Quy trình xuất nhập hàng hóa của Forwarder – 4 quy trình chuẩn

Bạn đang có một lô hàng cần xuất khẩu ra nước ngoài hoặc nhập khẩu từ nước ngoài về Việt Nam? Nếu không phải là người trong ngành logistics và chưa có nhiều kinh nghiệm trong xuất nhập khẩu, tốt nhất bạn nên liên hệ với các forwarder để được trợ giúp. Họ sẽ giúp bạn chọn được phương thức giao nhân tối ưu nhất và hãng tàu có giá tốt nhất trong thời gian ngắn. Thông qua quy trình forwarder, các thủ tục được hỗ trợ tối đa, giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian công sức.

Dưới đây là quy trình làm hàng của forwarder tiêu biểu khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Bạn có thể tham khảo trước thông tin Forwarder là gì và vai trò của Forwarder để nắm được tổng quan của ngành nghề này trước khi đi vào nội dung chi tiết của bài viết!

1. Quy trình xuất nhập hàng hóa của Forwarder theo đường hàng không

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không có ưu điểm là hàng hóa cập nơi đến nhanh hơn, rút ngắn thời gian chờ đợi. Các vấn đề chậm trễ hay sự cố cũng được hạn chế ở mức tối đa, đảm bảo tiến độ thỏa thuận cho chủ hàng. Tuy nhiên hạn chế là chi phí khá cao. Khách hàng tham khảo quy trình xuất nhập hàng cụ thể dưới đây:

1.1 Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không (Air Xuất)

1. Tiếp nhận thông tin hàng hóa từ chủ hàng (loại hàng hóa, địa điểm đến, thời gian giao hàng,…)
2. Forwarder sẽ liên hệ hãng hàng không phù hợp hoặc do khách hàng yêu cầu. Sau đó hai bên trao đổi thỏa thuận để chốt mức giá tốt nhất cho chủ hàng.
3. Sau khi đã deal được với hãng hàng không, Forwarder sẽ gửi cho khách hàng mẫu Shipper’s Letter of Instruction (hay còn gọi là Shipping Instruction- hướng dẫn vận chuyển). Mẫu này là mẫu có sẵn do Forwarder phát hành.
4. Đồng thời làm thêm 1 tờ Shipper’s Letter of Instruction khác do Airlines phát hành để gửi lại cho họ. Tiếp đó nhận các nhãn từ hãng hàng không để chuẩn bị điền thông tin cho lô hàng sắp xuất.
5. Lúc này forwarder đã xác định được thời gian vận chuyển của chuyến hàng. Họ sẽ thông báo cho chủ hàng thời gian và địa điểm làm hàng cụ thể. Thường tại miền Nam sẽ là Trạm Hàng hóa quốc tế Sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất (TCS). Theo đó yêu cầu chủ hàng có mặt đúng giờ và giữ liên lạc xuyên suốt trong thời gian chuẩn bị làm hàng. Bên cạnh đó chủ hàng cũng phải gửi thông tin về số xe, người làm việc trực tiếp cũng như các đặc điểm nhận diện để forwarder có thể dễ dàng xác nhận.
6. Sau khi nhận các nhãn hàng, điền thông tin đầy đủ theo yêu cầu. Tùy thuộc vào đặc điểm của hàng hóa mà forwarder sẽ chuẩn bị các mã ký hiệu phù hợp như Hàng dễ vỡ, hàng nguy hiểm, hàng phải đặt thẳng đứng, hàng không được xếp chồng,…
7. Khi nhận được tờ Shipper’s Instruction for Despatch (Tờ Cân Hàng) từ TCS, thực hiện điền thông tin đầy đủ.
8. Theo thời gian đã hẹn và các đặc điểm nhận diện của chủ hàng, forwarder đón họ tại điểm hẹn để thực hiện thủ tục xuất hàng
9. Forwarder sẽ hướng dẫn chủ hàng gặp Hải quan để làm thủ tục Hải quan cũng như thanh lý tờ khai hàng xuất khẩu. Nếu chủ hàng có yêu cầu ủy quyền cho forwarder, thì bước này có thể do forwarder đảm nhiệm luôn.
10. Tiến hành dán các nhãn của Forwarder và của hãng hàng không, cùng các mã ký hiệu đã chuẩn bị trước đó vào các kiện hàng.
11. Tiếp đến sẽ là bước cân hàng. Forwarder liên hệ bộ phận cân hàng ở TCS. Có thể cân nguyên lô hoặc nếu hàng có kích thước đồng bộ, sẽ cân đại diện 1 số thùng rồi nhân ra khối lượng tổng. Trường hợp hàng xách tại nhẹ sẽ tính thể tích lô hàng rồi xác định trọng lượng và tính phí cước (Volume Weight/ Chargeable Weight).
12. Sau khi cân xong, forwarder nhận mâm hay khay để hàng (Air Pallet/ Cont) và bốc xếp hàng lên mâm.
13. Hoàn tất khâu cân hàng, Forwarder sẽ gặp bộ phận chứng từ của hãng hàng không để làm MAWB (Master Air Waybill – vận đơn hàng không chủ)
14. Tiếp đó dựa vào trọng lượng hàng để phát hành HAWB (House Air Waybill – vận đơn hàng không thứ cấp). Rồi gửi bản copy tới chủ hàng để họ kiểm tra lại các thông tin, xác nhận độ chính xác.
15. Tiếp đó chuẩn bị các chứng từ giấy tờ sau để gửi kèm theo trong một bì thư. Do vận chuyển bằng đường hàng không tốc độ rất nhanh nên cần gửi một lượt với hàng hóa để bên nhận kịp làm thủ tục hải quan nhận hàng:
    • Chứng từ của chủ hàng: 1 Commercial Invoice, 1 Packing List. Hai thông tin này là bắt buộc. Ngoài ra tùy tính chất mặt hàng cũng như các yêu cầu khác mà chủ hàng có thể phải chuẩn bị thêm 1 Export License, 1 Certificate of Origin, 1 Inspection Certificate, 1 Health Certificate, 1 Fumigation Certificate, 1 Phytosanitary Certificate/ Animalsanytary Certificate,….
    • Chứng từ của Forwarder: 1 file gốc HAWB của người nhận hàng (bản gốc số 2 màu hồng), 1 Cargo Manifest, 1 Air Freight Pre-Alert, 1 Invoice ghi nợ đại lý nơi đến, 1 Credit Note (nếu có).
16. Nếu hàng phải trả trước tại Việt Nam (prepaid), forwarder gửi thông báo cước phí để chủ hàng thanh toán. Và giao lại HAWB bản gốc cho chủ hàng (bản số 3-màu xanh da trời).
17. Tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng giao nhận vận tải mà sẽ có các bước khác như thanh toán chi phí, lưu trữ chứng từ, chăm sóc khách hàng,…Điều này phụ thuộc vào từng forwarder. Về cơ bản thì forwarder làm hàng xuất theo các bước nêu trên là đã hoàn tất nhiệm vụ.

