Theo thống kê của Tổng cục Hải Quan Việt Nam, tổng kết năm 2019, kim ngạch xuất nhập khẩu của nước ta đạt một kỷ lục mới của nền kinh tế, ở mức 517,26 tỷ USD. Trong đó, kim ngạch xuất khẩu đạt khoảng 264,19 tỷ USD. Đó là thành quả của quá trình dài nỗ lực, chủ động mở cửa hội nhập đất nước. Dự đoán trong thời gian tới, hoạt động xuất nhập khẩu sẽ còn được thúc đẩy tăng tốc, tạo nhiều điều kiện phát triển hơn nữa!
Nếu bạn là một cá nhân hay tổ chức doanh nghiệp đang nghiên cứu và chuẩn bị tham gia lĩnh vực xuất khẩu, đừng bỏ qua bài viết sau đây. SEC Warehouse sẽ hướng dẫn bạn chi tiết các thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa. Điều mà bắt buộc bạn phải nắm rõ để đảm bảo cho quá trình xuất khẩu hàng hóa của mình ra nước ngoài được thuận lợi, không bị trả hàng hay gặp bất kỳ trở ngại gì!
Các nội dung chính của bài viết
1. XUẤT KHẨU THEO LOẠI HÌNH KINH DOANH
Có nhiều loại hình xuất khẩu khác nhau như xuất khẩu hàng kinh doanh, xuất khẩu vào khu phi thuế quan, xuất khẩu hàng gia công, tạm nhập-tái xuất,… Tuy nhiên trong bài viết này, SEC Warehouse chỉ tập trung hướng dẫn bạn về loại hình xuất khẩu phổ biến nhất hiện nay, có thể nói là chiếm đa số trong các lô hàng xuất khẩu của Việt Nam ra nước ngoài. Đó là xuất khẩu theo loại hình kinh doanh.
Vậy xuất khẩu theo loại hình kinh doanh là gì?
Xuất khẩu loại hình kinh doanh là dạng xuất khẩu các loại hàng hóa kinh doanh đơn thuần dựa trên các hợp đồng mua bán cụ thể. Có thể thực hiện dưới dạng xuất khẩu trực tiếp (tự cá nhân, doanh nghiệp làm thủ tục xuất khẩu hàng hóa) hoặc xuất khẩu ủy thác (ủy quyền cho đơn vị dịch vụ làm thay). Ví dụ, một doanh nghiệp chuyên sản xuất mặt hàng giày da của Việt Nam, ký kết hợp đồng ngoại thương với một doanh nghiệp tại Hoa Kỳ. Sản phẩm đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn quốc tế, nằm trong hạng mục sản phẩm được phép xuất khẩu, là có thể thực hiện các thủ tục hải quan hàng xuất khẩu sang Hoa Kỳ.
Mã loại hình xuất khẩu kinh doanh là B11.
2. CÁC BƯỚC LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN XUẤT KHẨU ĐỐI VỚI XUẤT KHẨU KINH DOANH
Bước 1: Đánh giá, kiểm tra lô hàng hóa thuộc diện nào?
Một số mặt hàng bị cấm xuất khẩu
Bạn muốn kinh doanh thì trước mắt cần chắc chắn sản phẩm của mình được pháp luật cho phép, không phải hàng cấm,… Và việc xuất khẩu hàng hóa cũng không ngoại lệ, thậm chí cần được giám sát chặt chẽ hơn.
Việc đầu tiên bạn cần làm khi có ý định kinh doanh, xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài đó là đánh giá sản phẩm của mình xem thuộc diện cấm, khuyến khích hay hạn chế để có các bước phù hợp tiếp theo. Có các trường hợp sau xảy ra:
- Hàng thương mại thông thường: Chúc mừng bạn, loại hàng hóa này không hề bị cấm hay yêu cầu giấy tờ, thủ tục gì phức tạp. Bạn có thể an tâm để làm các bước khai hải quan xuất khẩu hàng hóa tiếp theo.
