một số điểm bạn nên lưu ý: Cần có cách tổ chức lối đi và sắp xếp hàng khoa học sao cho có thể xuất nhập thuận tiện mà vẫn khai thác tối đa diện tích kho hàng.
Nếu doanh nghiệp có ý định thuê kho lâu dài, nên ưu tiên các nhà kho có thể thuê dài hạn để tránh trường hợp tốn chi phí đầu tư cải tạo mà chỉ sử dụng được 1-2 năm. Bạn cũng cần tránh những nhà kho đang trong tình trạng tranh chấp, hồ sơ không rõ ràng.
1.1.2 Doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa theo thời vụ, dự án
Thật lãng phí nếu bạn thuê một nhà kho lớn dài hạn mà nhu cầu lưu thực tế chỉ kéo dài vài tháng trong năm. Trong khi đó chi phí thuê kho vẫn phải thanh toán đều đặn hàng tháng. Với mô hình kinh doanh này, bí quyết thuê kho nên là tìm đơn vị nhà kho cung cấp giải pháp cho thuê ngắn hạn và có chính sách tính phí theo lượng hàng thực tế sẽ tối ưu ngân sách hơn.
Ví dụ sắp tới Noel (tháng 12 dương lịch) và doanh nghiệp của bạn chuẩn bị nhập một lô hàng lớn sản phẩm trang trí Noel, hàng về đầu tháng 10. Vậy bạn chỉ cần liên hệ thuê nhà kho trong đúng 3 tháng để có đủ thời gian phân phối hàng tới các đại lý. Sau thời gian này, lượng hàng đã xuất bán đáng kể, nếu bạn vẫn muốn thuê kho lưu lượng hàng tồn thì chi phí thuê kho cũng đã giảm đi rất nhiều.
1.1.3 Hàng hóa thường xuyên xuất nhập giao hàng, hàng thương mại điện tử
Vì tính chất linh động của ngành nghề nên kinh nghiệm thuê kho nên là các kho hàng có đầy đủ các yếu tố như:
- Có dịch vụ xe nâng hạ hàng hóa chuyên nghiệp, nhân sự bốc xếp, dán nhãn, đóng gói,…lành nghề
- Có cung cấp dịch vụ giao nhận hàng để bạn không phải thuê thêm dịch vụ từ bên thứ 3
- Tuân thủ nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước)
- Số lượng hàng thường xuyên biến động nên cần có dịch vụ quản lý, kiểm kê chuyên nghiệp để tránh thất thoát. Nếu có hệ thống xử lý bằng mã vạch là một ưu thế.
- Vị trí kho cũng rất quan trọng vì là nơi trung chuyển hàng hóa. Nên chọn địa chỉ kho ở gần các tuyến đường lớn giao thông thuận tiện, gần khu trung tâm để việc phân phối tiết kiệm thời gian cũng như chi phí xăng xe.
1.1.4 Kinh nghiệm thuê kho đối với hàng hóa có số lượng vừa và nhỏ
Nên thuê kho chung thay vì kho riêng sẽ tiết kiệm và tiện lợi hơn. Đây là hình thức cho thuê kho phổ biến hiện nay, một nhà kho lớn sẽ được quy hoạch cho nhiều khách hàng cùng thuê.
Nhờ hệ thống ô kệ hiện đại nên hàng hóa có thể chất cao lên nhiều tầng, tiết kiệm không gian, từ đó mang đến chi phí thuê kho tiết kiệm cho khách hàng. Bên cạnh đó, những nhà kho này cũng có sẵn hệ thống xe nâng và đội ngũ bốc xếp, bạn không phải đầu tư hay thuê thêm nhân sự.
Dù là kho chung tuy nhiên mỗi khách hàng sẽ được bố trí một khu vực riêng hoặc những khoang hàng độc lập. Bạn có thể an tâm rằng hàng hóa sẽ không bị lẫn lộn.
1.2 Căn cứ vào loại mặt hàng mà bạn lưu trữ
Bên cạnh các mặt hàng thông dụng, một số loại hàng hóa sẽ cần điều kiện lưu trữ đặc biệt. Dưới đây là một số kinh nghiệm thuê kho dành cho bạn:
1.2.1 Lưu máy móc cơ khí lớn, hàng siêu trường siêu trọng
Các mặt hàng này thường có kích thước rất lớn và trọng tải từ vài tấn tới vài chục tấn. Do đó yêu cầu hàng đầu của kho hàng là phải có nền chịu lực, không bị lún và có đầy đủ phương tiện nâng, cẩu chuyên dụng. Kiểm tra xem cửa kho có đủ rộng hay không và đường vào kho phải thuận lợi cho xe trọng tải lớn di chuyển chở hàng, không bị cấm tải.