1.2 Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không (Air Nhập)

Quy trình làm hàng nhập của forwarder theo đường hàng không đơn giản hơn việc làm hàng xuất một chút, cụ thể theo các bước cơ bản sau:

1. Tiếp nhận thông tin hàng hóa từ đại lý nước ngoài. Có thể qua điện thoại hoặc email. Thông thường quá trình làm việc sẽ được trao đổi qua email sẽ đảm bảo hơn.
2. Forwarder dựa vào thông tin được cung cấp để gọi điện cho người nhận hàng thông báo, để họ có các sự chuẩn bị cần thiết. Đồng thời hẹn thời gian nhận hàng
3. Chuẩn bị một vài giấy tờ để có thể tiếp nhận hàng nhanh hơn và thuận lợi hơn: giấy báo nhận hàng, giấy giới thiệu hoặc ủy quyền, nếu là cước collect thì có thêm Hóa đơn thu cước,….
4. Forwarder xuất trình giấy giới thiệu cho nhân viên TCS. Nếu hợp lệ forwarder nhập air sẽ nhận được bì thư chứa chứng từ gửi kèm theo chuyến bay mà bên gửi đã gửi đi. (Một vài trường hợp sẽ nhận bì thư từ thùng thư thuê)
5. Để bảo đảm cho hoạt động lưu trữ, cần photo lại toàn bộ bộ hồ sơ vừa nhận.
6. Khi người nhận đến lấy hàng, phải yêu cầu họ xuất trình các giấy tờ liên quan để chứng nhận quyền nhận hàng (CMND, Giấy ủy quyền, giấy giới thiệu,….). Nếu là cước collect thì thu cước vận chuyển và giao lại bộ hồ sơ cho họ sau khi đã ký xác nhận rõ ràng.
7. Hoàn tất khâu lưu trữ và chăm sóc khách hàng.

2. Quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa của Forwarder theo đường biển (Sea Xuất)

Hiện nay tại Việt Nam, quy trình nhập khẩu 1 lô hàng hoặc xuất khẩu thường được lựa chọn là đường biển. Bởi hầu như các bước nhập khẩu hay xuất khẩu bằng tàu thường sẽ ít bị giới hạn về trọng tải như đường hàng không. Các container hàng lớn nhỏ với đa dạng trọng tải đều có thể sắp xếp dễ dàng trên boong, và chi phí cũng rẻ hơn rất nhiều so với đường air. Thời gian cho việc vận chuyển thường kéo dài trung bình từ 1 ngày đến khoảng hơn 1 tháng tùy thuộc vào khoảng cách của hai cảng biển.

