Vận đơn là gì? Vận đơn đường biển và các vận đơn cần biết

Vận đơn là gì hay vận đơn đường biển là gì? Là một trong những chứng từ quan trọng để thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Chính vì sự quan trọng đó nên buộc mọi thông tin cần chính xác tuyệt đối. Người làm thủ tục hải quan cần nắm vững khái niệm vận đơn là gì, nội dung vận đơn, các loại vận đơn cũng như các thông tin liên quan khác để có thể ứng biến, bổ sung khi cần thiết.

Nếu bạn là một “lính mới” trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, hoặc học về logistic, thì tìm hiểu về vận đơn cũng là điều vô cùng cần thiết.

KHÁI NIỆM VẬN ĐƠN LÀ GÌ?

Vận đơn hay còn gọi là vận tải đơn. Nếu phân tích theo Hán Việt, thì “vận” có nghĩa là vận chuyển – vận tải, “đơn” là một loại phiếu ghi nhận thông tin. Vận đơn như vậy được hiểu đơn giản là một tờ phiếu ghi các thông tin về hoạt động vận chuyển hàng hóa. 

Còn khái niệm vận đơn đầy đủ và chuẩn xác sẽ như sau: Vận đơn là chứng từ do người chuyên chở phát hành cho chủ hàng để xác nhận việc nhận lô hàng, trước khi phương tiện rời đi. Người chuyên chở ở đây có thể là thuyền trưởng, đại lý hãng tàu (forwarder) hay hãng máy bay. 

Vận đơn đường biển là gì?

Hiện nay có các loại vận đơn cơ bản là Vận đơn đường biển, vận đơn hàng không, vận đơn đường bộ.

Vận đơn đường biển tiếng anh là gì là câu hỏi của nhiều người. Theo đó, Bill Of Lading (viết tắt B/L) dùng để chỉ vận đơn đường biển. Vận đơn hàng không tiếng anh là Air Waybill (viết tắt AWB), vận đơn đường bộ tiếng anh được dùng chung như đường biển, và ít được đề cập.

Trong đó, vận đơn đường biển B/L sẽ phổ biến hơn cả (vì hầu hết hoạt động xuất nhập khẩu cần vận đơn hiện nay ở nước ta di chuyển bằng tàu biển). Do đó trong bài viết này, SEC Warehouse sẽ tập trung đi sâu vào tìm hiểu về vận đơn đường biển. Nếu bạn muốn biết về vận đơn hàng không, chúng tôi sẽ nêu chi tiết ở phần cuối bài viết. 

CHỨC NĂNG CỦA VẬN ĐƠN LÀ GÌ?

Có thể tóm gọn chức năng của vận đơn trong 3 dòng sau:

• Là biên lai dùng để gửi hàng lên phương tiện
• Là bằng chứng hợp đồng chuyên chở giữa đơn vị chuyên chở và người gửi hàng
• Là chứng từ sở hữu (áp dụng cho vận đơn đường biển)

Số vận đơn là gì?

Theo đó, vận đơn đóng vai trò quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu với các vai trò sau: 

• Xác nhận hàng đã được gửi đi. Lúc này người mua (nơi nhập hàng) cần xúc tiến các công việc cần thiết. Đồng nghĩa với việc, khi đã có vận đơn tức là hàng đã được xếp lên phương tiện, và chuẩn bị được chuyển đi. 
• Có giá trị để làm chứng từ cầm cố, mua bán hoặc chuyển nhượng hàng hóa từ đơn vị này qua đơn vị khác. Thông thường chỉ áp dụng cho vận đơn đường biển. Một lưu ý đó là, vận đơn chứng minh quyền sở hữu hàng, do đó mà vận đơn gốc có thể mua bán được.
• Vận đơn có giá trị như hóa đơn thanh toán, được gửi kèm trong bộ làm chứng từ thanh toán mà người bán gửi cho người mua (hoặc ngân hàng) để thanh toán tiền hàng.
• Là một thành phần không thể thiếu khi làm hồ sơ hải quan nhập xuất khẩu hàng hóa

Bạn có thể tham khảo thêm một số quy định quan trọng đối với vận đơn trong các văn bản quốc tế như Hague-Visby Rules 1968, Carriage of Goods by Sea Act 1992 (COGSA), Brussels Convention 1924, …

NỘI DUNG CỦA VẬN ĐƠN GỒM NHỮNG GÌ?

Tùy hình thức vận chuyển là đường biển, đường hàng không hay vận đơn đường bộ mà sẽ có đôi chút khác biệt. Nhưng cơ bản một vận đơn sẽ bao gồm những thông tin như sau: 

• Thông tin người gửi hàng và người nhận hàng
• Thông tin về phương tiện giao nhận hàng như số tàu, số chuyến,…
• Thông tin chi tiết về hàng hóa: Loại hàng, số lượng, tình trạng,…
• Thông tin về cước vận chuyển và các phí khác
• Thông tin về thời gian, địa điểm phát hành vận đơn.