- Hàng cấm: Nếu thị trường nước ngoài rất tiềm năng, nhưng tại Việt Nam lại thuộc diện cấm xuất khẩu thì bạn nên bỏ ngay ý tưởng này. Bạn không muốn vướng vào các vấn đề pháp lý phức tạp đúng không?
- Hàng cần xin giấy phép xuất khẩu: Một số mặt hàng, sản phẩm đặt biệt cần có giấy phép xuất khẩu bạn cần lưu ý như thuốc tân dược, hạt giống, động thực vật, mẫu khoáng sản, gỗ và sản phẩm làm từ gỗ, mỹ phẩm, Chất lỏng, cát, bột, than, sách báo – ổ đĩa cứng. Do đó bạn cần tiến hành xin giấy phép đầy đủ trước khi thực hiện khai báo hải quan xuất khẩu. Tránh trường hợp đến lúc khai báo mới xin giấy phép sẽ mất rất nhiều thời gian.
- Hàng cần kiểm tra chuyên ngành: Kiểm tra chuyên ngành là việc cơ quan chức năng tiến hành lấy mẫu hàng để đánh giá xem hàng hóa có đạt tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định chuyên ngành hay không. Thường thì kiểm tra chuyên ngành nhập khẩu sẽ phổ biến hơn xuất khẩu. Thực tế hiện nay chưa có một danh mục nào cụ thể quy định các mặt hàng phải kiểm tra chuyên ngành. Do đó, tùy thuộc vào chủng loại hàng hóa mà bạn dự định xuất khẩu, cần kiểm tra xem quy định riêng của ngành hàng đó.
- Hàng phải chịu thuế xuất khẩu: Với chính sách mở cửa, khuyến khích xuất khẩu của nước ta, nhiều mặt hàng đã được bỏ thuế còn 0%. Nhưng bên cạnh đó vẫn còn khá nhiều loại hàng hóa buộc phải đóng thuế xuất khẩu. Vì thế bạn cần đảm bảo hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế mới có thể xuất khẩu hàng kịp tiến độ. Tham khảo Nghị định 57/2019/NĐ-CP về biểu thuế xuất, nhập khẩu ưu đãi mới nhất theo CPTPP
- Hàng hóa xuất theo hạn ngạch: Là sự hạn chế số lượng, khối lượng hay giá trị hàng hóa xuất khẩu trong một giai đoạn. Dùng để chỉ lượng hàng tối đa mà doanh nghiệp có thể xuất hàng đi, thường chỉ áp dụng với các mặt hàng đặc biệt như gỗ, than, gạo,…
Như vậy, tùy thuộc vào việc hàng hóa của bạn nằm trong diện nào mà cần chuẩn bị hoàn thiện các thủ tục và nghĩa vụ phù hợp. Điều này giúp cho việc làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa sau này diễn ra thuận lợi hơn
Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương (Sale Contract)
Hợp đồng ngoại thương xuất khẩu là chứng từ quan trọng khi làm thủ tục hải quan
Sale contract (hay còn gọi là hợp đồng ngoại thương) là một bản hợp đồng thỏa thuận mua bán giữa đơn vị xuất khẩu và nhập khẩu. Hợp đồng ngoại thương là một loại hồ sơ rất quan trọng, bắt buộc phải có khi thực hiện thủ tục xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài.
Thông thường hợp đồng ngoại thương sẽ được thể hiện dưới dạng song ngữ. Trong trường hợp nước xuất khẩu là Việt Nam thì thường sẽ là song ngữ Việt – Anh (nếu xuất khẩu sang Mỹ hay các nước châu u), song ngữ Việt – Trung (nếu xuất khẩu sang Trung Quốc),…
Trong hợp đồng ngoại thương sẽ có các nội dung quan trọng như Tên hàng, số lượng, giá cả, phương thức đóng gói, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, các thỏa thuận,…
Đương nhiên sẽ không có hợp đồng ngoại thương chung cho tất cả các mặt hàng. Bạn có thể tải mẫu Sale contract dưới đây và điều chỉnh lại cho phù hợp với lô hàng mà bạn chuẩn bị xuất khẩu.
