Kaizen là gì? Có lẽ một thuật ngữ này không lạ với nhiều nhà quản trị sản xuất nhưng liệu những thông tin về Kaizen đã đầy đủ hay chưa. Với nhiều người thì Kaizen thì khá mới mẻ, bạn là người đang quan tâm đến Kaizen bởi được biết nó là một triết lý kinh doanh hiệu quả bạn muốn hiểu hơn về nó. Vậy thực sự phương pháp Kaizen là gì? Đặc điểm, ưu nhược điểm và lợi ích mà nó mang lại là gì? Mời bạn đọc cùng tham khảo các nội dung mà SEC Warehouse tổng hợp chia sẻ thông qua bài viết dưới đây nhé.
Các nội dung chính của bài viết
1. Phương pháp Kaizen là gì?
Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi từ 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “ongoing improvement”. Trong hoạt động kinh doanh Kaizen được biết đến rộng rãi như một triết lý sản xuất; là hoạt động được cải tiến liên tục với sự tham gia của tất cả mọi người với mục đích cải thiện môi trường và năng suất làm việc cũng như cuộc sống của mỗi cá nhân nói riêng.
Kaizen có nghĩa là một cách tiếp cận để tạo ra sự cải tiến liên tục dựa trên ý tưởng rằng những thay đổi tích cực nhỏ, liên tục có thể gặt hái những cải tiến lớn. Thông thường, nó dựa trên sự hợp tác và cam kết và trái ngược với các phương pháp sử dụng các thay đổi căn bản hoặc các sắc lệnh từ trên xuống để đạt được sự chuyển đổi.
Là một khái niệm rộng mang theo vô số cách hiểu, nó đã được áp dụng trong nhiều ngành công nghiệp khác, bao gồm cả chăm sóc sức khỏe. Nó có thể được áp dụng cho bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào, và thậm chí cho cuộc sống cá nhân.
2. Đặc điểm của phương pháp Kaizen là gì:
– Là quá trình cải tiến liên tục nơi làm việc.
– Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của nhân viên với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo.
– Tập trung nâng cao năng suất và thoả mãn yêu cầu của khách hàng thông qua giảm chi phí.
– Thu thập và phân tích dữ liệu là công cụ hữu hiện.
– Nhấn mạnh hoạt động nhóm.
Bài viết liên quan: Tiêu chuẩn 5S là gì ? Hay Kaizen 5S là gì
3. Các nguyên tắc chính của phương pháp Kaizen là gì:
Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng:
Mặc dù công cụ Kaizen chủ yếu nhằm vào cải tiến và quản lý chất lượng sản phẩm nhưng mục đích cuối cùng chính là gia tăng sự thỏa mãn của khách hàng. Bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp nếu như không mang lợi giá trị nào cho khách hàng thì cần được loại bỏ.
- Không ngừng cải tiến:
Hoàn thành công việc không có nghĩa là kết thúc mà chỉ là khép lại giai đoạn này để sang một giai đoạn khác. Việc cải tiến sản phẩm sẽ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian, chi phí hơn là ra sản phẩm mới. Đồng thời nó cũng sẽ đáp ứng được những thị hiếu mới của khách hàng trong tương lai.
Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”:
Cần xây dựng phương châm làm việc “lỗi do tôi, thành công do tập thể”, mỗi cá nhân có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao, không đổ lỗi cho người khác ha y những lý do không chính đáng. Từng cá nhân phát huy năng lực một cách tối đa, cùng nhau hoàn thiện bản thân, hướng tới mục tiêu chung của tập thể.
- Thúc đẩy môi trường văn hóa mở:
Xây dựng một môi trường làm việc cởi mở, không gò bó, khuôn mẫu, các cá nhân dám nhìn thẳng vào sai sót của mình và yêu cầu nhận được sự giúp đỡ của đồng nghiệp và cấp trên.
Ngoài ra, nhà quản lý cũng cần xây dựng mạng lưới nội bộ riêng của công ty, là môi trường để các nhân viên chia sẻ kinh nghiệm giữa các bộ phận, các đồng nghiệp và với cấp trên.