Nội dung chi tiết của vận đơn đường biển

Vận đơn đường biển

• Vessel/ Flight No: Tên của tàu hoặc số chuyến 
• Booking no: Số booking trên lệnh giao container rỗng
• Bill Type: Hình thức bill mà bạn muốn lấy (original bill – bill thường, hay surrendered bill – điện giao hàng hay seaway bill-giải phóng hàng nhanh thông qua mạng nội bộ).
• Freight and Charge: Cước và phí
• Shipper: Điền các thông tin của đơn vị gửi hàng (địa chỉ, số điện thoại, fax, email (nếu có)
• Consignee: Thông tin của đơn vị hoặc người nhận hàng (tên, địa chỉ, email, SĐT, Fax,…)
• Notify Party: Người nhận thông báo hàng đến. Trường hợp người này cũng là consignee thì điền vào “same as consignee”
• Container/ Seal No: Số container/ số chì
• Description of Goods: Mô tả chi tiết hàng hóa như tên hàng, số kiện, trọng lượng, thể tích,…
• Port of Loading: Cảng đi (nơi xếp hàng lên tàu)
• Port of Discharge: Cảng chuyển tải, giống như cảng trung chuyển. Nếu hàng được vận chuyển thẳng tới cảng đích thì điền vào cảng đích. 
• Port of Delivery: địa điểm cảng đích
• Remark: Những lưu ý khác

PHÂN LOẠI VẬN ĐƠN ĐƯỜNG BIỂN

Vậy vận đơn đường biển gồm có những loại nào? Dựa vào các tiêu chí khác nhau mà cách phân loại cũng khác nhau. Cụ thể:

1. Phân loại vận đơn theo người nhận hàng

• Vận đơn theo lệnh (order bills of lading)

Là loại vận đơn phổ biến nhất. Với loại vận đơn này thì người vận tải sẽ giao hàng theo chỉ định của người gửi hàng hoặc người được note trên vận đơn.

Các loại vận đơn

Phía sau loại vận đơn này cần có ký hậu và đóng dấu vào mặt sau bill.  Nếu ký hậu ghi rõ người nhận hàng thì lúc này vận đơn theo lệnh có giá trị như vận đơn đích danh. Còn nếu ký hậu không ghi tên người nhận thì sẽ trở thành vận đơn vô danh.

• Vận đơn đích danh (straight bills of lading)

Vận đơn này sẽ ghi chú chi tiết thông tin của người nhận hàng như tên, sđt, địa chỉ, email,… Và người giao hàng chỉ giao hàng cho người này khi họ xuất trình giấy tờ hợp lệ, không giao hàng có người khác.

• Vận đơn vô danh (bearer bills of lading)

Cũng có thể xem đây là một dạng vận đơn theo lệnh. Trên vận đơn không ghi theo lệnh của ai. Theo đó người nào cầm vận đơn này đều có thể nhận hàng. 

2. Phân loại vận đơn dựa theo tình trạng

• Vận đơn hoàn hảo (hay còn gọi là vận đơn sạch – Clean B/L)

Trên vận đơn không ghi chú khiếm khuyết của hàng hóa. Là vận đơn mà mọi chủ hàng hay người nhận hàng đều mong muốn, giúp người nhận hoặc ngân hàng cảm thấy an tâm hơn về chất lượng lô hàng.

Vận đơn hãng tàu

• Vận đơn không hoàn hảo (hay còn gọi là vận đơn bẩn – Unclean B/L)

Trên vận đơn sẽ ghi chú những vấn đề của hàng hóa như hàng có dấu hiệu bị ẩm, hư hỏng, bao bì rách,…

3. Phân loại vận đơn theo tình trạng bốc xếp

• Vận đơn đã bốc hàng lên tàu (Shipped on board B/L)

Thuyền trưởng hoặc chủ tàu sẽ cấp loại vận đơn này nếu hàng đã được bốc lên tàu hoàn tất. 

• Vận đơn nhận hàng để chở (Received for shipment B/L)

Vận đơn này được cấp khi hàng chưa được xếp lên tàu, nhưng có sự cam kết rằng hàng sẽ được bốc lên một con tàu mà các bên đã thống nhất.

4. Phân loại theo chủ thể cấp vận đơn

Phương thức phân loại này khá phổ biến và bạn cần nắm rõ.

• Master Bill of Lading – MBL (Vận đơn chủ)

vận đơn này do hàng tàu trực tiếp cấp. Người gửi và nhận hàng có thể trực tiếp là chủ hàng hoặc thông qua công ty giao nhận (forwarder)

Master Bill – MBL

• House Bill of Lading – HBL (Vận đơn nhà)

Loại vận đơn này do công ty giao nhận phát hành. Người gửi và nhận hàng thường là chủ hàng. 