[TẢI VỀ] MẪU HỢP ĐỒNG THƯƠNG MẠI SONG NGỮ ANH – VIỆT
Bước 3: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu để khai báo hải quan
Bước tiếp theo trong quy trình làm thủ tục hải quan xuất khẩu là chuẩn bị hồ sơ. Bạn cần đảm bảo mình đã chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ sau:
- Sale Contract (Hợp đồng ngoại thương)
- Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại)
- Packing List (Phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết)
- Booking Note (thỏa thuận lưu khoang)
- Phơi phiếu xác nhận việc container đã hạ cảng
- Các loại giấy phép khác tùy loại mặt hàng đã xác định ở bước 1. Ví dụ, hàng thủy hải sản cần có kiểm dịch động vật, hàng gỗ cần có hồ sơ lâm sản, chứng nhận phun trùng,…
Ngoài 1 bộ để chuẩn bị làm thủ tục hải quan xuất khẩu, bạn cũng cần gửi cho đơn vị nhập khẩu ở nước ngoài 1 bộ hồ sơ để họ hoàn tất thủ tục hải quan nhập khẩu ở đất nước của họ.
Bước 4: Khai và truyền tờ khai hải quan xuất khẩu hàng hóa
Trong quy trình cơ bản thủ tục hải quan hàng hóa xuất khẩu, thì đâu là khâu quan trọng nhất. Để thực hiện được bước này, trước mắt doanh nghiệp của bạn cần có sẵn chữ ký số đã đăng ký với với Tổng cục Hải Quan (VNACCS), và hệ thống máy đã cài sẵn phần mềm khai báo hải quan điện tử.
Về phần mềm, bạn có thể sử dụng tính năng khai báo trực tiếp trên hệ thống VNACCS/VCIS của tổng cục Hải Quan. Việc này hoàn toàn không tốn phí và được hướng dẫn cách làm tờ khai hải quan xuất khẩu cụ thể. Tuy nhiên lại hơi phức tạp và khó thao tác. Thay vào đó, nhiều doanh nghiệp hiện nay lại ưa chuộng mua thêm phần mềm khai báo đã được cấp phép bên ngoài để tiện quản lý và sử dụng hơn.
Việc bạn cần làm tiếp theo là dựa vào các chứng từ đã chuẩn bị, nhập các thông tin cần thiết lên hệ thống khai báo như mã cảng, mã loại hình, mã chi cục Hải quan, mã địa điểm lưu kho,…
Kiểm tra thật kỹ lại trước khi truyền tờ khai đi. Phải chắc chắn rằng mọi số liệu, thông tin bạn điền là chính xác 100% không sai sót. Tránh trường hợp xảy ra lỗi hệ thống, làm mất thời gian cũng như công sức. Nếu bạn chưa quen, tốt nhất nên nhờ sự hướng dẫn từ người quen đã có kinh nghiệm khai báo hải quan.
Sau khi truyền tờ khai hải quan xong, bạn chờ kết quả trả về thuộc luồng xanh, vàng hay đỏ mà thực hiện các bước phía dưới.
Bước 5: Chuẩn bị bộ hồ sơ nộp cho Chi cục Hải quan
Hồ sơ hải quan sau khi truyền đi trên hệ thống khai báo sẽ được xem xét và trả về kết quả. Sẽ có 3 trường hợp xảy ra: Tờ khai được phân luồng xanh, hoặc tờ khai bị chuyển sang luồng vàng, luồng đỏ. Dựa vào đó, bạn sẽ chuẩn bị hồ sơ cũng như thực hiện các thủ tục tương ứng. Cụ thể:
Chuẩn bị bộ hồ sơ đối với tờ khai luồng xanh
Đây là mong muốn của hầu hết mọi doanh nghiệp xuất khẩu. Luồng xanh đồng nghĩa với việc tờ khai đã vượt qua vòng thông quan và không bị kiểm tra gì thêm.