1.2.2 Thuê kho lưu hàng thực phẩm
Hàng bánh kẹo, mì gói, thực phẩm đóng hộp, nước giải khát, lúa gạo, các loại bột ngũ cốc,…rất thu hút chuột và côn trùng. Kho hàng ẩm thấp chính là điều kiện lý tưởng cho chúng sinh sôi, nguy cơ cao ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa, đặc biệt khi lưu trữ lâu dài. Vậy kinh nghiệm thuê kho lúc này nên chọn kho hàng sạch sẽ, thoáng mát, độ ẩm vừa phải và có nền cao ráo.
Ngoài ra hàng thực phẩm đóng gói thường có thời hạn sử dụng ngắn. Vì thế kho hàng phải có thiết kế phù hợp với nguyên tắc FIFO.
1.2.3 Thuê kho lưu thiết bị y tế
Thông thường thiết bị y tế đòi hỏi nhiệt độ và độ ẩm rất khắt khe để đảm bảo đúng quy định của Bộ Y tế. Vậy nên bạn cần tìm chọn thuê kho tiêu chuẩn. Một số trường hợp bắt buộc kho hàng phải có Giấy chứng nhận “Thực hành tốt bảo quản thuốc” (GSP) theo quy định tại Thông tư 36/2018/TT-BYT.
1.2.4 Thuê kho lưu hồ sơ, chứng từ
Côn trùng và mối mọt là điều cấm kỵ đối với việc lưu trữ hồ sơ tài liệu. Do đó bạn cần chọn nhà kho thoáng đãng, được xử lý mối mọt định kỳ.
Là mặt hàng dễ cháy nên kho lưu hồ sơ chứng từ bắt buộc phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình phòng cháy chữa cháy. Để giúp quá trình trích lục hồ sơ được thuận tiện, bạn nên ưu tiên lựa chọn kho hàng có hệ thống ô kệ và thùng hồ sơ chuyên dụng.
1.2.5 Thuê kho lưu điện máy gia dụng
Mặt hàng này thường được quản lý theo mã sản phẩm. Đòi hỏi kho hàng phải có hệ thống ô kệ chuyên dụng, vừa tiết kiệm không gian, vừa thuận tiện cho việc sắp xếp và soạn hàng. Bạn cũng không phải lo lắng tình trạng các thùng xếp chồng lên nhau làm hư móp sản phẩm.
1.2.6 Thuê kho lưu đồ nội thất
Giá trị của mặt hàng này khá cao. Chỉ cần một vết xước nhỏ cũng khiến hàng hóa bị mất giá trị thẩm mỹ, khó khắc phục. Vì thế trước khi đưa vào kho, hàng cần được bao bọc cẩn thận để đảm bảo an toàn, dịch vụ vận chuyển phải hết sức cẩn thận.
Kinh nghiệm thuê kho hàng chứa đồ nội thất là kho phải cao ráo không ẩm thấp, xịt khử mối mọt định kỳ và có dịch vụ đóng gói, vận chuyển chuyên nghiệp.
1.2.7 Thuê kho lưu vật liệu xây dựng
Bạn đang cần tìm thuê nhà kho chứa vật liệu xây dựng cho một công trình chuẩn bị thi công? Vậy nên ưu tiên chọn các kho hàng gần với công trình để thuận tiện cho việc xuất nhập vật tư. Mặt hàng này thường nặng và kích cỡ lớn, nên để xá dưới mặt sàn thay vì sử dụng ô kệ. Với vật liệu xây dựng thì loại hình kho riêng tự quản lý sẽ phù hợp hơn cả.
1.2.8 Kho lưu trái cây hoặc đồ tươi sống
Bạn cần lưu ý điều kiện nhiệt độ khi lưu trữ các mặt hàng này. Trong khi trái cây cần kho mát nhiệt độ thấp (khoảng dưới 20 độ C) thì đồ tươi sống như thịt cá lại cần nhiệt độ đông lạnh dưới 0 độ C mới đảm bảo được độ tươi ngon. Vì thế kho phải được đầu tư hệ thống máy lạnh công nghiệp công suất lớn.