Có thể hiểu đơn giản như sau: Sau khi hàng được xếp lên tàu, thì hãng tàu sẽ cấp MBL cho đơn vị vận chuyển (Forwarder). Sau đó Forwarder sẽ cấp HBL cho chủ hàng.

House Bill – HBL

Như vậy, MBL và HBL có thể được xem là sự chuyển tiếp trách nhiệm vận chuyển giữa hãng tàu đến forwarder.

5. Phân loại vận đơn theo yêu cầu xuất trình

• Vận đơn gốc (Original B/L)

Với loại vận đơn này thì người nhận hàng chỉ lấy được lệnh giao hàng D/O khi xuất trình vận đơn gốc.

• Vận đơn giao hàng bằng điện (Telex Release B/L)

Hình thức này khá tiện lợi cho người nhận bởi đã có điện giao hàng. Do đó họ không cần xuất trình vận đơn gốc.

• Vận đơn xuất trình (Surrendered B/L)

Tương tự như Telex Release B/L, người nhận hàng không cần nộp vận đơn gốc, chỉ cần làm các thủ tục thanh toán là có thể lấy được lệnh giao hàng D/O, giúp giải phóng hàng nhanh.

6. Một số loại vận đơn khác

Ngoài các loại vận đơn được chia tiêu chí cụ thể như trên, còn một số khái niệm vận đơn khác mà trong quá trình xuất nhập hàng hóa bạn sẽ gặp như: 

• Seaway bill

Thực chất đây là một dạng Giấy gửi hàng, giúp giải phóng hàng nhanh chóng. Nhiều người còn gọi là Express release Loại này không có chức năng hay giá trị sở hữu như B/L.

• Switch Bill of Lading

Vận đơn này liên quan tới việc mua bán sang tay giữa 3 bên. Theo đó, người bán hàng và người mua hàng thông qua một bên trung gian để thực hiện giao dịch giao nhận hàng hóa, và họ không biết thông tin trước về nhau. 

Vận đơn hàng không là gì?

• Combined Bill of Lading

Tiếng Việt được hiểu là vận đơn liên hợp. Được dùng để chỉ hàng hóa được vận chuyển thông qua nhiều phương tiện khác nhau trước khi tới điểm đích. Ví dụ như 1 chặng tàu biển, kết hợp với xe tải vận chuyển. Hình thức tương tự như vận đơn vận tải đa phương thức (Multimodal B/L hay Intermodal B/L).

VẬN ĐƠN HÀNG KHÔNG LÀ GÌ?

Khái niệm vận đơn đường biển cũng gần giống với vận đơn hàng không. Chỉ khác ở chỗ đơn vị phát hành vận đơn sẽ là hãng hàng không, và hàng được vận chuyển bằng máy bay. Vận đơn hàng không tiếng anh là Air Waybill, thường được viết tắt là AWB. Và được phân thành 2 loại:

Vận đơn đường hàng không

• Master Air Waybill (MAWB – vận đơn chủ), do hãng hàng không trực tiếp cấp
• House Air Waybill (HAWB – vận đơn nhà), do đơn vị giao nhận cấp

Vận đơn hàng không cũng có giá trị như biên lai gửi hàng. Là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển, xác nhận việc hàng hóa đã được tiếp nhận và chuẩn bị giao tới cho người mua. Trên vận đơn hàng không cũng phải có đầy đủ thông tin người gửi hàng, người nhận hàng, phương tiện vận chuyển, chi tiết hàng hóa,…

PHÂN BIỆT VẬN ĐƠN ĐƯỜNG BIỂN & ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG

Dưới đây là những khác biệt cơ bản giữa vận đơn đường biển và vận đơn hàng không

NHỮNG LƯU Ý ĐỐI VỚI VẬN ĐƠN

Thông tin trên vận đơn là vô cùng quan trọng, chỉ cần một chi tiết sai cũng có thể kéo theo hàng loạt những sai lầm khác. Hậu quả sẽ làm tốn nhiều thời gian chỉnh sửa, việc mua bán xuất nhập khẩu bị đình trệ, đồng thời tốn thêm nhiều khoản phí không đáng.

Do đó, khi nhận được vận đơn và chuẩn bị nhập thông tin vào tờ khai hải quan, người làm thủ tục hải quan cần thật thận trọng và đối chiếu với các loại chứng từ khác như Packing List, C/O (Certificate of Origin), Commercial Invoice. 

=> Xem thêm: 6 bước làm thủ tục Hải quan xuất khẩu hàng hóa cơ bản cần nắm

Đặc biệt, đối với vận đơn đường biển và vận đơn hàng không, vì hàng đến rất nhanh, thời gian lưu cont tại bãi tốn chi phí rất lớn nên cần lưu tâm với các thông tin sau: Số container, số seal, trọng lượng hàng, số lượng hàng, tên cảng xếp dỡ hàng trên bill of loading nhé!