Việc bạn cần làm là in mã vạch và tờ khai thông quan từ website Tổng cục Hải quan, đến Chi cục Hải quan để hoàn tất một số thủ tục. Bên cạnh đó bạn cũng cần mang theo một số chứng từ khác như:
– Phiếu phơi hạ hàng
– Phí hạ tầng (nếu xuất khẩu ở cảng Hải Phòng)
Lúc này, Hải Quan sẽ ký nháy hoặc đóng dấu nội bộ lên tờ khai. Bạn mang tờ này tới hãng tàu thực hiện bước thứ 6.Thông quan hàng hóa
Chuẩn bị bộ hồ sơ đối với tờ khai luồng vàng
Bạn chuẩn bị bộ hồ sơ theo quy định tại điều 16 thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi bổ sung trong thông thư 39), cụ thể gồm: mẫu tờ khai hải quan xuất khẩu
– Mẫu tờ khai hải quan xuất khẩu Mẫu số 02 Phụ lục II kèm thông tư 39/2015/TT-BCT
– Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) hoặc chứng từ có giá trị tương đương : 1 bản chụp
– Bảng kê lâm sản theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn nếu hàng xuất khẩu là gỗ nguyên liệu: 1 bản chính- Giấy phép xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền cấp (nếu có)
+ Nếu xuất khẩu 1 lần: 1 bản chính
+ Nếu xuất khẩu nhiều lần: Chỉ cần 1 bản chính khi xuất khẩu lần đầu
– Giấy thông báo miễn kiểm tra chuyên ngành hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành: 1 bản chính
– Chứng từ chứng minh đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư: 01 bản chụp (khi xuất khẩu lô hàng đầu tiên)
– Hợp đồng ủy thác (nếu thuộc diện phải có giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành, giấy phép xuất khẩu, giấy chứng minh đủ điều kiện xuất khẩu): 1 bản chụp
Lưu ý, đối với các chứng từ như Giấy phép xuất khẩu, kiểm tra chuyên ngành và giấy chứng minh đủ điều kiện xuất khẩu nếu được các cơ quan có thẩm quyền liên quan gửi dưới dạng điện tử thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia thì bạn không cần nộp thêm khi làm thủ tục hải quan.
Thực tế, mỗi chi cục Hải quan có thể sẽ có thêm những quy định riêng về giấy tờ cũng như hình thức nộp. Nên để đảm bảo nhất, bạn hãy trực tiếp liên hệ để được hướng dẫn trước.
Chuẩn bị bộ hồ sơ đối với tờ khai luồng đỏ
Kiểm hóa hàng hóa xuất khẩu đối với luồng đỏ
Nếu không may rơi vào luồng đỏ, hàng hóa của bạn sẽ bị kiểm tra thực tế. Việc này sẽ làm bạn mất thêm nhiều thời gian, công sức và chi phí vì thủ tục rườm rà hơn. Nhưng trước mắt, bạn vẫn phải chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ giống như luồng vàng để nộp cho chi cục Hải Quan.
Tùy theo loại hàng và đánh giá của cơ quan hải quan, mà hàng sẽ được kiểm hóa theo hình thức máy soi chuyên dụng, hoặc kiểm tra thủ công. Trường hợp kiểm tra thủ công, mức độ từ 5-10% lượng hàng cho đến 100% nếu có dấu hiệu nghi ngờ.