Khuyến khích làm việc nhóm:
Xây dựng cấu trúc công ty theo định hướng đội nhóm để làm việc hiệu quả và gắn bó lâu dài hơn. Leader cần có năng lực lãnh đạo, nắm rõ mục tiêu và phân công nhiệm vụ phù hợp với năng lực của mỗi thành viên. Không chỉ vậy, các thành viên cũng cần nỗ lực hết mình vì lợi ích chung của cả nhóm. Tất cả làm việc trên nguyên tắc tôn trọng uy tín và tính cách của mỗi thành viên.
- Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng một dự án:
Không chỉ lấy từ nguồn nhân lực dồi dào trong nội bộ công ty mà khi cần thiết, ta có thể tận dụng nguồn lực từ bên ngoài để dự án có thể phát triển một cách thành công nhất có thể.
Nuôi dưỡng “quan hệ hữu hảo”:
Không tạo dựng mối quan hệ đối đầu hay kẻ thù, không khuyến khích các cá nhân làm việc thực dụng chỉ coi trọng kết quả.
Các nhà quản lý nên đầu tư nhiều cho các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho nhân viên, đặc biệt là người quản lý và lãnh đạo. Đó cũng chính là khoản đầu tư sinh lời nhiều nhất khi đã tạo dựng niềm tin của nhân viên với cam kết gắn bó lâu dài trong công ty.
- Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác:
Các cá nhân tự nguyện thích nghi và tuân theo các lễ nghi, chuẩn mực của xã hội. Họ phải chấp nhận hy sinh quyền lợi cá nhân để có thể đồng nhất với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty. Đồng thời cũng cần kiềm chế cái tôi của mình, đặt lợi ích công ty, lợi ích tập thể lên hàng đầu.
Thông tin đến mọi nhân viên:
Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu trong sản xuất kinh doanh. Các cá nhân không thể đạt kết quả ngoài mong đợi nếu họ không biết mục đích tạo ra sản phẩm là gì? Công ty đang phát triển như thế nào và gặp khó khăn ở đâu? Vì vậy, các nhân viên cần phải nắm bắt thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ và đúng đối tượng. Đây cũng được xem là một giải pháp để san sẻ khó khăn, thách thức chung cho toàn bộ nhân viên.
- Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc:
Thông qua việc tổng hợp các phương pháp sau:
- Đào tạo đa kỹ năng.
- Đề cao tinh thần trách nhiệm trong mọi công việc dù là nhỏ nhất.
- Phân quyền cụ thể, hợp lý cho mọi dự án.
- Phát huy khả năng chủ động và tự quyết định của mỗi cá nhân.
- Khuyến khích nhân viên đưa ra đóng góp và phản hồi.
- Công nhận thành tích và khen thưởng kịp thời.
4. Ưu và nhược điểm của phương pháp Kaizen là gì?
Ưu điểm của phương pháp Kaizen:
- Tập trung vào cải tiến dần dần, Kaizen có thể tạo ra một cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn để thay đổi trái ngược với những nỗ lực lớn có thể bị từ bỏ do xu hướng kích động sự chống lại và từ bỏ thay đổi.
- Kaizen khuyến khích sự xem xét kỹ lưỡng các quy trình để những sai lầm và lãng phí có thể được giảm bớt.
- Phương pháp Kaizen giảm thiểu lỗi và sẽ giúp nhu cầu kiểm tra được giảm bớt, vì lỗi đã giảm.
- Tinh thần làm việc của nhân viên tăng lên, bởi vì nó mang lại cảm giác về giá trị và mục đích.
- Làm việc theo nhóm tăng lên khi nhân viên nghĩ vượt ra ngoài các vấn đề cụ thể của bộ phận của họ.
- Tập trung khách hàng tăng lên khi nhận thức yêu cầu của khách hàng được nâng lên.
- Các hệ thống được đưa ra để đảm bảo các cải tiến được khuyến khích cả ngắn hạn và dài hạn.
Nhược điểm của phương pháp Kaizen:
- Các công ty có văn hóa theo chủ nghĩa lãnh thổ và giao tiếp khép kín trước tiên có thể cần tập trung vào những thay đổi văn hóa để tạo ra một môi trường dễ tiếp thu.