2.1 Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển (Sea Xuất)

Quy trình làm hàng xuất của forwarder được thực hiện tuần tự theo các bước sau:

1. Tiếp nhận yêu cầu xuất khẩu từ khách hàng
2. Gửi mail mẫu shipping instruction cùng với thông tin về các chuyến tàu cho người gửi hàng. Họ sẽ điền các thông tin và gửi lại cho forwarder trong thời gian sớm nhất.
3. Forwarder tiến hành thương lượng giá cả (nếu có yêu cầu) với đơn vị Shipping lines để có mức giá tốt cho khách hàng. Sau đó đặt chỗ và nhận mail của Shipping lines về Booking Note/ Shipping Note, lệnh giao vỏ rỗng.
4. Tiếp đó sẽ chuyển tiếp email các thông tin này đến chủ hàng để họ nắm thông tin.
5. Yêu cầu chủ hàng cung cấp số seal, số container, chi tiết hàng hóa, và xác nhận lại một lần nữa nhằm đảm bảo không có sự thay đổi tới khi hoàn tất các thủ tục.
6. Forwarder lập bản nháp HBL và MBL. Theo đó HBL gửi cho chủ hàng để họ xác nhận, MBL gửi cho Shipping lines để họ phát hành MBL Surrendered.
7. Ngay khi nhận được email phản hồi của Shipping lines, kiểm tra xem trên MBL đã có các thông tin chi tiết chưa. Trường hợp xuất hàng tới Singapore hoặc Port Klang (Malaysia) thì email phải đính kèm thêm Telex release/ Surrender Notice, Transshipment Advice.
8. Sau khi chủ hàng kiểm tra bản nháp HBL và xác nhận, forwarder sẽ phát hành bản gốc để chuẩn bị gửi lại cho chủ hàng.
9. Một vài loại chứng từ forwarder xuất sea cần phải chuẩn bị trước gồm: Shipping Advice, Invoicing/ Crediting, hóa đơn thu tiền nếu là cước trả trước.
10. Do vận chuyển bằng đường tàu rất lâu nên các chứng từ cần được chuyển đến cho người nhận sớm hơn, trước khi tàu cập bến.
11. Các chứng từ gồm Shipping Advice, MBL & HBL được gom chung bì thư và chuyển qua đường hàng không airmail, hoặc có thể tiến hành theo phương thức điện giải phóng hàng (Surrendered Bill) nếu thời gian tàu chạy quá nhanh không kịp làm các thủ tục liên quan.
12. Trước đó cần phô tô các chứng từ để giữ làm tài liệu lưu trữ
13. Trả lời email, chăm sóc khách hàng sau khi phục vụ

2.2 Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển (Sea nhập)

1. Tiếp nhận yêu cầu nhập khẩu từ nước ngoài của khách hàng hoặc từ đại lý của forwarder
2. Liên hệ thông báo với người nhận hàng về lô hàng sắp nhập khẩu
3. Tương tự như nhập air, người đại diện forwarder cần chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm có giấy ủy quyền, giấy báo nhận hàng, nếu là cước collect thì có hóa đơn thu cước
4. Liên hệ Shipping lines để theo dõi tình hình nhập hàng, đồng thời gửi cho họ vận đơn HBL để hoàn thiện Cargo Manifest. Nếu lô hàng đã được đại lý nơi đi Surrendered (điện giải phóng hàng) thì forwarder chỉ cần xuất trình giấy giới thiệu là có thể nhận hồ sơ nhận hàng ngay!
5. Photo các chứng từ liên quan để phục vụ cho lưu trữ
6. Trong quá trình làm việc với người nhận hàng, cần yêu cầu họ xuất trình bản gốc HBL, CMND, giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền, nếu là cước collect thì thu phí vận chuyển từ người nhận hàng.
7. Bàn giao hàng hóa, giấy tờ và yêu cầu người nhận ký nhận để hoàn tất việc giao hàng
8. Chăm sóc khách hàng sau khi thực hiện giao nhận vận tải.

Hiện nay nhiều đơn vị forwarder vẫn tự nhận mình cung cấp dịch vụ logistics. Chính điều này mà nhiều người bị nhầm lẫn và xem hai khái niệm như một. Tuy nhiên thực tế, forwarding và logistics là hai dịch vụ có nhiều điểm khác biệt. Trong đó, logistics có ý nghĩa bao hàm hơn với một chuỗi các hoạt động cung ứng. Bạn có thể tìm hiểu chi tiết tại đây: Sự khác nhau giữa Logistic và Freight forwarder.

Chúng tôi SEC Warehouse là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp về kho bãi và lưu trữ hàng hóa, bạn cũng có thể tham khảo dịch vụ của chúng tôi tại bài viết dịch vụ thuê kho bãi hoặc liên hệ số hotline 0901 86 87 86 – (028) 3776 0700 để được tư vấn về dịch vụ.