Có các tình huống sau xảy ra. Thứ nhất, nếu số lượng và chủng loại, nhãn mác hàng hóa đúng chuẩn, khớp với tờ khai thì hàng sẽ được làm thủ tục thông quan. Thứ hai, nếu hàng có nhiều vấn đề và số lượng sai lệch, sẽ bị chất vấn và yêu cầu chủ hàng đến giải trình. Nhẹ sẽ bị nhắc nhở, phạt hành chính và khắc phục để xem xét thông quan. Còn nếu lỗi vi phạm quá nặng sẽ không được xuất khẩu.
Bước 6: Thông quan & thanh lý tờ khai
Tùy theo hình thức xuất khẩu cũng như địa điểm xuất khẩu mà bạn sẽ ra cảng biển, cảng cạn IDC hoặc sân bay để tiến hành thông quan hàng hóa
Thủ tục thông quan xuất khẩu đối với luồng xanh
Bạn chỉ cần trình mã vạch và tờ khai thông quan cho bộ phận chịu trách nhiệm đối chiếu xác nhận là hoàn thành thủ tục. (Đối với hàng kho là bộ phận kho hàng, đối với hàng container là bộ phận vào sổ tàu, đối với hàng sân bay là hải quan giám sát)
Thủ tục thông quan xuất khẩu đối với luồng vàng
Trình hồ sơ cho hải quan tại quầy đăng ký tờ khai. Khi hồ sơ hợp lệ, và bạn đã đóng đầy đủ thuế xuất khẩu (nếu có) thì bạn sẽ được in tờ mã vạch thông quan.
– Với hàng air: Bạn giao hàng cho đại lý để dáng talon và cân hàng. Sau đó cầm mã vạch, tờ khai thông quan cùng phiếu cân để trình cho hải quan giám sát để hoàn tất thủ tục thông quan.
– Đối với hàng lẻ: Bạn trình booking note cho phòng thương vụ nhằm mục đích đăng ký số xe vào cảng. Phòng thương vụ sẽ in phiếu hướng dẫn thể hiện tên kho và cửa vào cho bạn. Hàng sẽ được tiến hành nhập kho và đo đếm số lượng kiện, số khối để ghi chú vào booking note.
Sau đó, để hoàn tất thủ tục, mang trình tờ booking note này cùng tờ khai thông quan và mã vạch để kho xuất phiếu nhập kho cho bạn.
– Đối với hàng nguyên nguyên container: Trước khi đến quầy vô sổ tàu để hoàn thành thủ tục xuất khẩu hàng hóa, bạn cần đóng tiền hạ container và để container hạ bãi. Nhớ mang theo mã vạch và tờ khai thông quan để vô sổ tàu. Lúc này bạn sẽ nhận được phiếu đăng ký tàu xuất, vậy là xong!
Thủ tục thông quan xuất khẩu đối với đối với luồng đỏ:
Tương tự như luồng vàng, bạn cũng trình bộ hồ sơ đã chuẩn bị cho hải quan. Nhưng song song với việc kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thuế, thì hải quan đăng ký sẽ chuyển hồ sơ này tới bộ phận kiểm hóa.
Đối với tờ khai luồng đỏ, bạn trình hồ sơ cho hải quan đăng ký giống như đối với luồng vàng, tuy nhiên thay vì kiểm tra hồ sơ, kiểm tra thuế và ra quyết định thông quan, hải quan đăng ký sẽ chuyển hồ sơ đến bộ phận kiểm hóa. Bộ phận kiểm hóa sẽ xem xét hồ sơ để quyết định mức độ kiểm hóa là bao nhiêu phần trăm. Lúc này cán bộ kiểm hóa sẽ được phân công đến gặp chủ hàng và tiến hành mở hàng để kiểm tra theo quy định. Người này sẽ đánh giá và đưa ra quyết định thông quan cho hàng hóa của bạn.
Khi có quyết định thông quan và được cấp mã vạch. Bạn tiến hành các bước tương tự như đối với luồng vàng, tùy thuộc hàng của bạn là hàng air, hàng lẻ hay hàng container!