- Các sự kiện Kaizen ngắn hạn có thể tạo ra một sự phấn khích nông cạn và ngắn ngủi và do đó, bị bỏ rơi trước đó rất lâu.
5. Lợi ích của phương pháp Kaizen đem lại như thế nào?
- Tạo động lực thúc đẩy phát triển cá nhân để có các ý tưởng cải tiến.
- Có ý thức hướng tới giảm thiểu lãng phí.
- Giảm lãng phí trong như hàng tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển..
- Tăng cường tinh thần đồng đội.
- Cải thiện kỹ năng lãnh đạo.
- Hiệu quả sản xuất được cải thiện.
- Cải thiện, đổi mới các quy định cũ.
- Cải thiện tính an toàn lao động và loại bỏ lãng phí.
6. Phương pháp Kaizen bao gồm các bước nào?
Khi đã hiểu rõ được khái niệm Kaizen là gì, hãy tìm hiểu hơn về phương pháp Kaizen. Giống như bất cứ phương pháp nào, nó đều có mục đích là quản lý mọi việc tốt hơn và hợp lý hơn. Và đối với phương pháp Kaizen cũng vậy vẫn luôn được ưa chuộng và áp dụng bởi lợi ích và hiệu quả của nó thông qua 6 bước cụ thể như sau:
– Bước 1: Tiêu chuẩn hóa
Đây là bước đầu tiên mà ta cần làm đó là lập ra một tiêu chuẩn chung cho cả một tập thể và lặp đi lặp lại tiêu chuẩn này để mọi người có thể làm quen và thích ứng với những ngưỡng tiêu chuẩn này.
– Bước 2: Đo lường
Sau khi đã thiết lập tiêu chuẩn avf đi vào hoạt động nên tiến hành xem xét xem liệu mô hình này có hiệu quả hay không? Những số liệu đo lường này thường được thu thập qua số lượng, thời gian, số giờ yêu cầu,…
-Bước 3: So sánh
Sau khi tổng hợp được những số liệu đo lường cụ thể này, ta có thể so sánh được với những yêu cầu ban đầu được đặt ra và liệu những tiêu chuẩn vừa được đặt ra này có phù hợp hay không? Liệu có đáng để kỳ vọng hay có sai sót ở đâu không.
– Bước 4: Cải tiến
Nếu những tiêu chuẩn đã có được yêu cầu, ta có thể tạm dừng ở bước thứ 3. Nhưng nếu không, ta sẽ buộc phải chỉnh sửa những điều không phù hợp hay tìm cách để có thể hiệu quả hơn, đáp ứng được những nhu cầu đặt ra ban đầu.
– Bước 5: Tiêu chuẩn hóa
Các doanh nghiệp sẽ lại tiếp tục áp dụng những tiêu chuẩn đã qua bước cải tiến để phù hợp hơn vào trong doanh nghiệp.
– Bước 6: Lặp lại
Khi đã đến bước số 5, điều này có thể được lặp đi lặp lại và trở thành một chu kỳ trong công ty.
Phương pháp Kaizen này sẽ giúp công ty tìm ra được những thiếu sót, những hạn chế của những tiêu chuẩn mình đã và đang áp dụng cho công ty. Từ đó có thể sửa chữa những lỗi còn thiếu sót, sai lầm, đồng thời phát triển những điểm tốt, những lợi ích. Hơn nữa, việc áp dụng Kaizen liên tục có thể giúp người đứng đầu công ty có thể áp dụng được những xu hướng mới vào trong công ty của mình.
Bài viết trên là những thông tin về phương pháp Kaizen đã được tổng hợp lại. Hy vọng bài viết này của SEC Warehouse sẽ giải quyết được thắc mắc của bạn đồng thời giúp bạn tìm ra một phương pháp mới hiệu quả hơn để bạn có thể áp dụng vào doanh nghiệp hay công ty của mình. Chúc bạn thành công nhé!
Ngoài ra, Kaizen còn có tính ứng dụng rất nhiều trong hoạt lĩnh vực Kho Vận và Logistic. Các bạn có thể tham khảo thêm nhiều bài viết hay nhất tại đây của chúng tôi về tính ứng dựng của phương pháp Kaizen này nhé!