2. Kinh nghiệm các bước tìm thuê kho
Khi đã định hình được loại nhà kho mà doanh nghiệp đang hướng tới. Bạn bắt đầu tìm kiếm kho hàng theo quy trình như sau:
Bước 1: Tìm kiếm những đơn vị cho thuê kho
Bước đầu tiên của kinh nghiệm thuê kho, đó là tìm ra một danh sách các đơn vị cho thuê kho ngẫu nhiên trước khi sàng lọc lại. Con số lý tưởng là khoảng 5-7 đơn vị. Có nhiều cách như sau:
- Hỏi thử ý kiến của bạn bè, người thân. Nếu họ đã sử dụng dịch vụ cho thuê kho và tin tưởng giới thiệu cho bạn, chắc chắn là đáng tin cậy. Trường hợp họ phàn nàn về nhà kho đã hoặc đang thuê, bạn cần cân nhắc. Để thông tin được lan truyền tốt hơn, hãy thử đăng bài trên các trang mạng xã hội như facebook, zalo để nhận được nhiều lời khuyên.
- Hãy tận dụng công nghệ trong việc tìm kiếm nhà kho. Bạn có thể sử dụng các trình duyệt internet phổ biến như Google, Cốc Cốc, Firefox,…và tìm kiếm các từ khóa như “dịch vụ cho thuê kho”, “thuê kho lưu hàng”. Lúc này bạn sẽ nhận được rất nhiều kết quả trả về. Lời khuyên là nên chọn các kho hàng có địa chỉ rõ ràng, tên thương hiệu,…để tránh gặp phải trung gian sẽ bị đội giá lên cao.
- Tham khảo sơ lược các website xem họ cung cấp nhà kho ở đâu, có những dịch vụ nào, có phù hợp với nhu cầu của bạn không? Sẽ tuyệt vời hơn nếu họ có sẵn bảng giá cho thuê kho để bạn so sánh.
Bước 2: Chuẩn bị trước khi liên hệ
Sau khi đã có danh sách kho hàng cùng dãy số điện thoại liên hệ. Bạn đừng vội vàng gọi ngay mà cần chuẩn bị chu đáo các câu hỏi sẽ đặt ra với tổng đài viên. Điều này vừa thể hiện sự chuyên nghiệp của cá nhân, vừa giúp bạn nhận được đầy đủ thông tin và các thắc mắc được giải đáp cụ thể. Danh sách các câu hỏi nên đặt ra khi cần thuê kho sẽ giúp ích cho bạn!
Bước 3: Liên hệ tư vấn
Tại bước này, bạn sẽ liên hệ với từng đơn vị cho thuê kho để trao đổi cụ thể với họ, căn cứ vào các câu hỏi đã soạn trước. Ghi chép lại đầy đủ thông tin để dễ so sánh cụ thể.
Bước 4: Sàng lọc lần thứ 1
Với những thông tin có được sau khi liên hệ tư vấn. Loại những kho hàng không đáp ứng được nhu cầu và có vị trí quá xa với địa điểm bạn mong muốn. Những nơi báo giá quá cao hoặc có dấu hiệu không đáng tin cậy cũng cần gạt khỏi danh sách.
Bước 5: Tham quan kho
Đây là bước cực kỳ quan trọng của kinh nghiệm thuê kho, bởi trăm nghe không bằng mắt thấy. Nhà kho, dịch vụ có thể được giới thiệu rất đẹp rất tốt nhưng bạn chỉ có thể đánh giá khi trực tiếp đến tham quan. Hãy bắt đầu với đơn vị bạn cảm thấy ưng ý nhất, rồi lần lượt là những nhà kho tạm ổn.
Lưu ý xem đường vào kho có thông thoáng không, có bị cấm tải không. Bên cạnh đó hỏi thử người dân xung quanh về tình hình ngập nước trong khu vực khi mưa lớn hay triều cường.
Bạn đừng quên tham khảo thêm Các tiêu chuẩn khảo sát kho để tìm được đơn vị thuê tốt nhất nhé!
Bước 6: Sàng lọc lần thứ 2
Với danh sách những đơn vị cho thuê kho còn lại, bạn tiến hành so sánh, đánh giá kỹ lưỡng và chọn ra nơi phù hợp nhất!
Những yếu tố bạn cần xem xét trước khi đưa ra quyết định thuê kho hàng:
- Khoảng cách từ kho tới doanh nghiệp của bạn cũng như các địa điểm giao hàng
- Kho có kiên cố, sạch sẽ và đầy đủ hệ thống PCCC, an ninh không?
- Mức độ hợp lý của phí thuê kho cũng như các chi phí liên quan. Có đảm bảo được lợi nhuận cho doanh nghiệp?