Có thể bạn quan tâm:
[Chi tiết] 9 bước làm thủ tục Hải quan nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam
Xuất khẩu là gì và các vấn đề liên quan đến xuất khẩu
3. NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI LÀM THỦ TỤC HẢI QUAN XUẤT KHẨU HÀNG HÓA RA NƯỚC NGOÀI
- Bạn lưu ý Cut-off time, tức là thời hạn cuối cùng nhận tờ khai thông quan. Theo khoản 08 điều 18 của Thông tư 38/2015/TT-BTC, thời hạn nộp tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu phải được tiến hành sau khi hàng hóa đã được tập kết. Trước khi phương tiện xuất cảnh thì bắt buộc việc nộp tờ khai hải quan phải được hoàn tất trước đó là 04 giờ. Nếu sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh thì hoàn tất chậm nhất là 2 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh. Nếu không hàng sẽ bị rớt lại, chuyển sang các chuyến tàu sau. Kéo theo việc bạn phải sửa tên tàu, số chuyến và điều chỉnh các khai báo khác mất thời gian..
- Nơi đăng ký tờ khai hải quan là Chi cục Hải quan ở nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở hoặc có cơ sở sản xuất, hoặc Chi cục Hải quan cửa khẩu xuất hàng, hoặc Chi cục Hải quan nơi tập kết hàng hóa xuất khẩu.
- Có nhiều trường hợp trụ sở doanh nghiệp và cảng xuất hàng ở xa nhau. Ví dụ doanh nghiệp ở miền Bắc lại phải xuất hàng qua cảng ở miền Nam. Do khoảng cách xa nên việc gửi chứng từ sẽ mất khá nhiều thời gian. Vì thế bạn nên lưu ý cẩn thận trong khâu chuẩn bị giấy tờ. Sau đó gửi sớm cho đơn vị làm thủ tục ở trong Nam để kịp thời điều chỉnh khi có yêu cầu. Giấy ký khống (hay còn gọi là lưu không) cũng là điều bạn nên cân nhắc.
- Trường hợp hàng xuất khẩu của bạn cần lấy mẫu kiểm tra chất lượng, thì bạn không nên kẹp seal hãng tàu ngay sau khi đóng hàng. Nguyên nhân là bởi khi tới cảng buộc phải cắt seal đi để kiểm hàng. Đồng nghĩa với việc bạn phải mua lại seal khác. Phương án tốt nhất nên là kẹp seal tạm ở gần cảm. Khi việc lấy mẫu hoàn tất thì hãy kẹp seal hãng tàu.
- EIR (Equipment Interchange Receipt) có thể hiểu là phơi phiếu hạ cont. Mục đích là để xác nhận tình trạng container khi chuyển giao từ người này sang người khác. Vì thế khi nhận container để đóng hàng tại kho, bạn cần kiểm tra kỹ càng. Chắc chắn rằng container đủ tiêu chuẩn, không hư hại. Nếu container không đảm bảo chất lượng sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp tới hàng hóa của bạn. Và nếu bạn không cẩn thận trong khâu xác nhận tình trạng cont trước khi nhận, bạn phải là người chịu trách nhiệm khi trả cont.
Quy trình thủ tục hải quan xuất khẩu về cơ bản sẽ không phức tạp nhiều như thủ tục Hải quan nhập khẩu nhờ vào chính sách mở cửa của Nhà nước. Chúc bạn sớm hoàn thành thủ tục xin giấy phép xuất khẩu cũng như việc xuất khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi.
Trong trường hợp hàng hóa nhiều cần nơi lưu trữ chờ thông quan, hãy liên hệ với dịch vụ cho thuê kho lưu trữ hàng hóa của SEC Warehouse để được hỗ trợ. Hệ thống kho của chúng tôi có mặt ở cả TP.HCM và Hà Nội, tại khu vực trung tâm thuận lợi giao thông không cấm tải, và đặc biệt gần các cảng biển lớn rất thuận lợi!