- Thái độ phục vụ của nhân viên có chuyên nghiệp, lễ phép, lịch sự không? (đội ngũ tư vấn viên, thủ kho và nhân viên kho,…)
Bước 7: Trao đổi về các điều khoản và Ký hợp đồng
Hợp đồng thuê kho sẽ là yếu tố pháp lý đảm bảo quyền lợi của bạn trong suốt quá trình thuê kho. Vậy nên kinh nghiệm thuê kho là hãy trao đổi thật kỹ với đơn vị cho thuê kho để làm rõ các vấn đề sau trước khi ký hợp đồng:
- Chi phí thuê kho và các chi phí dịch vụ đi kèm, phát sinh (nếu có)
- Trách nhiệm của đơn vị cho thuê đối với hàng hóa của bạn
- Thuê kho dài hạn: Nếu bạn hướng đến thuê kho lâu dài thì nên đề cập tới biên độ tăng giá hàng năm. Đề phòng trường hợp giá nhảy vọt khi thị trường bất động sản biến động. Thông thường 2 năm đầu cố định, từ năm thứ 3 biên độ dao động từ 5-20% tùy thỏa thuận.
- Quy định về tiền đặt cọc: Mức đặt cọc có thể từ 1 – 3 tháng hoặc hơn, tùy thuộc vào lượng hàng là bao nhiêu và thời hạn thuê kho bao lâu. Đây là khoản tiền đảm bảo trách nhiệm của hai phía trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng. Bạn cần lưu ý về cách giải quyết tiền đặt cọc trong tình huống ngừng thuê kho trước thời hạn.
- Chính sách đền bù: Hư hại, mất mát hàng hóa trong khi lưu trữ là điều không ai mong muốn. Nhưng trong hợp đồng vẫn nên có điều khoản quy định chính sách đền bù để đảm bảo quyền lợi cho bạn.
Tham khảo Hợp đồng thuê kho mẫu
Dịch vụ cho thuê kho và lưu trữ hàng hóa của SEC Warehouse – 0901 86 87 86
3. Một số lưu ý khi thuê kho
- Công ty cho thuê kho phải có đăng ký ngành nghề kinh doanh cho thuê kho, tránh vướng phải các vấn đề pháp lý phức tạp về sau.
- Lưu ý khi so sánh giá. Giá thuê kho rẻ chưa hẳn là tốt bởi bạn có thể sẽ phải tốn thêm nhiều chi phí phát sinh. Thông thường các kho hàng có dịch vụ quản lý hàng hóa sẽ báo giá cao hơn, nhưng bạn sẽ cắt giảm được chi phí thuê nhân sự và được đảm bảo về quyền lợi khi có rủi ro về hàng hóa.
- Nếu tìm thuê kho vào mùa khô, bạn sẽ khó xác định được tình trạng cũng như nguy cơ ngập. Do đó hãy hỏi người dân xung quanh, cũng như xem xét kỹ về hệ thống thoát nước của kho.
- An toàn cháy nổ nên được chú trọng. Hãy kiểm tra hệ thống điện trong ngoài kho, các lối thoát hiểm. Kho cần được cơ quan chức năng kiểm duyệt PCCC và có hệ thống PCCC đầy đủ.
- Cân nhắc nhiệt độ bảo quản cho từng loại hàng hóa khác nhau để quyết định nên thuê kho nhiệt độ thường, thuê kho mát, hay phải thuê kho lạnh bảo quản.
- Trường hợp đây là lần đầu tiên bạn thuê kho và có nhiều thắc mắc. Đừng bỏ qua bài viết 6 lời khuyên khi lần đầu sử dụng dịch vụ lưu kho.
Dịch vụ cho thuê kho và lưu trữ hàng hóa SEC Warehouse
Hoạt động lưu trữ hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng trong kinh doanh. Chính vì thế bạn cần cân nhắc kỹ khi tìm kho. Hy vọng những kinh nghiệm thuê kho của SEC Warehouse đã giúp bạn dễ dàng định hướng hơn trong nhiệm vụ khó khăn này.
SEC Warehouse là đơn vị cho thuê kho bãi và chuyên cung cấp giải pháp thuê kho. Đặc biệt trong đó có nhiều giải pháp tối ưu chi phí cho khách hàng thuê ngắn hạn và hàng lẻ, hàng tự quản. Để tìm hiểu kỹ hơn về dịch vụ của chúng tôi, cũng như được tư vấn chi tiết về lĩnh vực kho bãi, vui lòng liên hệ hotline 0901 86 87 86.
